Класифікація документів: основні завдання та особливості класифікування документів. Характеристика класифікації документів за різними ознаками. Функції документів, їх практичне застосування та особливості використання в різних сферах діяльності.
Аннотация к работе
У процесі розвитку документаційного забезпечення поступово склалися певні документні комплекси - системи документації: наприклад, система розпорядчої документації, система документації з бухгалтерського обліку та звітності, система документації з особового складу, система звітної документації та ін. При роботі з документами дуже важливо знати, до якої системи документації належить той чи інший документ - це багато в чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення. У будь-якій класифікації важливо підстава - ознака або ознаки, відповідно до яких обєкти класифікації розбиваються на класи. Кожний вчений класифікує документи по-своєму, виділяючи з-поміж великої кількості ознак одну чи декілька основних. Класифікація є одним зі способів теоретичного пізнання будь-якого обєкта і має широке використання на практиці.Історично першим практичним способом розподілу документів в логічній послідовності - класи, підкласи і більш дробові частини - є класифікації, що базуються на ознаках змісту документа, зокрема, його тематиці (бібліотеки середньовічної Європи, в країнах Арабського Халіфату) [25]. Комплексний підхід до класифікації документів, що враховує особливості його змісту і форми, бере свій початок в XX ст. одночасно з введенням в науковий обіг понять «документ» і «документація». Перша спроба такої класифікації здійснена Полем Отле в його «Трактаті про документацію» (1934 р.), де закладені основи класифікації, що враховує не тільки деякі ознаки тексту, зокрема особливості знакової природи інформації, але і характеристики форми документа, тобто матеріального носія. Поняття «клас» може використовуватися тому, що будь-який підрозділ класифікації можна назвати класом. Класифікація може бути ієрархічною (коли результати першого поділу знову поділяються на види чи підрозділи, і кожний наступний поділ підпорядковується попередньому) або паралельною, коли поділ за кожною ознакою здійснюється незалежно від попередніх.У ХХ столітті тема класифікації документів не вибуває з реєстру тем постійного інтересу, а його підвищення у 1920-1930-ті та 1960-1980-ті рр. спродукувало значний обсяг літератури різних наукових планів, вартості, методичного й теоретичного змісту [12]. Конструюючи власні пояснення класифікації документів, вони зініціювали не одну дискусію за цією проблемою на сторінках періодичних видань, в університетських аудиторіях, конференц-залах [20]. Не просто складалася ситуація навколо трактувань словосполучень «класифікація документів», «схема класифікації документів». Наріжним каменем термінологічної дискусії між представниками різних галузей знань щодо визначення класифікації, а, отже й того, якою вона має бути, є відсутність конкретного сутнісного розмежування таких понять, як групування, типологізація, систематизація і, власне, класифікація [20]. І, хоча динамічність мови науки не дозволяє одноактно, тобто раз і назавжди зафіксувати її термінологію, утім, поціновування їх форми, змісту, рефлексія щодо них забезпечують користувача подібною інформацією можливістю проникнути в історичність часу, порозумітися колегам, багатоваріантність відповідей на питання, що є класифікація, систематизація, типологізація, групування та інші лексеми синонімічних рядів від них, є свідченням недостатності взаємодоповнювальних процедур спільного пошуку способів пояснень термінів науковцями [20].Як і будь-яка інша система, документ створюється лише тому, що він виконує необхідні суспільству функції. Вивчення функцій документа має суттєве значення для зясування мети створення документа і наявної в ньому інформації, для правильного розуміння ролі документа в суспільстві, дозволяє здійснити більш чітку наукову класифікацію документів, виробити певні вимоги до їх змісту і форм, технології їх обробки та організації, дає можливість підвести теоретичну основу під удосконалення документообігу і деякою мірою управління в цілому. Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функції. Будь-який документ володіє певними функціями, зясування яких важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації і вивчення ролі в даній соціальній структурі та економічній системі. Загальні функції: · інформаційна - документ створюється для передачі або зберігання інформації;Серед них: класифікація документа по ступеню густини інформації в одиниці обєму документа, за обємом, складу основного тексту, структурі, мові, хронології, соціально-культурній цінності документа і т.д. Крім того, кожний вид документа, виділений в самостійний класифікаційний ряд, має власну внутрішню диференціацію, що враховує специфіку того або іншого документа, а також задачі відповідної сфери документально-комунікаційної діяльності. Поняття «документ» широко використовується в усіх сферах громадської діяльності. Документи, що знаходяться в процесі створення, ті, що функціонують на певний момент, і ті, що вже виконали свою роль, повинні бути згруповані, щоб запобігти хаотичності в роботі з ними чи їх подальшому використанні або з
План
Зміст
Вступ
Розділ 1. Класифікація документів
1.1 Завдання і особливості класифікування документів
1.2 Класифікація документів за різними ознаками
Розділ 2. Функції документів та їх практичне застосування
2.1 Функції документів
2.2 Використання документів в різних сферах діяльності