Типология электронных документов. Комплектование библиотечного фонда электронными документами: организация учета. Оформление выбытия электронных документов на съемных носителях информации из библиотечного фонда, электронных сетевых удаленных документов.
Аннотация к работе
Совокупность электронных документов и информационных систем, обеспечивающих функционирование этих документов, представляет собой электронное документное пространство. № 1077, определены следующие виды электронных документов: документы на съемных носителях (компакт-диски, флэш-карты), сетевые локальные документы, инсталлированные документы, сетевые удаленные документы. Электронные документы на съемных носителях уже достаточно давно вошли в практику работы библиотеки и их учет в целом не вызывает проблем. Документы на компакт-дисках мы можем подразделить по функциональному назначению на завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой, приложение к печатному изданию, версия баз данных, которые предназначены исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки, архивная (резервная) копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки. Электронные документы на съемных носителях информации являются документами длительного хранения и подлежат индивидуальному учету с присвоением регистрационных (инвентарных) номеров каждому экземпляру документа, приему на бухгалтерский (балансовый) учет, отражению в регистре индивидуального учета (инвентарная книга на электронные документы на съемных носителях) и суммарному учету (общая книга учета библиотечного фонда).К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети; документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки; документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации. Присутствие электронного документа в фонде не влияет на статус библиотечного фонда в структуре библиотек, библиотечный фонд был и остается элементом системы библиотека, а фонд электронных документов, в рассматриваемом случае - есть подсистема библиотечного фонда.
Введение
электронный документ библиотечный
Представление информации и знаний не только в традиционной печатной, но и в электронной форме, является отличительной чертой настоящего этапа развития общества. Это позволяет принципиально иначе создавать, хранить, использовать информацию и организовывать доступ к ней. Современные информационные технологии позволяют переводить накопленную информацию в электронную форму, а также создавать новые информационные ресурсы непосредственно в электронном виде. В результате происходит построение пространства, в котором функционирует огромное количество разнородной информации. Совокупность электронных документов и информационных систем, обеспечивающих функционирование этих документов, представляет собой электронное документное пространство. В библиотеках происходит быстрое наращивание коллекций, содержащих электронные документы. Это привело к необходимости переосмысления роли и функций библиотек в условиях электронной среды.
Цель данной работы состоит в рассмотрении комплектования библиотечного фонда электронными документами.
1.Типология электронных документов
Электронные энциклопедии - эти издания достаточно многочисленны, они могут быть отраслевыми, универсальными, специальными. Все энциклопедии представляют собой мультимедийные гипертекстовые издания.
Биографические электронные справочники могут, как и печатные, быть универсальными, персональными и комплексными. Справочники чаще всего бывают мультимедийные с гиперсвязями и позволяют собрать и предложить пользователям весь материал о лице или коллективе. Как и для энциклопедий, важной оценкой качества библиографических справочников является участие в авторском составе авторитетных издателей и надежность базового материала.
Мультимедийные обучающие программы и учебники - группа изданий на CD-ROM наиболее многочисленная. Среди обучающих изданий можно выделить несколько групп: курсы обучения иностранным языкам различного уровня; курсы обучения практическим навыкам (вождения, плетения из лозы, бухгалтерского учета и т. д.); учебники для школ и вузов по различным предметам; детские развивающие программы, построенные в игровой форме.
Мультимедийный учебник как комплексное издание нацелен на то, чтобы образное восприятие в сочетании с компьютерными возможностями позволило повысить эффективность обучения.
Библиографические указатели представлены очень ограниченным количеством названий, выходящих в России, и огромным массивом зарубежных баз данных. Если два предыдущих вида изданий на оптических компакт-дисках можно было отнести к электронным книгам, то библиографические базы могут быть как книгами (как правило, это национальные библиографии за большой хронологический период или каталоги крупных книгоиздательских фирм), так и продолжающимися или периодическими изданиями. В последнем случае речь идет не о получении каждый месяц нового диска, а о поступлении ежемесячной (еженедельной, двухнедельной, квартальной и др.), кумуляции.
Правовые базы данных представляют собой сборники официальных документов, правовых и нормативных актов различной степени территориального, хронологического и тематического охвата. Они не относятся к мультимедийным изданиям, но снабжены хорошей системой поиска необходимой информации по различным параметрам. В России на создании подобных баз данных специализируются три фирмы - «Кодекс», «Гарант», «Консультант ».
