Разработка теоретических основ документоведения. Свойства, структура и функции документа. Его основные реквизиты, различие и сходство с другими материальными объектами. Издание документа, оформление, библиографическая обработка и систематический учет.
Аннотация к работе
2.2 Внутренняя структура документаКак и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Документ как целостная система состоит из двух основных слагаемых - информационной и материальной. Отсутствие одной из составляющих превращает документ в не документ (в устную речь, вещь). Документ имеет двуединую природу, т.е. две стороны: содержание (духовная сущность: мысли, идеи) и форму (материальную, вещественную, служащую для закрепления и передачи информации). Документ - полифункциональный объект, т.е. он выполняет множество общесистемных и специфических функций, обусловленных разнообразными потребностями общества в информации, знаниях.Документ - носитель смысла, который передается знаками. Совокупность последовательных знаков, которые передают смысл, содержание документа (сообщение), является его обязательным признаком. Стабильная вещественная форма, обеспечивающая долговременную сохранность документа, возможность многократного (долговременного) использования и перемещения информации в пространстве и времени. Документы - это специально созданные человеком для коммуникационных целей носители информации.Как и всякая система, документ создается обществом лишь постольку, поскольку он выполняет те или иные необходимые обществу функции. Документ - полифункциональный объект, выполняющий ряд взаимосвязанных социальных функций. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т.е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Существует правило: больше информации в возможно меньшем объеме документа (отчет о НИР - статья - монография-учебник - энциклопедия: документы расположены по степени увеличения информационной емкости).Определенную структуру имеют как отдельные элементы документа, так и документ в целом. Значит, документ как целое есть единство составляющих его элементов и компонентов. Составной (сложный) документ состоит из двух или более сообщений (произведений), частей или томов, объединенных общей темой или проблемой, целью, автором и т.п., зафиксированных на нескольких материальных носителях. Разновидность полидокумента: сборник - документ, содержащий ряд произведений; многотомник - документ, состоящий из двух или более нумерованных томов (собрание сочинений), серийное издание - периодическое (журнал, газета, бюллетень) и продолжающееся (серия). Это может быть в том случае, когда полидокумент (на одном носителе) состоит из нескольких сообщений; монодокумент состоит из одного сообщения на нескольких отдельных носителях; любой документ (сообщение) можно поделить на части, фрагменты и рассмотреть их как самостоятельные (разделы монографии, главы, параграфы и т.д.).В разговорной речи издания в бумажной обложке называют книгой в мягкой обложке, а издание в переплете - книгой в твердой обложке. Переплет - прочное покрытие из картона, пластмассы или картонных сторонок, обтянутых кожей, тканью, бумагой, которое соединяется с книжным блоком посредством форзацев и служит для защиты блока от повреждения и загрязнения, а также для первоначальной информации об издании и в качестве элемента художественного оформления. Различают реквизиты - основания, определяющие числовые данные (вес, количество, стоимость, номер, год) и реквизиты - признаки, представляющие в документе нечисловые данные (цвет, марка, фамилия автора, название). Так, к основным реквизитам издания относятся: сведения об авторах и других лицах, участвующих в создании издания; заглавие (название) издания; надзаголовочные данные; подзаголовочные данные; нумерация; выходные данные, шифр хранения издания; индекс УДК; реферат, аннотация, комплексный книготорговый индекс-шифр; знак охраны авторского права; международные стандартные номера (ISSN; ISBN); выпускные сведения. Заглавие (название) указывают в том виде, в каком оно установлено или утверждено автором, издательством или организацией, дающей разрешение на издание.Главной целью курсовой работы было изучить документ как систему и рассмотреть его структуру. Таким образом, я пришла к выводу, что документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще - совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
План
Содержание
Введение
1. Характеристика документа как системного объекта
1.1 Свойства документа
1.2 Признаки документа
1.3 Функции документа
2. Структура документа
Вывод
Главной целью курсовой работы было изучить документ как систему и рассмотреть его структуру. Для этого я изучила свойства, признаки и функции документа и проанализировала, что делает каждый из них. Таким образом, я пришла к выводу, что документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще - совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным. Функции документа тоже играют не мало важную роль для него. Они позволяют уяснить, для чего и с какой целью создан конкретный документ.
Я рассмотрела внутреннюю и внешнюю структуру, на примере изданий, так как здесь она наиболее четко прослеживается. Она оказалась достаточно разнообразной, и я пришла к выводу, что структура документа, в большей степени зависит от его типа и вида. Так и реквизиты документа являются вспомогательным аппаратом, помогающим потребителю ориентироваться в огромном потоке документной информации.
Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных.
В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Для понимания сущности документа в курсовой работе условно разделили информационную и материальную стороны документа и рассмотрели их отдельно.
В курсовой работе рассматривалась характеристика документа как системного объекта, была описана структура документа, охарактеризована информационная составляющая документа, четко разграничено понятие «документная» и «документальная» информация.
Список литературы
Введение
Актуальность исследования документа, его сущности заключается в том, что он присутствует практически во всех сферах деятельности человека. Документ создается для передачи, хранения информации, которая также играет большую роль в современной жизни.
Документ - сложный объект, представляющий собой единство информации и материального (вещественного) носителя. Выяснить его сущность - это задача, которая решается с помощью системного подхода - методологического направления в науке, ставящего своей задачей разработку средств, методов исследования сложноорганизованных объектов - систем (греч. sistema - целое, составленное из частей, соединение).
