Организация учета электронных документов, анализ особенностей нормативного и методического обеспечения их архивирования и хранения. Специфика и требования к проведению учета электронных архивных документов в структуре делопроизводства предприятия.
Аннотация к работе
Нормативная и методическая база архивного хранения электронных документов в настоящее время находится в зачаточном состоянии. Еще в 1980-х гг. в нашей стране был подготовлен ряд ГОСТОВ, касающихся оборота и хранения машиночитаемых документов: - ГОСТ РД 50-524-84.Учетной единицей электронных документов в архиве организации является единица хранения - контейнер электронного документа.Цели и задачи развития архивного дела определяются концепцией долгосрочного социально-экономического развития, стратегией развития информационного общества, концепцией формирования электронного правительства и др. Совершенствование государственной политики в области документационного обеспечения управления.Учет электронных архивных документов в архиве ведется в учетных документах, состав и формы которых определены Правилами, с соответствующими примечаниями. Учет поступления электронных архивных документов в архив осуществляется на основании: - акта приема-передачи электронных документов на хранение;. акта приема на хранение электронных документов личного происхождения.Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении. Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов, программ Microsoft Office, Perfect Office,Lotus Smart Suite. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются: •ввод информации в систему, •хранение, навигация, поиск и фильтрация документов, •коллективная работа с документами, •вывод информации из системы.