Понятие, виды, особенности контроля и рекомендации по избеганию его негативных последствий. Персонал как элемент контроля. Свойства контроля для обеспечения достижения целей организации. Использование результатов контроля при принятии оперативных решений.
Аннотация к работе
Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. В учреждениях здравоохранения предварительный контроль необходимо использовать в трех областях: • по отношению к человеческим ресурсам: контроль осуществляется за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, отбора наиболее подготовленных специалистов, проверяются документы и рекомендации, устанавливается минимально допустимый стаж.Результаты контроля используются при принятии оперативных решений до полного завершения процесса. Во-вторых, оценивается отклонение от намеченного пути, в том числе по времени, включая отставание либо опережение развития по сравнению с плановой траекторией. Плановой траекторией предусмотрен рост объема продаж за первый год на 40%, а фактически он вырос на 60%. Причиной такого позитивного отклонения может быть новый сегмент потребителей товара, не учтенный в ходе маркетингового исследования. Результаты контроля позволяют скорректировать первоначальную цель в направлении увеличения объема продаж либо сокращения срока для достижения ранее поставленной цели.
Введение
Актуальность данной темы: почти все, что делает руководитель, обращено в будущее. Руководитель планирует достичь цель в какое-то время, точно зафиксированное, как день, неделя или месяц, год или более отдаленный момент в будущем. За этот период многое может случиться, в том числе и много неблагополучных изменений. Работники могут отказаться выполнять свои обязанности в соответствии с планом. Могут быть приняты законы, запрещающие подход, который избрало руководство. На рынке может появиться новый сильный конкурент, который значительно затруднит организации реализацию ее целей. Или просто люди могут совершить ошибку при выполнении ими своих обязанностей.
Такие непредвиденные обстоятельства могут заставить организацию отклониться от основного курса, намеченного руководством первоначально. И если руководство окажется неспособным найти и исправить эти отклонения от первоначальных планов, прежде чем организации будет нанесен серьезный ущерб, достижение целей, возможно даже само выживание, будет поставлено под угрозу.
Поэтому тему контроля как функции управления считается актуальной в наши дни, ведь не зря во многих изданиях авторы упоминают о тех неопределенностях, которые сопровождают процесс управления, и о необходимости рассматривать управление как своего рода бесконечный процесс. Планы не всегда выполняются так, как было задумано. Люди не всегда принимают делегированные им права и обязанности. Руководству не всегда удается должным образом мотивировать людей на достижение поставленных целей. Меняются условия окружающей среды, и организация должна соответственно к ним адаптироваться. Вы, быть может, уже начали удивляться, как же руководству организации удается, в конце концов, определить, достигло ли оно своих целей, как оно обнаруживает собственные ошибки и ошибки персонала и как оно определяет, когда организации должны начинать процесс адаптации. Ответ прост. Все это достигается с помощью контроля. Контроль, попросту говоря, это процесс, при помощи которого руководство организации определяет, правильны ли его решения и не нуждаются ли они в известной корректировке.
Цели данной работы: изучить функцию контроля.
Тогда задачами контрольной работы будут: 1. Выявить сущность контроля и понять его необходимость;
2. Определить какие существуют виды контроля.
Виды контроля
Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь, состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель, независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не поручал.
Контроль есть фундаментальный элемент процесса управления. Ни планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем осуществления.
Рисунок 1. Виды контроля
1. Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ. Основными средствами его осуществления является реализация правил, процедур, линий поведения. В учреждениях здравоохранения предварительный контроль необходимо использовать в трех областях: • по отношению к человеческим ресурсам: контроль осуществляется за счет тщательного анализа деловых и профессиональных знаний и навыков, отбора наиболее подготовленных специалистов, проверяются документы и рекомендации, устанавливается минимально допустимый стаж. Контроль человеческих ресурсов осуществляется после найма, в ходе обучения и т.д.;
• материальных ресурсов: выбор поставщика материалов и оборудования, обеспечение их запасов и др.;
• финансовых ресурсов: составление бюджета. Он позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджеты устанавливают предельные размеры затрат и не позволяют исчерпать наличные средства.
2. Текущий контроль. Он осуществляется непосредственно в ходе работ. Объектом его являются подчиненные, осуществляет его традиционно начальник. Регулярная проверка работ, обсуждение возникающих проблем и предложений позволяет исключить отклонения от планов и инструкций. Текущий контроль базируется на измерении фактических результатов, полученных после проведения работы. Для его осуществления необходима обратная связь. Все системы обратной связи работают на одних и тех же принципах: имеют цели, используют внешние ресурсы, преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; следят за значительными отклонениями от намеченных целей, корректируют эти отклонения для того, чтобы обеспечить достижение целей. Системы обратной связи влияют на «входы», чтобы достичь требуемых характеристик на «выходе». Входом в систему здравоохранения являются материальные, финансовые, человеческие ресурсы, выходом - медицинские услуги разного рода, предоставляемые населению (здоровым и больным). Руководитель как внешний элемент системы вносит изменения в ее цели и деятельность. Без активной позиции руководителя любая организационная система не будет иметь возможности адаптироваться к изменяющейся внешней и своей внутренней среде, останется малоэффективной.
3. Заключительный контроль. По истечению определенного периода в системе здравоохранения учреждения, органы управления сравнивают полученные результаты с требуемыми (годовой отчет). Хотя заключительный контроль осуществляется поздно, он имеет две важные функции: • дает информацию, необходимую для планирования;
• способствует мотивации, руководство учреждения связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенных результатов.
