Рассмотрение понятия, целей, источников комплектования архива. Процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах. Экспертиза ценности документов на основе научных критериев. Задачи и функции государственных архивов.
Аннотация к работе
Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации. В качестве источниковой базы был использован весь материал, который затрагивает проблему комплектования государственных архивов документами, в частности, законодательные акты и иные правовые документы по архивному делу, методические документы, определяющие деятельность архивных учреждений по вопросам комплектования архивов документами, их отбору и фондированию. Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно-и видеодокументов и электронных документов.Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами. Работа по комплектованию архива документами складывается: · Из установления профиля архива; · Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве; Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы.
Введение
Название "архив" появилось в русском законодательстве впервые при Петре 1. в "генеральном регламенте коллегиям" предписано было иметь два архива - один, общий для всех петровских министерств, в специальном ведении коллегии иностранных министерств. Второй - финансовый. Было постановлено, чтобы в канцеляриях и конторах оконченные дела хранились не более трех лет, а затем сдавались в архив под расписку архивариуса.
В конце 1980-х годов Московское археологическое общество подготовило проект коренной реформы всего русского архивного дела. Предусматривалось образование центрального единого государственного архива, под ним лежала вторая ступень архивов - центральные областные архивы, расположенные в 12 крупных городах России. Под ними должен находиться третий слой - губернские центральные архивы, которые предполагалось открыть во всех главнейших провинциальных городах, где не было областных архивов. но поступив на рассмотрение министра внутренних дел. проект дальнейшего движения так и не получил. Архивисты стремились, во всяком случае, задержать уничтожение ценных документов.
После революции с государственными архивами Российской империи произошли крупные изменения. Декретом от 1 июня 1918 года все архивы правительственных учреждений ликвидировались и становились частью единого Государственного архивного фонда. Было создано множество государственных архивов - центральных, краевых, областных, городских и т.п.
В ФЗ №125 дается определение терминам "архивный документ"и "архив".
Комплектование - это систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем.
Под профилем архива следует понимать установленный для архива состав документов, который определяется признаками классификации документов Архивного фонда РФ.
Главной целью комплектования является наиболее полная концентрация документов, относящихся к профилю каждого архива.
Целью курсовой работы является описание основных моментов комплектования государственных архивных фондов.
Задачами курсовой работы являются: 1) раскрыть понятие и содержание комплектования архива;
2) раскрыть определение источников комплектования;
3) описать организацию комплектования;
4) рассказать об экспертизе ценности документов;
5) рассмотреть экспертизу ценности документов на основе научных критериев;
6) рассмотреть экспертизу ценности документов по перечням.
Актуальность темы исследования заключается в том, что роль государственных архивов в современном обществе многопланова и многоаспектна. Их значение определяется прежде всего составом и содержанием хранящихся в них документов, а также выполнением тех важных задач и функций, которые возложены на них государством. Архивы, являющиеся хранилищами исторической памяти, должны постоянно пополняться архивными документами, отражающими материальную и духовную жизнь общества, имеющими историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, то есть документами, относящимися к составу Архивного фонда Российской Федерации.
Комплектование документами Архивного фонда Российской Федерации выходит на первый план, как показывает исторический опыт, в первую очередь в период различных реформации, как политического, так и экономического характера, а также в кризисные периоды, возникающие в ходе вооруженных конфликтов и других чрезвычайных ситуаций.
Степень изученности темы литературу, затрагивающую аспекты темы, можно разделить на две группы: 1. архивоведческие исследования, затрагивающие решение проблем экспертизы ценности документов, отбора документов на постоянное государственное хранение и комплектования государственных архивов разработаны, начиная с 1960-х достаточно полно и всесторонне , однако в новейшее время специалисты отмечают, что все более актуальными становятся вопросы, связанные с качественными и количественными характеристиками АФ РФ в целом, репрезентативности АФ РФ, соответствии его потребностям общества . Сюда же можно отнести и общие исследования, касающиеся вопросов комплектования госархивов в "новых" условиях, ведь отечественные архивисты долгие десятилетия работали в рамках жестко заданной схемы: выбор источников комплектования - выбор части их документального фонда - архивоведческий анализ избранного комплекса. В условиях 90-х этот алгоритм стал давать серьезные сбои, что незамедлительно сказалось на качестве формирования источниковой базы по истории российского общества.