Документ представляет собой систему - множество закономерно связанных друг с другом элементов и частей как определенное целостное образование, единство. Элемент - предельная единица деления документа. Совокупность однородных элементов, выполняющих необходимую для существования системы функцию, называется подсистемой. Если в системе имеется несколько подсистем, то вся система становится сложной.
Понятие системы относительно, как и понятие элемента. Если системой считать документ как таковой, то его сущностными подсистемами будут информационная и материальная (вещественная, субстанциональная) составляющие, а также конструктивные элементы документа (титульный лист, обложка, переплет, форзац и т.п.), объединенные в сложное целое. Подсистемой документа может выступать и текст, состоящий из глав, параграфов, абзацев. В качестве элементов документа выступают заглавие, предисловие, колонтитул, переплет, форзац и т.п. Документ как целое - это единство составляющих его элементов и подсистем, суперсистема по отношению к ним. С точки зрения совокупности документов, собранных в фондах органов информации, библиотек, архивов, книжных магазинов и др. (в зависимости от масштабов системы) документ становится подсистемой или даже элементом.
Изучение документа как системы состоит в выявлении его элементов, подсистем и связей между ними, то есть в изучении его структуры. Устанавливаются признаки и параметры, характеризующие документ как систему. Определяются функции, выполняемые элементами, подсистемами внутри и вовне этой системы, ее свойства, т.е. качественные отличия, обусловливающие относительную самостоятельность, устойчивость и стабильность данной системы, пригодность документа для использования в социальной коммуникации.
При системном подходе изучаемый документ рассматривается как часть более крупной системы социальных коммуникаций. Поэтому, прежде всего важно выяснить, частью какой более общей системы (целого) является в данном случае документ. Именно этим определяются его возможности, задаются цели существования, функции, выполняемые в обществе, закономерности функционирования.
Документ представляет собой относительно самостоятельную систему благодаря наличию собственных признаков и свойств, обусловливающих его различие и сходство с другими материальными объектами. Признак отражает внешнюю примету, по которой (чаще - совокупности которых) можно отнести наблюдаемый объект к документу. В отличие от него свойство отражает качественное, т.е. внутренне присущее документу отличие. Документ характеризуется наличием всех свойств одновременно (различна лишь степень их проявления), а набор признаков документа в каждом случае может быть индивидуальным.
Документ создается для хранения и передачи социальной информации во времени и пространстве. Именно документ организует, систематизирует информацию, дает ее в фиксированном виде. В любом документе она подается в определенном порядке, обобщении, взаимосвязи различных данных. В документе информация и ее носитель генетически связаны воедино. Однако для понимания сущности документа необходимо условно разделить информационную и материальную стороны документа и рассмотреть их отдельно.
Итак, объектом исследования является документ, как сложная самостоятельная система.
Предметом исследования является сущность документа, его структура и информационная составляющая.
Цель данной курсовой работы: изучить документ как систему и рассмотреть его структуру.
Для достижения цели необходимо решить следующие задачи: · изучить свойства документа, его признаки и функции;
· рассмотреть внешнюю и внутреннюю структуру документа;
· рассмотреть документную информацию
Основу методологии работы составляет системный подход, который поможет изучить свойства документа, его составные элементы, а также рассмотреть документ как организационную структуру, обладающую закономерностями. документ реквизит библиографический1. Кушнаренко П.М. Документоведение: учебник для вузов / П.М. Кушнаренко. - М.: 2010. - 459 с.
2. Кузнецова Т.В. Документационное обеспечение управления: учебно-справочное пособие / Т.В. Кузнецова. - М.: ИМПЭ, 2008. - 314 с.
3. Марков В.Н. Справочник по делопроизводству / В.Н. Марков. - СПБ.: Альфа, 2012. - 200 с.
4. Виноградов В.В. Проблема авторства и теория стилей / Виноградов В.В.; - М., 2011. - 154 с.
5. ГОСТ Р 6.30-97. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М., 2007, с. 2 - 3. С изменениями № 1, утвержденными постановлением Госстандартом России от 21.01.2000 № 9-ст «О принятии и введение в действие изменения ГОСТ Р».
6. Кузнецова, Т.В. Документы и делопроизводство: справочное пособие / Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. - М.: Экономика, 2011. - 302 с.
7. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство: практ. пособие по документационному обеспечению / М.В. Стенюков. - 3-е изд., доп. и перераб. - М.: ПРИОР, 2009. - 95 с.
8. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: справочное пособие / М.Т. Лихачев - М.: 2011. - 101 с.
9. Ларьков Н.С. Документоведение: учебное пособие / Н.С. Ларьков - М.: Гардарики, 2009. - 154 с.
10. Охотников, А.В. Документоведение и делопроизводство: учебное пособие для вузов / А.В. Охотников, Е.А. Булавина - М.: ИКЦ Март, 2009.
12. Сиганова Т.В. Делопроизводство и документооборот: учебное пособие (для студентов экономического факультета) / Т.В. Сиганова - Омск: Изд-во Омгу, 2009.- 71 с.
13. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов: учебное пособие / Ю.Д. Бахтеев, В.Ф. Захаров, И.Н. Наумов - Пенза: Пенз. гос. ун-т, 2013. - 67 с.