Электронные словари и переводчики используются при работе с текстом на иностранных языках.
Путеводители по городам и историческим местам, музеям, художественные альбомы - эти электронные издания по содержанию, организации материала, поисковым возможностям очень близки к электронным энциклопедиям. Разумеется, они все представлены мультимедийными программами, позволяющими получить достаточно всестороннее представление об объекте. Многие из них снабжены познавательными викторинами и другими средствами повышения их привлекательности и просветительской ценности.
Надо сказать, что издатели подобных электронных книг стараются максимально использовать новейшие компьютерные технологии, что дало возможность, например, совершать самостоятельные виртуальные экскурсии, проходя по залам с той скоростью, которая соответствует скорости вашего восприятия, останавливаясь у наиболее заинтересовавшей картины, рассматривая предмет под разными ракурсами и т. д. Кроме того, цена одного электронного издания примерно равна стоимости художественного альбома, а информации как текстовой, так и визуальной в нем может быть в 2-3 раза больше.
Игры - самый популярный жанр изданий на оптических компакт-дисках не только для детей, но и для взрослых.
Полнотекстовые издания могут представлять что угодно: многоязычную Библию, комплект журнала или газеты (часто за большой хронологический период) и т. д. На отечественном рынке уже существует большое количество собраний сочинений отечественных и зарубежных писателей, представляющих собой отсканированный печатный вариант без какой-либо системы поиска. Учитывая слабую научную ценность таких изданий, а также то, что художественные произведения теряют свою эстетическую составляющую при чтении с экрана, библиотекам, вероятно, не стоит увлекаться их приобретением.
Справочники отличаются большим разнообразием от справочника по современному вооружению до каталога автомобилей. Учитывая их быструю устареваемость (при приличной цене), вряд ли библиотеке стоит акцентировать на них свое внимание.
2.Комплектование библиотечного фонда электронными документами
В «Порядке учета документов, входящих в состав библиотечного фонда», который был утвержден приказом Министерства культуры РФ от 8 октября 2012 г. № 1077, определены следующие виды электронных документов: документы на съемных носителях (компакт-диски, флэш-карты), сетевые локальные документы, инсталлированные документы, сетевые удаленные документы.
Рассмотрим особенности учета каждого вида электронных документов.
Электронные документы на съемных носителях уже достаточно давно вошли в практику работы библиотеки и их учет в целом не вызывает проблем. Основными источниками и способами комплектования фонда электронных документов на съемных носителях информации в школьной библиотеке являются: покупка законно распространяемых электронных документов; безвозмездное получение законно распространяемых электронных документов в качестве пожертвования, созданные библиотекой электронные издания и архивные и пользовательские копии сетевых локальных и инсталлированных электронных документов.
Документы на компакт-дисках мы можем подразделить по функциональному назначению на завершенное электронное издание, которое нерасторжимо с носителем и программной оболочкой, приложение к печатному изданию, версия баз данных, которые предназначены исключительно для обслуживания пользователей и подлежит возврату поставщику или уничтожению по истечении времени подписки, архивная (резервная) копия электронных документов, пользовательские версии которых доступны с сервера библиотеки.
Учету подлежат все виды перечисленных документов на компакт-дисках.
Не подлежат учету компакт-диски технического назначения, предназначенные для переноса информации на сервер библиотеки, т.е. выполняющие функцию промежуточного носителя. Вопросы могут возникнуть по учету флэш-карт. Флэш-карты рассматриваются не как универсальные носители электронной информации, а как специфическая форма электронных изданий для слепых и слабовидящих. В данном случае флэш-карты представляют собой материальную форму «говорящих книг в цифровом формате с криптозащитой». Эти издания выпускаются по государственному заказу и распространяются в библиотеках для слепых и слабовидящих читателей и могут быть воспроизведены только на специальных устройствах - тифлофлэшплеерах. Поэтому в большинстве школьных библиотек таких изданий нет.
Электронные документы на съемных носителях информации являются документами длительного хранения и подлежат индивидуальному учету с присвоением регистрационных (инвентарных) номеров каждому экземпляру документа, приему на бухгалтерский (балансовый) учет, отражению в регистре индивидуального учета (инвентарная книга на электронные документы на съемных носителях) и суммарному учету (общая книга учета библиотечного фонда). Учет электронных документов на съемных носителях ведется в экземплярах и названиях.