2. отдельные статьи и разработки по проблеме комплектования документами именно в современных условиях, в основном это работы архивистов-практиков, занятых непосредственно в этой сфере. Так как обе эти группы исследований тесно взаимосвязаны, представляется целесообразным рассматривать их в качестве единого целого. Как видно из анализа литературы, архивистам удалось рассмотреть далеко не все вопросы практики работы с документами в современных условиях, некоторые только обозначены. В течение последних лет они разрабатывались лишь на уровне методических пособий для отдельных государственных и муниципальных архивов конкретного региона . До сих пор нет отраслевых разработок, подготовленных на основе анализа деятельности различного рода организаций последней четверти ХХ в. и опыта фондирования их документов. Однако, несмотря на все трудности, госархивы России вели и продолжают вести прием документов.
Таким образом, актуальность настоящей работы обусловлена двумя важными моментами: - требованиями к разработке основных теоретических положений по комплектованию государственных архивов согласно изменившимся социально - экономическим, политическим и иным объективно существующим условия в современной России; - с другой стороны, отсутствием научных разработок такого рода.
Цель и задачи исследования. Целью настоящего исследования является изучение практического опыта работы государственных архивов по комплектованию документами в современных условиях.
В соответствии с поставленной целью в работе решаются следующие задачи: - исследовать понятие и сущность комплектования государственных архивов документами;
- изучить процесс комплектования государственных архивов документами в современных условиях; - отдельно изучить проблемы комплектования государственных архивов электронными документами. Объект и предмет исследования. Объектом исследования является нормативно - правовая и методическая база РФ, регулирующая процесс комплектования государственных архивов документами. Предметом исследования являются организационно-правовые вопросы комплектования госархивов документами с учетом требований современности.
Источниковая база исследования. В качестве источниковой базы был использован весь материал, который затрагивает проблему комплектования государственных архивов документами, в частности, законодательные акты и иные правовые документы по архивному делу, методические документы, определяющие деятельность архивных учреждений по вопросам комплектования архивов документами, их отбору и фондированию.
1. Понятие и содержание комплектования архива
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Целью комплектования является наиболее полная концентрация в архиве профильных ему документов. До передачи документов в госархивы они хранятся у фондообразователей в ведомственных или частных архивах.
Работа по комплектованию архива документами складывается: ? Из установления профиля архива;
? Определения источников комплектования;
? Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
? Организации комплектования.
Источник комплектования - юридическое или физическое лицо, чьи документы поступают или могут поступить на хранение в архив. Если фондообразователь создает в своей жизнедеятельности весь документальный фонд, то источник комплектования передает на хранение в архив только архивный фонд, поэтому понятие "фондообразователь" шире понятия "источник комплектования".
Критериями источников комплектования являются: ? Функционально-целевое назначение учреждения;
? Масштаб его деятельности;
? Вид организации;
? Полнота отражения в ее документах ценной информации.
Для документов личного происхождения учитываются: ? Значимость творческой и общественной деятельности фондообразователя: ? Степень сохранности его фонда;
? Взаимосвязь его фонда с другими фондами.
2. Определение источников комплектования
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
Комплектование госархива осуществляется в соответствии со списками юридических и физических лиц - источников комплектования, составляемыми в архиве на основе критериев источников комплектования и утверждаемыми Росархивом.
Выделяются следующие группы источников комплектования: ? Учреждения и организации, документы которых полностью передаются в госархив;
? Учреждения и организации, частично передающие документы в госархив, поскольку они либо входят в состав документов особо ценными;
? Учреждения и организации, от которых осуществляется групповой выборочный прием документов, имеющих ценную или необычную информацию, в совокупности отражающую их деятельность;
? Учреждения и организации, от которых осуществляется повидовой выборочный прием документов, имеющих особое значение как типовых для данного вида учреждений и организаций.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.
