Изучение документов, подлежащих обязательному контролю. Типовые сроки исполнения документов. Исследование автоматизированной системы контроля исполнения документов. Современные технологии обеспечения управления и программы автоматизации документооборота.
Аннотация к работе
Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.К документам, подлежащим обязательному контролю, относятся: - документы вышестоящих органов; Иногда по решению руководства организации контроль за исполнением документов может быть возложен и на сотрудника, не состоящего в штате службы ДОУ. Контроль за исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов: · постановку документов на контроль; Начало операций по контролю, то есть постановка документов на контроль, совпадает с моментом регистрации поступивших или созданных в организации документов. Если документ имеет конкретную дату исполнения, указанную в тексте, или документ входит в перечень документов с типовыми сроками исполнения, его имеет право ставить на контроль служба ДОУ сразу при регистрации.Для периодически создаваемых документов, для документов, наиболее часто создаваемых в масштабах всего государства, отдельных направлений деятельности или конкретной организации устанавливаются типовые сроки их исполнения. В организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в законах и других нормативных актах. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или при рассмотрении установлен быть не может, определяется условный срок, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов. Если в документе и резолюции не указаны сроки, то срок исполнения документа - 1 месяц со дня поступления документа в организацию. Если в документе указан срок представления информации, то при контроле учитывается этот срок.Существует две формы (т.е. способа ведения) контроля за исполнением документов: · ручная сроковая картотека (или контрольно-справочная картотека); При ведении контроля за исполнением документов с помощью сроковой картотеки, то есть в ручном режиме, используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32 подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. В них расставляют регистрационно-контрольные карточки в соответствии со срокам исполнения, то есть каждую карточку кладут в разделитель с обозначением числа, на которое документ должен быть исполнен. За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. При осуществлении контроля за исполнением документов сотрудник, ответственный за его проведение, вынимает из картотеки карточки на все задания текущего дня (текущий контроль) и карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня (предупредительный контроль), и проверяет ход исполнения.Такое программное обеспечение позволяет автоматически отслеживать сроки исполнения документов, формировать напоминания исполнителям и сводки об исполнении контрольных документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении поля «Срок исполнения (Контрольная дата)» в регистрационной карточке документа. Одновременно на подлежащий контролю документ может ставиться отметка о контроле - специальный штамп в виде буквы «К», слова «Контроль» или просто делается отметка ярким карандашом (К). В организациях, использующих систему электронной почты, предупреждение исполнителю о документах с истекающим сроком исполнения может отправляться на компьютер исполнителя также в автоматическом режиме (с уведомлением о прочтении). При использовании локальных сетей в учреждении компьютер в любой момент может выдать списки неисполненных документов, с истекающим сроком исполнения, еще не просмотренных исполнителем, с сортировкой по срокам, по исполнителям, по видам документов.
План
Содержание
Введение
1. Документы, подлежащие контролю
2. Сроки исполнения документов
3. Формы контроля
4. Автоматизированный контроль за исполнением документов
Список источников и литературы
Введение
Контроль исполнения документов - это совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. При этом основными задачами группы контроля исполнения (сотрудника, осуществляющего контроль) являются: Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей.
Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, - один из важнейших.
· отслеживание хода и фиксация фактического исполнения входящих, исходящих и внутренних документов, имеющих важное значение, зафиксированных указаний руководства;
· обобщение сведений, получаемых в ходе отслеживания процесса и результатов исполнения, доведения этих сведений до руководства в удобном формализованном виде;
· выработка предложений по ускорению документопотоков и укреплению исполнительской дисциплины.
Список литературы
1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения [Текст]. - Введ. 1988-05-25. - М. : Главархив СССР, 1991
2. ГОСТ Р 51141- 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения [Текст]. - Введ. 1998-02-27. - М. : ИПК Изд-во стандартов, 1998
3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов [Текст]. - Введ. 2003-03-03. - М. : ИПК Изд-во стандартов, 2003
4. Организация работы с документами: Учебник / Под ред. проф. В.А. Кудряева.- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2002. 592 с.
5. Кузнецов С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления: учебное пособие для вузов / Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. - 232 с.