Экземпляром для электронных документов на съемных носителях информации является компакт-диск, внешний жесткий диск и другие съемные носители информации. Как отдельный экземпляр учитывается каждый автономный объект (компакт-диск). Так же как отдельный экземпляр может учитываться компакт-диск, являющийся приложением к изданию любого другого вида, в том случае, если он выполняет самостоятельные функции, а также используемый в работе отдельно от основного издания. Компакт-диски, составляющие неотъемлемое приложение или вложение в издание, как отдельные экземпляры не учитываются.
Как одно название учитываются: - каждый отдельно выпущенный компакт-диск, - компакт-диск, являющийся приложением к изданию любого другого вида, выполняющий самостоятельные функции, допускающий его использование без обращения к основному изданию, имеющий собственное заглавие, - комплект компакт-дисков, объединенных общим названием.
Оформление выбытия электронных документов на съемных носителях информации из библиотечного фонда аналогично списанию книг. Выбытие оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда с указанием причины исключения из фонда библиотеки.
Причинами для исключения электронных документов на съемных носителях информации из фонда библиотеки могут быть: - утрата, дефектность - повреждение съемного носителя, дефекты и механические повреждения дисков, непригодность для использования, - устарелость по содержанию, - непрофильность - утрата потребительских свойств для конкретной библиотеки.
Для электронных документов на съемных носителях к непрофильности наряду с другими причинами (дублетность, отсутствие читательского спроса и т.п.) относится также несоответствие электронных документов техническому и программному обеспечению библиотеки.
Сетевые локальные и инсталлированные документы составляют электронную (цифровую) библиотеку. Сетевые локальные документы размещают на жестком диске сервера библиотеки, и доступ к ним пользователя осуществляется через локальную информационно-телекоммуникационную сеть (локальную сеть библиотеки и/или учебного заведения). Инсталлированные документы размещаются (устанавливаются) на автономных компьютерах библиотеки и/или учебного заведения. Например, справочно-правовые базы «Консультант », «Гарант», «Кодекс» и т.п. могут быть приобретены в сетевом локальном варианте (установлены на сервере, а доступ обеспечен с любого локального компьютера), а могут быть инсталлированы (установлены) автономно на одном или нескольких компьютерах (причем в локальном доступе они используются только с этого компьютера).
Источниками и способами комплектования фонда сетевых локальных и инсталлированных электронных документов являются: - покупка или безвозмездное получение электронных документов у правообладателя, - собственные электронные издания, созданные библиотекой, - цифровое копирование печатных и других аналоговых документов из фонда библиотеки согласно действующему законодательству, - копирование сетевых удаленных электронных документов открытого (свободного) доступа и использования при соблюдении норм действующего законодательства.
Единицами учета сетевых локальных и инсталлированных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как одно название учитывается целостное произведение, имеющее самостоятельное заглавие, вне зависимости от его представления. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ.
Экземпляром является документ в определенном формате хранения или представления. Форматы одной и той же единицы контента учитываются отдельно.
Единицы учета электронных документов в Порядке учета библиотечного фонда определены в соответствии с международным стандартом по библиотечной статистике (ИСО 2789), согласно которому единицу учета «название» можно интерпретировать как «информационную единицу, доступную пользователю».
Разработчики Порядка учета рекомендуют следующие подходы к учету документов: в инсталлированных базах данных учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие; в сетевых локальных документах вести учет информационных единиц на уровне копий отдельных физических единиц оригинала (лист листового издания, том книжного издания, номер периодического издания) и произведений документов электронного происхождения; учет экземплярности электронных копий вести на уровне выделения мастер-копий и пользовательских копий по решению библиотеки.
Если в фонд поступает электронный сетевой локальный документ, состоящий из множества файлов даже в различных форматах, он учитывается как одна единица.
Сетевые локальные и инсталлированные электронные документы являются документами длительного хранения и поэтому подлежат как суммарному, так и индивидуальному учету. Индивидуальный учет сетевых локальных и инсталлированных электронных документов осуществляется в регистре индивидуального учета (инвентарной книге), предназначенной для данного вида документов, с присвоением регистрационных (инвентарных) номеров каждому экземпляру документа либо путем ввода в базу данных метаинформации о загрузке документа в электронную библиотеку с автоматическим присвоением идентификационного (системного) номера каждому документу. Такой реестр представляет собой учетно-регистрационную базу данных, включающую идентификационные сведения об электронных сетевых локальных документах. Суммарный учет поступления электронных сетевых локальных документов ведется в электронном реестре с указанием даты загрузки поступлений в систему.