В первый список входят учреждения и организации, в деятельности которых создаются документы, имеющие государственное значение, поступающие в госархив в полном объеме, а также учреждения и организации, в деятельности которых документы неравнозначны, а потому поступают в госархив выборочно, как типовые для них; кроме того, учреждения и организации, сдающие в госархив лишь отдельные, особо значимые виды документов, характеризующих их деятельность. Все эти учреждения и организации сдают документы в госархив. Их ведомственные архивы контролируются госархивом.
Второй список составляют учреждения и организации, не сдающие свои документы в госархив, но находящиеся под контролем госархивов как возможные источники комплектования.
Кроме списков учреждений и организаций, сдающих в госархив документы на бумажной основе, ведутся списки физических лиц - источников комплектования, а также, при приеме этих документов в архив, списки учреждений и организаций, являющихся источниками комплектования кинофотофоно- и видеодокументов и электронных документов. Дополнительно может вестись список негосударственных источников комплектования до заключения с ними договоров о передаче ими своих документов в госархив.
При приеме документов в госархив возможно поступление их полностью или выборочно. При полном поступлении документов учреждения и организации передают в архив все свои архивные документы.
При выборочном приеме в архив поступают все ценные документы от отдельных организаций определенного вида (групповой выборочный прием), или часть ценных документов из числа неповторяющихся в фондах других организаций от конкретной организации (видовой выборочной прием).
Документы в ведомственный архив передаются из структурных подразделений через год после их завершения делопроизводством. В госархив дела из ведомственных архивов поступают по мере истечения их срока хранения в ведомственных архивах в соответствии с Положением об Архивном фонде Российской Федерации.
Передача документов из ведомственных в государственные архивы происходит по согласованному между ними графику ежегодно. Передача производится по утвержденным госархивом описям с полистным просмотром каждого дела. Вместе с делами в госархив сдаются их описи и научно-справочный аппарат к ним.
На основе последней редакции примерных списков каждый государственный архив ведет в соответствии со своей зоной комплектования списки своих источников комплектования. Списки должны постоянно уточняться и пересматриваться. В современных редакциях списков источников комплектования архивов вместо Верховного Совета СССР значится Федеральное Собрание, вместо Совета Министров СССР - Правительство РФ, вместо исполкомов - мэрии и префектуры. Но принцип составления списков остался прежним. Так, например, в 1992 г. Росархив направил на места новые примерные отраслевые списки учреждений, организаций и предприятий, являющихся и не являющихся источниками комплектования государственных архивов. Особое внимание было уделено изучению состава и содержания документов вновь образованных органов: Администрация Президента РФ, аппарата глав исполнительной власти (президентов республик в составе РФ), администраций краев, областей, автономных областей, автономных округов, местной администрации, представительств и представителей Президента РФ, мэрий, муниципалитетов, префектур, дум, департаментов и др.
Особого внимания требует отбор на государственное хранение документов о подготовке и проведении массовых политических кампаний (референдумов, выборов). Кроме того, весьма усилилась роль учреждений и организаций социально-культурной сферы, общественных организаций и творческих союзов. После пересмотра списков многие из этих учреждений стали самостоятельными источниками комплектования.
Такова система критериев и методика комплектования государственных архивов, которая сложилась к началу 1990-х гг. и вполне может быть использована при комплектовании архивов документами, созданными до 1991 г. Однако изменения в государственном аппарате, общественно-политической жизни страны, экономическом развитии привели к тому, что в комплектовании появился целый ряд новых проблем.
Во-первых, после распада СССР бывшие союзные республики, ставшие независимыми государствами, приняли собственное архивное законодательство, в связи с чем возникла проблема, связанная с претензиями бывших союзных республик на материалы, которые уже поступили на государственное хранение. Однако в соответствии с основным научным принципом архивоведения - "недробимости архивных фондов и комплексов фондов" - было принято нелегкое решение - не перемещать материалы.
Во-вторых, с изменением статуса архивных фондов (объекты федеральной собственности и собственности субъектов Федерации, муниципалитетов) уточняется профиль комплектования архивов: архивы федерального уровня, архивы субъектов федерации, муниципальные архивы. Архивисты предлагают способ решения этой проблемы на основе "принципа территориальности комплектования", т.е. где родился (архивный фонд), там и пригодился (принят на государственное хранение независимо от формы собственности и подчинения).