Люди являются неотъемлемым элементом контроля. При разработке процедуры контроля, моделей конечных результатов надо принимать во внимание поведение людей. Руководители должны делать процесс контроля видимым, гласным, чтобы оказать воздействие на поведение сотрудников, направить их усилия на достижение целей. В процессе работы сотрудники знают, что результаты их деятельности оцениваются различными методами контроля. Они знают, что ошибки и достижения послужат основанием для распределения вознаграждений и наказаний. Подчиненные обычно делают то, что начальство хочет видеть при проверке. Такой тип поведения называется поведением, ориентированным на контроль.
Для избегания негативных последствий контроля можно рекомендовать следующее: • устанавливайте осмысленные стандарты. Сотрудники должны знать, что показатели и модели конечных результатов достаточно полно отражают их работу. В случае, если они не полны и не объективны, люди могут их игнорировать или сознательно нарушать, они должны сами принимать участие в их разработке;
устанавливайте двухстороннее общение. Если у подчиненного возникают проблемы с системой контроля, он должен иметь возможность их обсудить, не опасаясь обид руководства. Работник должен понимать истинную цель контроля и помочь установить скрытые упущения;
избегайте чрезмерного контроля. Перегрузка формами контроля, частыми проверками ведет к краху и беспорядку. Следует всегда задавать вопрос: «Необходимо ли это, чтобы предупредить значительные отклонения от желаемых результатов, предупредить критические ситуации?» руководитель должен уметь отличать симптомы от проблем;
устанавливайте жесткие, но достижимые стандарты. Стандарт должен создавать мотивацию, если он не реален - мотивация разрушается;
• вознаграждайте за достижение стандарта. Для мотивации на полную самоотдачу в интересах организации выделяйте справедливое вознаграждение. Согласно теории ожидания существует четкая взаимосвязь между результативностью и вознаграждением, если этой связи нет, производительность и качество труда может упасть.
Поведение людей не единственный фактор, определяющий эффективность контроля. Для того, чтобы контроль обеспечивал достижение целей организации, он должен обладать следующими свойствами: • стратегическая направленность контроля. Контроль должен отражать приоритет конкретного учреждения здравоохранения или органа управления здравоохранением. Если какие-то виды деятельности имеют стратегическое значение, то в этой области должен быть налажен эффективный контроль;
ориентация на результаты. Конечная цель контроля заключается не только в сборе информации, установлении стандартов и выявлении проблем, а в том, чтобы решить задачи, стоящие перед учреждением. Средства контроля не должны занять более важного места, чем подлинные цели конкретного учреждения здравоохранения. Когда контрольный механизм не срабатывает, необходимо совершенствовать структуру прав и обязанностей, а не процедуру измерений. Контроль эффективен, когда организация достигает желаемых целей и в состоянии сформулировать новые цели, которые обеспечат выживание ее в будущем;
соответствие делу. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать контролируемому виду деятельности. Он должен объективно измерять и оценивать то, что действительно важно;
своевременность контроля. Система эффективного контроля дает возможность получить нужную информацию нужным людям до того, как разовьется кризис;
гибкость контроля. Если что-то непредвиденное в учреждении можно спрогнозировать, то контроль становится ненужным. Контроль, как и планы, должен быть достаточно гибким и приспосабливаться к изменениям;
простота контроля. Избыточная сложность контроля - синоним потери контроля над ситуацией. Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен соответствовать потребностям и возможностям людей (проверьте методические рекомендации, инструкции на подростках, чтобы они понимали их); экономичность контроля. Если суммарные затраты на контроль превосходят его преимущества, то органом управления лучше не использовать эту систему контроля. Любой контроль, который стоит больше, чем он дает для достижения целей, не улучшает контроля над ситуацией, а направляет работу по ложному пути, что является еще одним синонимом потери контроля;
контроль на международном уровне. При международной системе контроля жесткий контроль неприемлем с точки зрения национальных культур, функции контроля приобретают дополнительную степень сложности.
По результатам контроля руководитель определяет свои действия в зависимости от их срочности и актуальности, разрабатывает меры, которые требуют немедленной реализации, затем меры, принимаемые только после определенной подготовки и, наконец, отражает мероприятия, которые следует реализовать в последующем отчетном периоде. контроль цель персонал оперативный
Вывод
Результаты контроля используются при принятии оперативных решений до полного завершения процесса. При этом, во-первых, определяется фактическое состояние организации и сопоставляется с плановым. Во-вторых, оценивается отклонение от намеченного пути, в том числе по времени, включая отставание либо опережение развития по сравнению с плановой траекторией. Например, цель организации - удвоение в течении двух лет объема продаж товара А. Плановой траекторией предусмотрен рост объема продаж за первый год на 40%, а фактически он вырос на 60%. Причиной такого позитивного отклонения может быть новый сегмент потребителей товара, не учтенный в ходе маркетингового исследования. Результаты контроля позволяют скорректировать первоначальную цель в направлении увеличения объема продаж либо сокращения срока для достижения ранее поставленной цели.
Процесс контроля включает три основные стадии: установление стандартов, или базы сравнения; сопоставление фактических данных с базой; действия по итогам сопоставления.
Основное требование к стандартам - их определенность по величине (уровню) и времени. При длительном процессе стандарты целесообразно устанавливать с разбивкой по временным периодам.
Эффективность контроля может быть определена как отношение эффекта (результата) контроля к затратам на его проведение. Общие затраты включают расходы на измерение, сравнение фактических данных с базовыми и реакцию на выявленные отклонения. Поэтому тотальный контроль, особенно при устаревшем оборудовании, низкой культуре труда, слабой его мотивации будет иметь низкую эффективность. Например, при широкой номенклатуре используемых сырья и материалов затраты на входной контроль очень высоки.