Мероприятия по совершенствованию делопроизводства и использованию компьютерных технологий - Дипломная работа

1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ основы организации делопроизводства 1.1 Терминология делопроизводства 1.2 Организация работы с документами 1.3 Нормативно-методическая база делопроизводства 1.4 Компьютерные технологии в делопроизводстве 2. характеристика ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА «астраханской государственной консерватории» 2.1 Общая характеристика Консерватории 2.2 Задачи, функции и структура «Астраханской государственной консерватории» 2.3 Анализ нормативно-правовой и нормативно-методической базы 2.4 Анализ объема документооборота объекта исследования 2.5 Анализ документопотоков в «Астраханской государственной консерватории» 2.6 Анализ сетевого, технического и программного обеспечения объекта исследования 3. МЕРОПРИЯТИЯ ПО СОВЕРШЕНСТВОВАНИЮ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА И ИСПОЛЬЗОВАНИЮ КОМПЬЮТЕРНЫХ ТЕХНОЛОГИЙ 3.1 Совершенствование нормативного регулирования работы с документами 3.2 Предложения по совершенствованию подготовки документов 3.3 Предложение по автоматизации деканата Консерватории 3.4 Практическое использование АИС «Деканат» ЗАКЛЮЧЕНИЕ Список использованных источников ПРИЛОЖЕНИЯ ВВЕДЕНИЕ Развитие человеческой цивилизации сопровождается поражающим воображение увеличением объема создаваемой, обрабатываемой и хранимой информации. В мире ежегодно появляется около 6 миллиардов новых документов, а в архивах хранится уже более 1.3 триллиона различных документов. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существует оценка, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном - в базах данных, так и в неструктурированном). Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы автоматизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Поэтому можно утверждать, что эффективная деятельность современной организации возможна только при наличии единой корпоративной (комплексной) системы, объединяющей управление финансами, персоналом, снабжением, сбытом и процесс управления производством. Требования, предъявляемые к корпоративной информационной системе, не зависят от формы собственности и сферы деятельности организации, а её программные модули должны соответствовать бизнес-процессам, функции автоматизированных рабочих мест - должностным обязанностям сотрудников. Информация выступает сегодня как один из первостепенных ресурсов, значение, которого не меньше, чем значение материальных, сырьевых и других ресурсов. Для принятия эффективных управленческих решений в условиях динамичного развития рыночной экономики организации требуется переход на электронную систему документации. Оно может рассматриваться не только в целом, охватывая все функции управления, но и по отдельным функциональным управленческим работам, например прогнозированию и планированию, учету и анализу. В силу этого всякая организация, закрепляя те или иные процессы в деятельности, обеспечивает их поддержание и воспроизводство, она, функционируя как организованность, консервирует деятельность, и по мере трансформации систем деятельности начинает играть тормозящую роль. При этом организационная работа может направляться на любые моменты в деятельности и жизнедеятельности, превращая их в предмет соорганизации: на деятельность отдельного индивида или места, на взаимодействие множества отдельных актов деятельности внутри той или иной системы, на взаимодействие самих этих систем деятельности друг с другом, на функционирование систем деятельности, на развитие их, на взаимодействие и взаимоотношения между группами и коллективами. Применение организации, прямо и однозначно обосновывается следующим положением: структуры и организации непрерывно свертываются в организованности, а эти организованности включаются в новые системы кооперации и становятся объектом (потенциальным или актуальным) организационной деятельности. Исходя из поставленной цели, необходимо выполнить ряд задач: - проанализировать теоретические источники по организации делопроизводства; - изучить роль компьютерных технологий в делопроизводстве; - проанализировать деятельность Консерватории, провести функциональный анализ ее организационной структуры; - анализировать нормативно-правовую и нормативно-методическую базу Консерватории; - проанализировать основные информационные и документационные потоки, их количественные и качественные характеристики; - провести анализ системы делопроизводства, технического и программного обеспечения Консерватории; - разработка предложений по совершенствованию работы с документами в Консерватории. Во введении обосновывается актуальность выбранной темы, цель и содержание поставленной задачи, формулируются объект и предмет исследов