Хранение, комплектование и использование архивных документов. Правила оформления архивного дела. Нумерация листов дела. Выписка из протокола. Отметка об исполнителе, об исполнении документа и направлении его в дело, о поступлении документа в организацию.
Аннотация к работе
В данной работе я поставила перед собой следующие цели: · изучить документы первой четверти ХХ века; · закрепить умение правильного оформления документов; · освоить алгоритм записи в архив в качестве пользователя; · освоить работу с научно-справочным аппаратом в архиве; Для достижения поставленных целей я записалась в «Государственный архив Владимирской области», где заказала следующие дела: · закрепить умение правильного оформления документов;Обложка каждого дела (Приложение 1) оформляется по установленной форме. Именно он содержит информацию о составе и содержании документов в деле. Если наименование организации или подразделения менялось в течение периода, который охватывает дело, на обложке приводятся оба названия. На обложке необходимо указать архивный шифр: номер фонда, описи, дела по описи. Срок хранения дела указывается в правом нижнем углу обложки, обязательно нужно отразить информацию о дате дела.Каждое выдаваемое из хранилища дело для временного использования должно иметь лист использования документов (Приложение 2).При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила: · листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или каждой части отдельно; · лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, выписками и т.п.) нумеруются как один лист. · подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку; При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист: лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист;В листе-заверителе дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с изложениями и количество вложенных в них листов). Также указывает наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается за верхнюю часть листа на внутренней стороне обложки дела. Акт начала ХХ века (Приложение 5) оформлен без воспроизведения реквизитов бланка, кроме наименования вида документов. Наименование вида документа должно быть определено уставом (положение об организации), должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД: акт, справка, протокол, записка и др.Протокол - это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на заседаниях коллегиальных органов и принятые по ним решения. В протоколе, оформленном в начале ХХ века (Приложение 7), в бланке, в отличие от современного бланка, имеются только два реквизита: наименование вида документа и дата. Наименование вида документа при современном оформлении протокола располагается по центру, пишется большими буквами, жирным шрифтом. В документе начала XX века данный реквизит не выделен, а пишется в одну строку вместе с заголовком к тексту и датой и оформлен с большой буквы маленькими. В протоколе начала ХХ века дата не выделена отдельным реквизитом, а пишется в одну строку вместе с наименованием вида документа и заголовком к тексту.В выписке из протокола, выполненной в 1920-х годах (Приложение 9), присутствуют в основном те же реквизиты, что и в современном документе. Название документа указано на нескольких национальных языках. Выписка объединена с сопроводительным письмом, т.к. указаны соответствующие реквизиты. Выписку из протокола должны были заверять подписью председателя и секретаря, но их подписи отсутствуют, а подпись того кто заверял выписку оформлена по современным меркам оформлена неверно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА», и отсутствует расшифровка подписи. Отсутствует подпись председателя и секретаря, а подпись того кто заверял выписку по современным меркам оформлена не верно, поскольку в настоящее время запрещено ставить предлог «ЗА»(Приложение 12), однако на других документах оно, напротив, указано только полностью (Приложение 13). В документах начала XX века справочные данные мы видим далеко не всегда, но, если они включались в бланк документа, то в них указывались: условный текущий счет; простой текущий счет; адрес почтовый и телеграфный (Приложение 14), в некоторых письмах содержались следующие данные: город, улица, дом, номер телефона (Приложение 15). Справочные данные при современном ГОСТ следует указывать ниже наименования организации, в XX веке они ставились в любом месте (либо после наименования организации, либо после даты и номера, либо от левого поля вертикально). В начале XX века дата располагалось в разных местах, например в письме, данном в Приложении 16, дата проставлена сразу после наименования организации и оформлена трафаретным способом, а в письме, показанном в Приложении 14,
План
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ комплексный анализ архивных дел конца xix начала хх в.
1. АРХИВОВЕДЧЕСКИЙ АНАЛИЗ
1.1 Обложка дела
1.2 Лист использования
1.3 Нумерация листов дела
1.4 Лист-заверитель дела
2. ДОКУМЕНТОВЕДЧЕСКИЙАНАЛИЗ
2.1 А К Т
2.2 Протокол
2.3 Выписка из протокола
2.4 Письмо
3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕННЫЙ АНАЛИЗ
3.1 Резолюция
3.2 Отметка об исполнителе
3.3 Отметка об исполнении документа и направлении его в дело