Исследование системы научно-справочного аппарата архива. Классификация и характеристика архивных указателей. Повышения информационно-поискового уровня обработки документов. Характеристика указателей к фондам государственного архива России по истории СССР.
Аннотация к работе
Архивы хранят ретроспективную документную информацию, то есть информацию, созданную в прошлом. Для того чтобы первичную документную информацию легко и быстро отыскать в архиве, она подвергается аналитико-синтетической переработке, в результате которой преобразуется в более сжатую, свернутую, обобщенную или иную форму. Документная информация о составе, содержание поисковых данных архивных документов и архивных фондов, получаемая в результате аналитико-синтетической переработки первичной документной информации с целью ее поиска и использования, называется вторичной документной информацией архивов. Такие системы создаются в архивах и могут быть реализованы в виде традиционных архивных справочников (описей, каталогов, путеводителей, указателей) или в виде автоматизированных поисковых систем, образуя научно-справочный аппарат (НСА) архива. НСА архива призван раскрывать состав и содержание документов с необходимой степенью полноты в различных аспектах и сообщать о месте их хранения (указывать адреса).Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам архива - это комплекс взаимосвязанных и взаимодополняемых архивных справочников, баз данных о составе и содержании документов, создаваемых на единой научно-методической основе для поиска документов и документной информации в целях эффективного использования. Состав СНСА архивов организации определяется видом архива, составом и содержанием хранящихся в нем документов, характером и задачами поиска и интенсивностью использования документов. Эта преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве и в архивах организаций описей дел, документов, каталогов, баз данных с необходимым справочным аппаратом к ним. При создании и развитии СНСА применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе целесообразного состава архивных справочников и баз данных, методики описаний, состава и наполнения справочного аппарата к справочникам, в установлении необходимой очередности работ.Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием их поисковых данных. Указатели в архиве организации могут быть межфондовыми, внутрифондовыми, по форме - электронными, листовыми или карточными, по структуре рубрик - глухими (предметные понятия и их поисковые данные) и аннотированными (предметные понятия сопровождаются пояснениями), по группировке понятий внутри указателей - алфавитными, систематическими, хронологическими. Указатели могут составляться к заголовкам единиц хранения (без их просмотра) или к документам (с просмотром единиц хранения). Указатели к документам могут составляться на документы одной описи, нескольких описей фонда, целого фонда, нескольких фондов. Поисковые данные указателя к единицам хранения одной описи включают порядковые номера единиц хранения; поисковые данные указателя к единицам хранения нескольких фондов одного архива эти данные дополняются номерами описей, фондов.В указатель включены карточки по учету кадров, составленные в учреждениях-фондообразователях, и карточки, составленные в архиве. На карточке указаны: фамилия, имя, отчество, должность, вид и дата документа, поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листы), для ведомственных карточек по учету кадров - номер и дата приказа. На карточках указаны: фамилия, имя, отчество и поисковые данные (номер фонда, описи, дела, листы). Имеются указатели: единые к нескольким описям фонда, отдельные к какой-либо описи фонда, указатели непосредственно к документам фонда (составленные с просмотром документов в делах). Указатели представляют собой систематизированные в алфавитном порядке перечни однородных предметных понятий, наименований (фамилий, географических объектов, названий учреждений, организаций и предприятий, структурных подразделений, видов документов и др.) и ссылочные данные (номера описей, дел, для указателей к документам - и номера листов в деле).В архиве могут создаваться дополнительные справочники системы НСА - указатели, тематические картотеки и перечни документов и дел, аннотированные реестры описей. Указатель - архивный справочник, представляющий собой алфавитный, систематический или составленный по какому-либо другому признаку перечень названий (наименований) предметов, упоминаемых в архивных документах, с указанием поисковых данных этих документов.
План
Содержание
Введение
1. Система научно-справочного аппарата архива
2. Характеристика архивных указателей
3. Характеристика указателей к фондам ГА РФ по истории СССР