Сведения об электронных копиях, изготовленных на собственной базе библиотеки, вносятся в электронный реестр на основе Накладной на внутреннее перемещение документов, Накладной на передачу готовой продукции в места хранения. Составление накладной и внесение сведений в реестр осуществляются с периодичностью, установленной в библиотеке и утвержденной в Учетной политике (например, один раз в месяц). Стоимость партии документов определяется на основе затратного метода (путем калькуляции произведенных затрат).
Выбытие сетевых локальных и инсталлированных электронных документов из библиотечного фонда оформляется актом о списании исключенных объектов библиотечного фонда с указанием причины исключения их из фонда библиотеки с приложением списка.
Причинами для исключения сетевых локальных и инсталлированных электронных документов из фонда библиотеки являются: - утрата - потеря данных в результате вирусной или хакерской атаки, - потеря данных в результате бедствий стихийного или техногенного характера, - утрата по неустановленным причинам (невозможность установления местонахождения документа), - устарелость по содержанию, - истечение срока действия договора, лицензионного соглашения.
При ведении электронного реестра локальных электронных документов наименование, номер и дата акта вводятся в базу данных в качестве метаинформации к соответствующему документу.
На основании введенных сведений программным способом формируется перечень Актов о списании (реестр суммарного учета выбытия сетевых локальных документов и перечень списанных объектов электронной библиотеки (реестр индивидуального учета выбытия сетевых локальных документов).
Сетевые удаленные документы - это документы, размещенные на внешних носителях информации, получаемые библиотекой во временное пользование через удаленные информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации.
Споры о статусе сетевых удаленных (лицензионных) документов ведутся достаточно продолжительное время и продолжаются до сегодняшнего дня. Есть активные сторонники постановки на учет этих документов. Их основной аргумент в том, что подписка на лицензионные электронные ресурсы в доступе становится значительным источником комплектования фондов. Для читателя неважно, где находится необходимая ему информация, главное, что он получает ее в помещении библиотеки и по поисковым системам, предоставленным ему библиотекой. В качестве примера сетевого удаленного электронного документа, активно используемого школьными библиотеками, можно назвать подписку на электронные версии журналов издательского дома «Первое сентября». Оппоненты этой позиции трактуют библиотечный фонд как совокупность документов, хранящихся непосредственно в библиотеке. И таким образом, сетевые удаленные ресурсы, по их мнению, учету не подлежат. Новый порядок учета библиотечного фонда учитывает современные тенденции развития библиотек и впервые вводит в качестве объекта учета сетевые удаленные электронные документы
Источниками и способами комплектования фонда сетевых удаленных электронных документов ограниченного доступа и использования, размещенных на удаленных технических средствах (удаленных баз данных), являются получение временного доступа к документам (базам данных) на платной основе или безвозмездно.
Единицами учета сетевых удаленных документов являются экземпляр (условная единица учета) и название.
Как один экземпляр и одно название учитывается каждый полнотекстовый электронный документ, имеющий самостоятельное заглавие, включенный в пакет, к которому оформлено право доступа у его производителя. Как одна единица учитывается пополняемый и обновляемый электронный документ. Данные о составе подписанных ресурсов можно получить от поставщиков. Обычно производители предоставляют такие данные на своих сайтах в открытом доступе или в модуле администрирования ресурса, где прописаны только те документы, к которым имеет доступ библиотека. Сетевые удаленные электронные документы являются документами временного хранения. Приему на бухгалтерский (балансовый) учет не подлежат, так как находятся в оперативном управлении других учреждений.
Однако, как и другие документы временного хранения, например периодические издания, они подлежат индивидуальному и суммарному учету. Индивидуальный учет электронных сетевых удаленных документов осуществляется в электронном виде путем регистрации баз данных (пакетов) без присвоения им регистрационного номера.
В реестр индивидуального учета сетевых удаленных документов включаются основные характеристики базы данных (пакета): описание базы данных (название, производитель, платформа и (или) адрес входа), срок окончания права доступа, количество названий, входящих в базу данных (пакет).
В количество названий включается общее количество полнотекстовых документов (книг, журналов, газет, патентов, стандартов и других документов, учитываемых в библиотеке). Не включаются в это количество документы, которые обычно не издаются отдельно в печатном формате, такие как профили компаний, статистические таблицы, аналитические материалы маркетинга. Для баз данных (пакетов), не содержащих полнотекстовых документов, в реквизите «название» проставляется единица.
