Технико-экономическое обоснование автоматизации документооборота в канцелярии. Описание маршрутов движения документов. Разработка требований к информационной системе. Расчет показателей экономической эффективности. Структура образовательного учреждения.
Аннотация к работе
Современные информационные технологии заставляют пересмотреть ныне существующие аспекты работы с информацией и методы управления. Современные средства телекоммуникаций позволяют перевести управление экономическим предприятием на новый технологический уровень. В деятельности любой организации делопроизводство занимает существенное место. Информационно-документационное обеспечение деятельности организации может возлагаться на специальное структурное подразделение (управление делами, канцелярия, секретариат) или на секретаря. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота.Университет выпускает профессиональные кадры для села, обладает известными научными школами, обеспечен высококвалифицированными кадрами преподавателей, современной технологической и информационной базой. Университет стоит в ряду крупнейших сельскохозяйственных вузов страны, являясь центром аграрного образования и науки Республики Башкортостан. Канцелярия входит в состав самостоятельного структурного подразделения «Управление кадровой работы и делопроизводства», который контролирует штатную расстановку, соблюдение трудового законодательства и правил внутреннего распорядка, документооборот, формирует архив и базу персональных данных работников университета. Канцелярия функционирует на основании Устава университета, настоящего положения и подчиняется непосредственно начальнику отдела (Приложение А). В своей работе канцелярия руководствуется Положением о высшем учебном заведении, приказами и указаниями Министерства образования, руководства университета и действующей инструкцией по делопроизводству федерального государственного бюджетного образовательного учреждения высшего профессионального образования «Башкирский государственный аграрный университет».Документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленным правилам необходимой для деятельности университета информации, т.е. в создании документа. Виды документов, создаваемые в университете: организационные документы (Устав, должностная инструкция, Положение о факультете, кафедре, отделе и т.д., штатное расписание) распорядительные документы (приказ, распоряжение, решение); Комплекс документов определяется: кругом вопросов, решаемых университетом для обеспечения уставной деятельности; Распорядительные документы, поступающие в университет из вышестоящих организаций, доводятся до подведомственных подразделений, посредством: издания документов, в которых излагается содержание документов вышестоящей организации применительно к задачам университета, и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;Движение документов в университете должно быть управляемым, оперативным, регламентированным технологической схемой движения документов. Требования, предъявляемые к документообороту: - прямоточность движения документов - документ кратчайшим путем попадает исполнителю, возвратные перемещения документа исключены; Документооборот состоит из следующих потоков: Поступающих (входящих) документов (вышестоящих организаций, подведомственных и неподчиненных учреждений); Отправляемых (исходящих) документов (вышестоящим организациям, неподчиненным, нижестоящим и общественным организациям, отдельным гражданам); В традиционном документообороте документы или поручения перемещаются по согласующим инстанциям медленно, мало того, они могут потеряться и не дойти до исполнителя.Современная СЭД должна не только автоматизировать делопроизводство, но и обеспечивать возможность коллективной работы с документами (включая их подготовку, согласование, размещение в нужных папках электронного хранилища с общим или регулируемым доступом), управления потоками работ, защиты информации, управления документами, унифицированного доступа к информации. Работа с такими документами не может быть полностью переведена в электронный вид, так как большинство документов, имеющих юридическую силу, по законодательству должны оформляться в бумажном виде. В то же время, многие организации обмениваются электронными сообщениями и документами, которые считаются «официальными» наравне с бумажными документами, и поэтому подлежат регистрации, вынесению резолюций т.д. Обмен документами автоматизируется в соответствии со стандартом Гильдии управляющих Документацией «Взаимодействие систем автоматизации документационного обеспечения управления». автоматически, в процессе обмена документами с другими организациями - используется для регистрации документов, поступивших из тех организаций, с которыми настроен автоматический обмен документами.Организация работ по охране труда на предприятии направлена на обеспечение безопасности и сохранение здоровья, работоспособности человека в процессе труда. В соответствии с ГОСТ 12.1.019-79 под электробезопасностью понимают систему организационных и технических мероприятий и средств, обеспечивающих защиту людей от вредного и опасного воздействия электрического тока, электрической дуги и статическог