В-третьих, в связи с распадом централизованной ведомственной системы во всех отраслях управления пересматриваются критерии определения источников комплектования. Так, например, особое внимание архивистов обращено на критерий места учреждения в отраслевой системе, поскольку уровень подчиненности учреждений уже не отражает реального значения его деятельности. Рост самостоятельности государственных учреждений приводит к тому, что все меньше их документации поступает на хранение в фонды вышестоящих органов. В связи с этим растет число государственных учреждений - самостоятельных источников комплектования.
В условиях реформирования экономики архивисты столкнулись также с неотложной проблемой приема на государственное хранение документов ликвидированных учреждений, которые не имеют правопреемников. Это создает для архивов "девятый вал" внепланового приема документов, вследствие чего они "тонут", не успевая обрабатывать поступающие документы временного и постоянного хранения. Особое внимание в данной ситуации следует обратить на документы по личному составу, срок хранения которых 75 лет; иногда они могут быть отданы на постоянное хранение. Сведения из этих документов порой могут решить судьбу человека. Прием этих документов в государственный архив в составе фондов ликвидированных учреждений - это один путь решения проблемы, другой - создание специальных межведомственных архивов по личному составу, особенно на районном и городском уровнях. Эти "промежуточные" архивы могли бы освободить Федеральную архивную службу РФ от большого количества социально-правовых запросов.
В-четвертых, в 1990-е гг. наблюдается устойчивая тенденция к "разгосударствлению" всех сфер управления. Роль государственных структур постоянно сокращается в таких отраслях как экономика, культура, общественно-политическая жизнь. Поэтому, если Федеральной архивной службой РФ не будут приняты меры по сохранению документов негосударственных структур, значительная часть ценных источников по истории современности будет утрачена. В связи с этим перед государственными архивами стоит двуединая задача: Выявить негосударственные структуры, фонды которых относятся к профилю комплектования данного архива, и установить, какие из них являются источниками комплектования;
Установить "договорные отношения" с представителями этих структур.
В результате выявления негосударственных структур составляются списки потенциальных источников комплектования госархивов.
Источниками комплектования негосударственных архивов являются организации нового типа, в деятельности которых образуются документы, имеющие историческое, культурное, научное, социальное, экономическое, политическое значение, подлежащие обязательной передаче на государственное хранение (организации с государственной или муниципальной формой собственности) и на основе договора (с другими формами собственности).
Списки источников комплектования составляются на основе несколько видоизмененной системы критериев, которая активно обсуждается в современном архивоведении.
КритерийПояснение
1. Функционально-целевое назначение учрежденияВыполнение основных задач отрасли, уникальность деятельности, новизна товаров и услуг, стабильность существования, конкурентоспособность, участие в международных и региональных программах
2. Масштаб деятельностиМногопрофильность производства товаров и услуг; объем уставного фонда; состав учредителей и участников; межрегиональная деятельность; численность работников
2. Вид организацииСложившаяся структура и организация деятельности, наличие иностранного партнера, наличие уникальных или наиболее типичных структур
4. Полнота отражения информацииСтепень повторения ценной информации, в том числе в фонде других организаций
Среди источников комплектования особую группу составляют общественные организации - партии, союзы, движения, студии, клубы и др. Критерии определения источников комплектования отношении этой категории фондообразователей только разрабатываются. Однако, опираясь на опыт ЦАОДМА и других центров хранения современной документации и архивов общественных движений, можно наметить общие тенденции в отборе на постоянное хранение документов этих организаций. На основании изучения хроники общественно-политической жизни архивисты делят всю совокупность современных общественно-политических организаций по направлениям и характеру их деятельности на общественно-политические, религиозные, правозащитные, культурные, экологические и др.
Политические организации в свою очередь по ориентации подразделяются на национал-патриотические, марксистские, социал-демократические, либерально-демократические и др.
В каждой из этих групп выделяются, в свою очередь, лидирующие организации, в документах которых наиболее полно должна отразиться история того или иного общественно-политического направления. Далее, при непосредственном изучении архива организации вступает в силу критерий истории фонда, т.е. наличие в архиве организации документов, наиболее полно отражающих важнейшие события общественно-политической жизни страны и региона, а также деятельность самой партии и ее лидеров и различных движений, структуру региональных отделений движения.
