Коммуникационный процесс и его этапы. Основы event-менеджмента. Планирование мероприятия и фазы его осуществления. Использование event-мероприятия как инструмента налаживания внешней коммуникации на примере кафедры социально-массовых коммуникаций НГТУ.
Аннотация к работе
Термин коммуникация происходит от латинского communico "делаю общим, связываю, общаюсь". Отсюда коммуникация может быть определена как передача не просто информации, а значения или смысла с помощью символов.Коммуникационный процесс - это последовательность действий при общении людей. В результате этого процесса происходит продвижение информации по следующим этапам: · зарождение идеи;. Отправитель решает, какую значимую идею или сообщение следует сделать предметом обмена.2.1 Понятие "event". Event-мероприятия приобретают в настоящее время все большую актуальность, как коммерчески значимые явления, как средство предпринимательской коммуникации и активизации целевых групп.Развитие event идет от видения идеи к формированию концепции.Планирование и подготовка event-мероприятия представляет собой типичный проект. Проект есть замысел, который по сути характеризуется своей уникальностью и неповторимостью, а также совокупностью необходимых условий, таких как: · Заданные цели.Для эффективной организации проекта, для предотвращения сбоев в работе команды и налаживания успешной как внутренней, так и внешней коммуникации необходимо придерживаться определенного плана действий, который делит весь процесс организации на фазы. К начальной фазе относится этап инициирования - появление идеи event; оформление идеи и определение мероприятия; подготовка проекта отчета перед руководством, принимающим все решения по организации event. Реклама, продвижение и PR мероприятия.Знаменательная дата предоставляет возможность организации позаботиться об улучшении имиджа и налаживании внешней коммуникации. Проведение праздника требует больших финансовых затрат труда и времени, и все же это "совместно достигаемое нечто" способствует мотивации сотрудников кафедры и студентов-организаторов. Во-первых они получают удовольствие от того, что могут совместно осуществлять и планировать столь ответственное мероприятие, во-вторых для студентов мотивацией является получение опыта в будущей профессии. Концепция праздника включает следующие пункты: · Продолжительность: 2 дня для примерно 100 посетителей. · Место: конференц-зал ФГО/ФБ, малый конференц-зал Центра Культуры НГТУ · Ход мероприятий: 1) 6 декабря, понедельник: финал конкурса на создание корпоративного стиля кафедры "Лаборатория Идействуй Pro"; 2) 7 декабря, вторник: торжественное поздравление кафедры за тем кофе-брейк и мастер-класс в неформальной обстановке от именитых выпускников кафедры Инициаторами торжества выступают студенты кафедры. Принципиальные решения принимаются совместно с руководством кафедры. Инициирование начинается заранее за 3 месяца.Команду проекта курирует научный руководитель. При календарном планировании прежде всего учитываются сроки, место проведения мероприятия, а так же устоявшиеся, вошедшие уже в традицию и привлекательные для публики мероприятия ближайшего окружения. Количество ожидаемых посетителей оценивается на основе данных, полученных в результате исследования (проведено анкетирование и опрос), так же на основе опытных данных, в виде обратной связи рекламной деятельности. Планирование логистики ограничивается самостоятельным участием организаторов в обслуживании кофе-брейка, обустройством сидячих мест, установкой декораций, подключением звуковой аппаратуры, все остальное в полной мере предоставлялось конференц-залами НГТУ. Предварительные переговоры с поставленными на повестку дня именитыми выпускниками, которые являются визитной карточкой кафедры, проводятся уже на начальном этапе, поскольку результат таких переговоров в значительной мере влияет на запланированную программу. Когда на выбранные помещения оформлена заявка, планирование переходит в подготовительную фазу.При распределении задач определяются отдельные участки работ и назначаются ответственные. Далее идет этап детального планирования. Планирование event-мероприятия концентрируется на следующих пунктах: · Реклама/пресса Использована наружная реклама: афиши, пригласительные билеты; интернет-реклама в социальных сетях, размещена информация о мероприятиях на официальном сайте НГТУ; приглашены фотографы и журналисты печатных изданий НГТУ; · Приглашение почетных гостей, дружественных групп · Планирование снабжения продовольствием · Планирование логистики, составление рабочего плана для членов команды. После оформления заявки на место проведения мероприятий и заключения устной договоренности со спикерами остановить планирование и отказаться от мероприятий уже невозможно. Т.к. это повлечет за собой сбой во внешней коммуникации организации и повышенные затраты.