Суммарный учет поступления электронных сетевых удаленных документов ведется в электронном реестре с отражением следующих показателей: даты и порядкового номера записи, реквизитов лицензионного договора (названия и номера документа, срока его действия, стоимости), количества баз данных (пакетов) и включенных в них названий.
При подсчете суммарного количества названий исключаются дублирующиеся названия в пакетах на одной платформе.
Выбытие электронных сетевых удаленных документов не оформляется специальным документом. Подтверждением выбытия является истечение срока действия документа (договора, контракта, лицензионного соглашения), оформленного на право доступа к определенной базе данных (пакету) сетевых документов, и отсутствие договора, контракта, лицензионного соглашения, оформленного на новый срок.
Вывод
К электронным документам относятся документы на съемных носителях (компакт-диски, флеш-карты); документы, размещаемые на жестком диске компьютера (сервере) библиотеки и доступные пользователям через информационно-телекоммуникационные сети; документы, размещаемые на автономных автоматизированных рабочих станциях библиотеки; документы, размещенные на внешних технических средствах, получаемые библиотекой во временное пользование через информационно-телекоммуникационные сети на условиях договора, контракта, лицензионного соглашения с производителями информации.
Электронные документы расширяют возможности, не меняя сущности, происходит построение информационной системы, включающей в себя электронные фонды библиотек и других организаций. Присутствие электронного документа в фонде не влияет на статус библиотечного фонда в структуре библиотек, библиотечный фонд был и остается элементом системы библиотека, а фонд электронных документов, в рассматриваемом случае - есть подсистема библиотечного фонда.
Библиотеки всегда играли важную роль в собирании, хранении и распространении накопленных человечеством знаний. При гостеприимности библиотечного фонда к электронным документам, именно библиотеки могут и должны внести основной вклад в структуризацию электронного информационно-документного пространства.
В современных условиях технологии электронных библиотек существенно повышают эффективность научных исследований, уровень образования, культуры. Применение новых технологий позволит решить проблему хранения больших объемов информации, осуществить интеграцию разрозненных информационных ресурсов, гармонизировать традиции и новаторство.
3. Библиотечная энциклопедия / Рос.гос.б-ка. - М.: Пашков дом, 2009. - 1300 с.
4. Ведущие российские и зарубежные электронные ресурсы (к 90-летию научной библиотеки КГМА): материалы 2-й науч.-практ. конф. / сост. Р. Ф. Хасанова; под ред. Г. М. Мингазовой. - Казань: КГМА, 2012. - 52 с.
5. Гайнуллина Ю.А., Калантаева Г. А. Практика создания, комплектования и использования электронных ресурсов в Учебно-научном информационном центре Казанского национального исследовательского технологического университета / Ю. А. Гайнуллина, г. А. Калантаева // Электронные библиотеки. - 2014. - №4. - С. 12-14.
6. Линдеман Е. Информационные сервисы библиотеки с электронными ресурсами: как не нарушить закон / Е. Линдеман // Университетская книга. - 2012. - № 8. - С. 58-61.
7. Литвинова, Н.Н. Учет электронных сетевых удаленных документов в библиотеках / Н.Н. Литвинова, Н.И.Хахалева // Библиотековедение. - 2014. - № 1. - С. 35-39.
8. Майстрович ,Т.В. Электронный документ как объект библиотечного дела / Т.В. Майстрович. - М.: Пашков дом, 2011. - 247 с.
9. Степанов, В.К. Электронные библиотеки и полнотекстовые базы данных в Интернете / В. К. Степанов // Библиотековедение. - 2011. - №2. - С. 45-53.
10. Столяров, Ю.Н. Библиотека как система / Ю. Н. Столяров // Библиотековедение. Избранное. - М.: Изд-во РГБ «Пашков Дом», 2012. - С. 55-69.
11. Трофимов, А.Ю. Современная библиотека / А. Ю. Трофимов. - М.: Лира, 2010. - 343 с.
12. Ульянова, Е.Б. Библиотечное дело / Е. Б. Ульянова- М.: РГГУ, 2012. - 237 с.
13. ЭБС в библиотеках: эволюция платформ, контент-сервис и поддержка клиента // Университетская книга. - 2014. - № 5. - С. 54-58.
14. Электронные ресурсы библиотек: создание и использование: метод. пособие / НГОУНБ; сост. Л. И. Соболева. - Н. Новгород: НГОУНБ, 2009. - 48 с.