3. Организация комплектования
Рассмотрим процесс принятия документов на хранение в ведомственном и государственном архивах.
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
В процессе передачи дел необходимо проверить: Правильность формирования и оформления дел;
Соответствие количества дел постоянного и долговременного хранения, заведенных в соответствии с номенклатурой, и количество этих же дел, включенных в опись.
Проверка формирования дела предполагает установление соответствия между заголовком дела на его обложке и содержимым дела. Принципы формирования дел отражены в их заголовках, которые, в свою очередь, закреплены в номенклатуре дел учреждения.
Дела, передаваемы в ведомственный архив, должны подвергаться в структурном подразделении полному оформлению. Это означает, что каждое дело должно быть переплетено и подшито, листы дела должны быть пронумерованы, причем нумерация должна быть скреплена заверительной надписью в конце дела, где указывается общее количество листов; обложка дела должна быть правильно оформлена, т.е. содержать название учреждения и структурного подразделения, делопроизводственный индекс дела, заголовок дела, крайние даты дела, срок хранения дела, количество листов в деле. Кроме того, на особо ценные, личные, судебные и следственные дела, а также другие категории дел составляется внутренняя опись, в которой указывается заголовок и дата каждого документа, его индекс и номер листов дела, на которых находится документ.
Сопоставление количества дел в номенклатуре и в описи - очень ответственная задача. Если в описи дел постоянного и долговременного хранения меньше, чем было заведено в соответствии с номенклатурой, об этом следует составить справку и предпринять все меры к розыску недостающих дел.
Материалы долговременного хранения по личному составу (до 75 лет), по которым исполняется множество социально-правовых запросов граждан, поступают на хранение в объединенные межведомственные архивы. Сроки хранения документов в ведомствах, имеющих отраслевые фонды, определяются специальным соглашением между ведомством и Росархивом.
Ниже приводятся сроки хранения документов в архиве учреждения.
Вид документацииСрок хранения, лет
Записи актов гражданского состояния; документы по личному составу; записи нотариальных действий и судебных дел; хозяйственные книги75
Проектная документация по капитальному строительству25
Телеметрическая документация5
Кинодокументы, фонодокументы, видеофонограммы3
Фотодокументы3
Документы на машинных носителях5
Передача дел на хранение в государственный архив. Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи. В государственном архиве строго следят за соблюдением сроков передачи документов от источника комплектования в госархив. Ниже приводятся сроки передачи документов от источников комплектования в государственный архив.
Источники комплектованияСрок передачи, лет
Федеральные органы государственной власти; Генеральная прокуратура РФ; органы государственной власти и прокуратуры республик; отраслевые академии; государственные объединения; учреждения, организации, предприятия федерального и республиканского подчинения15
Органы государственной власти и прокуратура краев, областей, городов федерального значения, автономной области, автономных округов; прокуратура городов и районов, государственных учреждений, организаций, предприятий краевого, областного подчинения, подчинения автономной области и окружного подчинения10 лет
Органы местного самоуправления; учреждения, организации, предприятия городского и районного подчинения; предприятия сельского хозяйства5
Совместные предприятия с участием государства; организации и объединения смешанных форм собственности, в уставном капитале которых имеется преобладающая доля федеральной или государственной собственности 10
Передач дел из каждого учреждения - источника комплектования в государственный архив осуществляется ежегодно или раз в 3 - 5 лет (в зависимости от объема документов фондообразователя). Естественно, что если у архива 200 источников комплектования, регулярное комплектование возможно только при составлении графика приема документов из учреждений. комплектование государственного архива документами данного фондообразователя осуществляется в несколько этапов: Сначала на заседании ЭПК госархива утверждается опись дел постоянного хранения, которые должны быть переданы в архив (этот экземпляр описи остается в государственном архиве);
Затем в ведомственный архив выезжает сотрудник государственного архива для проверки физического и санитарно-гигиенического состояния дел, оформления дел и т.д.;
Наконец, на последнем этапе, в соответствии с описями поединично передаются дела на постоянное хранение. В особо ценных делах проверяется количество листов. Если количество дел в описи больше количества реально передаваемых дел, в описи делается новая итоговая запись, а ведомственный архив составляет справку о причинах отсутствия дел.
