Понятие архивов, их основные задачи и функции. Анализ комплектования архива и требования к оформлению принимаемых дел. Методы совершенствования составления и оформления описей. Организация документов в пределах архивного фонда, схемы их систематизации.
Аннотация к работе
1. Понятие архива. Методы совершенствования составления и оформления описей дел. Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.1 Составление и оформление описей дел 3.2 Организация документов в пределах архивного фонда: порядок построения схемы систематизации документов в фонде 3.3 Систематизация документов коллекций 3.4 Систематизация документов по личному составу Заключение Список использованных источников Приложение Введение Архивный фонд Российской федерации в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации об Архивном Фонде Российской Федерации и архивах представляет собой исторически сложившуюся и постоянно пополняющуюся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь людей, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение, и являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации. Цель работы: раскрыть роль и значение составления схем и организации документов архивов Российской Федерации. На современном этапе все больше архивов, как государственных, так и негосударственных организаций содержат документы личного происхождения и коллекции, а их систематизация имеет некоторые особенности. Разработка схемы систематизации дел фонда является важным шагом для практического осуществления научной организации документов. Практическое осуществление систематизации документов фонда может проводиться двумя способами: непосредственной группировки и расположения единиц хранения в соответствии со схемой систематизации или карточным способом. При непосредственной систематизации единицы хранения физически группируются по разделам и другим, более мелким делениям схемы и последовательно располагаются с учетом указанного в схеме порядке. 1. Права и ответственность архива 1.1 Понятие архива Документы Архивного фонда Российской Федерации, отнесенные к государственной собственности, до передачи на постоянное хранение, временно, в пределах сроков, установленных Федеральной архивной службой России, хранятся в организации В соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации (1994) для архивных документов ряда федеральных органов власти и иных организаций на основании соглашений, заключаемых указанными органами с Федеральной архивной службой, устанавливаются специальные сроки и порядок временного и депозитарного хранения документов. В целях своевременного приема архивных документов от структурных подразделений или других источников комплектования, обеспечения их учета, сохранности, упорядочения и использования в соответствии с настоящими Правилами и подготовки к передаче документов на постоянное хранение в организации создается архив. В целях выполнения основных задач архив осуществляет следующие функции: · ведет списки организаций и (или) структурных подразделений организаций - источников комплектования архива; · принимает упорядоченные документы структурных подразделений организации и организаций - источников комплектования архива; · учитывает и сохранность принятых в архив документов · создает и поддерживает в актуальном состоянии научно-справочный аппарат к документам архива; · организует информационное обслуживание руководителей к структурных подразделений организации, осуществляет использование документов по запросам организаций и частных лиц, в том числе социально-правовым запросам граждан, ведет учет и анализ использования; · проводит экспертизу ценности и осуществляет комплекс организационных и методических мероприятий по передаче документов ни постоянное хранение, · осуществляет проверку правильности формирования и оформления дел в структурных подразделениях организаций и других организациях - источниках комплектования; · организует работу по составлению номенклатуры дел организации: · оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в работе с документами; · участвует в разработке нормативных и методических документов по архивному делу и документационному обеспечению управления; · участвует в проведении мероприятий по повышению квалификации работников архива и службы документационного обеспечения управления, в том числе в организациях - источниках комплектования архива. Архив организации в соответствии с положением о нем комплектуется делами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, а также делами по личному составу. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения управления организации или другими структурными подразделениями, в обязанности которых входит заведение и формирование дел, при методической помощи и под контролем архива организации. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположили документов, включенных в дело, все листы этого дела (кроме