Основні історичні етапи формування сучасної вітчизняної культури діловодства в установах. Стан культури документостворення та організації роботи з документами в сучасних установах. Зміст заходів щодо підвищення ефективності керування службою діловодства.
Аннотация к работе
Водночас поняття “культура діловодства”, хоча і є часто вживаним у спеціальній літературі, ще не обиралося обєктом наукового аналізу, ґрунтовно не досліджувались передумови формування сучасної вітчизняної культури діловодства та її елементів з позицій як управлінського документознавства, так і як складової інформаційної культури та технології менеджменту. Сучасний рівень організації діловодства в Україні, її нормативно-правового регулювання, наукового та методичного забезпечення, впровадження у ДЗУ засобів інформатизації і стан підготовки кваліфікованих документознавців свідчить, що в країні з 1991 р. здійснено низку заходів для високоефективного функціонування цієї сфери практичної діяльності. Разом з тим всі згадані чинники формування досконалого рівня діловодства досі у науковій літературі, як правило, розглядалися якщо не ізольовано, то у мінімальному взаємозвязку. Тому синтетичний підхід до зазначеної теми є домінантою здійсненого нами дослідження культури діловодства як комплексного явища, що у кінцевому підсумку сприятиме виробленню цілісного уявлення про неї як про один із основних важелів ефективного державного управління взагалі та керування конкретною установою зокрема. Рівень сучасної технології діловодства, документаційного забезпечення менеджменту в Україні та проблеми їх удосконалення і гармонізації з міжнародними методиками керування документацією розглянуто у наукових статтях І. Є.Встановлено, що складовими культури діловодства є: регуляторна культура організації діловодних процесів; технологічна культура, тобто культура організації технологічних процесів та операцій - процесів документостворення, документообігу та збереження документів; інформаційна культура в діловодстві; професійна та організаційна культура працівників служби діловодства; культура керування нею. У першому підрозділі “Культура діловодства в державному апараті українських урядів 1917-1919 рр.” доведено, що вже в перші місяці існування Української Народної Республіки було вжито низку заходів щодо удосконалення культури діловодства в державному апараті: створено канцелярію Центральної Ради і канцелярії в державних секретаріатах; діловодство почало здійснюватися українською мовою з публікацією законодавчих документів паралельно російською, єврейською і польською мовами; впроваджено зразки оформлення розпорядчих документів; затверджено порядок офіційного опублікування і набуття чинності нормативно-правових актів; створено Секретаріат Державного Писаря; запроваджено посаду розпорядника справами Ради Народних Міністрів. У другому підрозділі “Основні тенденції розвитку культури діловодства в УСРР-УРСР” зазначено, що діловодство 1920-х років характеризувалося впровадженням українського ділового мовлення (але з початку 1930-х років вже спостерігався поступовий відхід від використання української мови у діловодстві), виданням низки навчальних та практичних посібників з діловодства, розробленням архівістами принципів експертизи цінностей документів і здійснення її безпосередньо в установах під контролем представників архіву. 1950-1960-ті роки позначені реалізацією низки заходів у загальносоюзному масштабі щодо підвищення рівня культури діловодства: контроль та методичне забезпечення організації діловодства покладається на державні архівні установи, які починають видавати примірні номенклатури справ, інструкції з діловодства для всіх установ; в архівній періодиці (зокрема, республіканському журналі “Архіви України”) дедалі більше уваги приділяється матеріалам, присвяченим культурі діловодства; поступово виокремлюється вузівська спеціальність організатора державного діловодства (у єдиному на весь СРСР профільному вищому навчальному закладі - Московському історико-архівному інституті), започатковано підготовку секретарів-діловодів на базі середніх спеціальних навчальних закладів, створено Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи як головну наукову установу, що почав планово здійснювати дослідження з організації діловодства. Визначено, що організаційна побудова служби діловодства залежить від: дотримання умов її створення, зокрема через оптимальне поєднання централізації управління з діяльністю первинних підрозділів, чітке визначення обовязків, прав та відповідальності працівників, максимальне пристосування служби діловодства до роботи інших підрозділів; розвязання проблем функціонування, в тому числі визначення ролі служби діловодства в загальній структурі організації, укомплектування служби висококваліфікованими документознавцями, забезпечення наявності єдиного пакету нормативно-правових, розпорядчих і організаційних документів, створення умов досконалої організації діловодства в установі; дотримання основних принципів діяльності, в тому числі принципів єдності розпоряджень і персональної відповідальності, принципів діапазону контролю, чіткого розмежування функцій, пропорційності, гнучкості та економічності; зясування можливих причин перебудови служби, що можуть бути викликані змінами в структурі і шта