Основным документом, на основании которого производится прием документов на хранение, является акт приема-передачи документов на хранение. В акте указывается учреждение, передающее документы, и архив, в который они поступают, причина передачи (истечение сроков ведомственного хранения или ликвидация учреждения), а также реальное количество передаваемых копий, количество особо ценных дел и др. Акт составляется в двух экземплярах, подписывается представителями государственного и ведомственных архивов.
Вместе с документами передаются еще два экземпляра описи (в дополнение к экземпляру, оставшемуся в архиве после утверждения описи на ЭПК государственного архива). Один экземпляр описи остается в ведомственном архиве. На трех экземплярах описи, переданных в государственный архив, делается отметка о передаче документов. Всего составляется четыре экземпляра описи.
Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда РФ имеет свою специфику. Как показывает опыт, сохранность документов у этих фондообразователей оставляет желать лучшего, поэтому рекомендуется принимать документы через пять лет после окончания их делопроизводства. Собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства на хранение в учреждения Федеральной архивной службы России, государственные музеи и библиотеки. При этом передача права собственности на документы оформляется соглашением (договором) с архивным учреждением.
В случае необходимости условия хранения и использования документов могут включать ограничения права доступа и использования документов, содержащих тайну личной жизни, коммерческую тайну, являющихся объектом авторского права и др.
Документы личного происхождения также могут поступать в государственный архив по договору дарения, по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозными, по договору купли-продажи.
На временное хранение (депонент) документы личного происхождения передаются на основании личного заявления владельца.
При приеме документов также составляется акт приема-передачи, к которому прилагается сдаточная опись.
Особое важное значение имеет договор между архивом и владельцем, поскольку на его основе документы передаются в государственную собственность. Поэтому следует детально обсудить с владельцем каждый его пункт.
В современных условиях архивисту зачастую необходимо использовать методы "активного комплектования": Проведение бесед с фондообразователями о важности сохранения их документов;
Выявление потенциальных источников комплектования в органах регистрации юридических лиц, а также на основе изучения хроники общественно-политической жизни;
Анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений, запись митингов и других событий общественно-политической жизни, запись устных воспоминаний;
Сбор воспоминаний, составление хроники событий;
Сбор документов, отражающих общественное мнение, участие во встречах, "круглых столах" с фондообразователями.
Основой работы по "активному комплектованию" является высокий профессионализм, компетентность, вежливость и активная жизненная позиция архивиста.
4. Экспертиза ценности документов
4.1 Экспертиза ценности документов на основе научных критериев
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Основы методики экспертизы начали закладываться в 14-18 вв. Более бурное развитие экспертиза ценности получила в 19 в. и окончательно сформировалась в 20 в.
Современная экспертиза ценности документов проводится, как правило, на основе нормативно-методических пособий: перечней, номенклатур дел, классификаторов.
Однако эти пособия, как и законы, обратной силы не имеют. Поэтому не проводится экспертиза ценности документов, например 1920-х гг. по перечням 1990-х гг. В данном разделе будет рассмотрена экспертиза ценности документов на основе научных критериев.
Итогом экспертизы ценности документов является полноценное комплектование государственных архивов и всего Архивного фонда страны. Именно в итоге экспертизы происходит формирование архивных фондов, которые концентрируются в государственных архивах.
Задачи экспертизы ценности документов.
Первая задача - отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на государственное (постоянное) хранение и определение профильности документов тому или иному государственному архиву.
Вторая задача - определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы: 1) для долговременного хранения (например, документы по личному составу со сроками хранения 75 лет или 75 лет минус возраст лица на момент заведения дела);
2) для временного хранения.
Третья задача - обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.
Четвертая задача - отбор на хранение наиболее информативно емких документов.
Экспертиза ценности документов проводится в три этапа: в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах.
В делопроизводстве решается проблема определения сроков хранения документов уже при составлении номенклатуры дел, т.е. когда дело еще "не родилось".
В ведомственном архиве происходит выделение из документального фонда учреждения дел для постоянного хранения и подготовка их к сдаче в государственный архив.
Если в учреждении имеются юридически самостоятельные структурные подразделения, то из ценных документов формируют несколько архивных фондов.
Кроме того отбирают для уничтожения документы временного хранения, срок хранения которых истек. При этом особое внимание должно быть уделено документам, срок хранения которых 75 лет (по личному составу), ведь за каждым из них стоит судьба человека. Все эти важные задачи решаются совместно с комиссией, которая по-научному может называться центральной экспертной комиссией (ЦЭК) или просто экспертной комиссией (ЭК).
В государственном архиве, во-первых, проверяют решение экспертных органов ведомственных архивов и утверждают их и, во-вторых, проводят целевую комплексную экспертизу ценности документов или разбор россыпи документов.
Целевая комплексная экспертиза - это экспертиза, которая проводится в целях выявления дублетности сразу по нескольким фондам: - вышестоящих и подчиненных одному ведомству учреждений;
- однородных учреждений, действовавших на одной территории (школы одного района);
- лиц, связанных родственными или личными отношениями.
Такой комплексный подход возможно осуществить только в государственном архиве, куда поступают сотни и тысячи фондов разных учреждений.
В результате экспертизы ценности документов выделяются две группы дел: Дела постоянного и долговременного (75 лет) хранения;
Дела, предназначенные для уничтожения.
На дела, подлежащие уничтожению, составляется акт; дела для постоянного и долговременного хранения в дальнейшем заносятся в описи.
Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей экспертной комиссии, или экспертно-проверочной комиссии, или центральной экспертно-проверочной комиссии (ЦЭПК).
Критерии экспертизы ценности документов. Критерии экспертизы ценности документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов - это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.
Все критерии могут быть подразделены на три большие группы: 1) критерии происхождения документов (значение учреждения в жизни общества, значимость событий, отраженных в документах, время и место образования документов);
2) критерии содержания документов (источник информирования, повторяемость документной информации, целевое назначение документов, вид и разновидность документа);
3) критерии внешних особенностей документов (подлинность, внешний вид документа, т.е. форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов, в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документов).
Особенности проведения экспертизы ценности документов личного происхождения.
С учетом специфики документов личного происхождения критерии экспертизы ценности документов личного происхождения подразделяют на две группы: 1) критерии ценности фондов личного происхождения;
2) критерии ценности документов личного происхождения.
К группе критериев ценности фондов личного происхождения относятся: - значение творческой и общественной деятельности фондообразователя;
- история фонда и его состав;
- взаимосвязь фонда с другими комплексами документов (так, документы малоизвестного лица могут быть ценны в связи с уже имеющимися в государственных архивах документами, могут подтверждать и дополнять их).
К группе критериев ценности документов личного происхождения относятся: - значение творческой и обществ
Вывод
Комплектование архива - систематическое пополнение архива документами в соответствии с его профилем и действующим законодательством. Профиль архива определяется Федеральной архивной службой РФ.
Государственные архивы комплектуются архивными документами, образующимися в деятельности органов государственной власти, государственных учреждений, организаций и предприятий или приобретенными этими архивами, а также документами, переданными им негосударственными учреждениями, организациями, предприятиями и гражданами.
Работа по комплектованию архива документами складывается: · Из установления профиля архива;
· Определения источников комплектования;
· Определения состава документов, подлежащих хранению в архиве;
· Организации комплектования.
Источниками комплектования государственных архивов, хранящих документы постоянно, являются организации и физические лица, в деятельности которых образуются подлежащие передаче в госархивы документы Архивного фонда РФ. Росархив определяет категории государственных организаций, документы которых передаются в госархивы. Совместно с собственниками Росархив определяет, какие документы негосударственных организаций и физических лиц могут быть приняты на договорной основе на госхранение.
В реальной архивной практике создаются два списка источников комплектования.
Передача дел на хранение в ведомственный архив. После оперативной работы с документами дела структурных подразделений должны быть переданы на хранение в ведомственный архив. В ведомственный архив сдаются дела, оконченные производством, на срок хранения более 10 лет, а также дела по личному составу. Передача дел в ведомственный архив осуществляется по описи, составляемой в структурном подразделении.
Документы принимаются от ведомств по описям дел постоянного хранения с визой экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) архивного учреждения, а также по акту приема-передачи.
При формировании Архивного фонда страны из огромного количества документов лишь незначительная часть поступает на государственное хранение.
Процесс изучения документов на основании принципов и критериев ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение называется экспертизой ценности документов.
Для установления комплекса документов постоянного хранения, определения конкретных сроков хранения по отдельным группам документов, унификации сроков хранения однородных документов в различных учреждениях, организациях и на предприятиях, а также для оперативного "избавления от ненужных бумаг" существует целостная система нормативно-методических пособий по отбору документов, в которую входят списки источников комплектования, перечни документов, номенклатуры дел, классификаторы, методические рекомендации, указания, памятки и т.п.
IMG_69176fda-a4b3-4e9f-8c2b-7cc7caada977
IMG_3200526c-6af1-4d11-ade1-8c854a40b5e8
Список литературы
I. Источники
1. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) "Об архивном деле в Российской Федерации" // Парламентская газета. - № 201. - 27.10.2004.
2. Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук / Утверждены приказом Минкультуры России от 18 января 2007 г. (№ 19). Зарегистрированы в Минюсте России 6 марта 2007 г. (№ 9059). П. 1.3.
3. Приказ Минкультуры РФ от 18.01.2007 № 19 (ред. от 16.02.2009) "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Зарегистрировано в Минюсте РФ 06.03.2007 № 9059) // Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти. - № 20. - 14.05.2007.
4. Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) // СПС Консультант плюс.
II. Литература
5. Алексеев, Е.В. Архивоведение / Е.В. Алексеев. - М.: Академия, 2006. - 276 с.
6. Алексеева, Е.В. Архивный фонд Российской Федерации: организация документов по архивам / Е.В. Алексеев //Делопроизводство. - 2008. - № 2. С. 15-16.
7. Алексеева, Е.В. Организация документов в архивах / Е.В. Алексеев //Делопроизводство. - 2009. - № 3. - С. 18-19.
10. Еремченко, В. А. К вопросу о стратегии формирования Архивного фонда Российской Федерации / В.А. Еремченко // Отечественные архивы. - 2004. - № 1. - С. 29.
11. Козлов, В.П. Российское архивное дело / В.П. Козлов. - М.: Приор, 2009. - 330 с.
12. Крайская, З.В., Челлини, Э.В. Архивоведение: Учебное пособие / З.В. Крайская, Э.В. Челлини. - М.: Наука, 2006. - 540 с.
13. Лихачев, Д.С. Краеведение как наука и как деятельность // Историческое краеведение в СССР: вопросы теории и практики: Сб. статей / Д.С. Лихачев. - Киев, 1991. - 211 с.
14. Мещерина, Т.А. Комплектование государственных архивов как проблема сохранения исторической памяти в условиях экономических и социальных преобразований / Т.А. Мещерина // Делопроизводство. - 2006. - № 3. - С. 120.
15. Мякушев С. Д. Большая проблема "маленьких людей": социальная история и архивы //Отечественные архивы. - 2001. - № 2. - С. 12-16
16. Новиков, Е.А. Комментарий к Федеральному закону от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (постатейный) / Е.А. Новиков. - М.: ВЛАДОС, 2007. - 456 с.
17. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. - М.: Проспект, 2000. Ст. 337, 349, 350.
18. Смирнов, В.В. Государственный архив документов по личному составу Калужской области: история возникновения, цели и задачи / В.В. Смирнов // Секретарское дело. - 2004. - № 10. - С. 65-69.
19. Сохранение культурно-исторической памяти нации. Библиотеки и архивы России". Парламентские слушания // Отечественные архивы.- 2003. - № 6. - С. 4.
20. Тельчаров, А.Д. Архивоведение / А.Д. Тельчаров. - М.: Проспект, 2005. - 389 с.
21. Литература
22. Алтайский архивист. 2002. №1 (3).
23. Отечественные архивы. 2002. №1.
24. Кутафин О.Е., Фадеев В.Н. муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997.
25. Международное гуманитарное право в документах. М., 1996. 1 Кутафин О.Е., Фадеев В.И. Муниципальное право РФ. Учебник. М., 1997. С. 158.