Кадровый учет на примере предприятия ТОО "Технология связи" - Дипломная работа

В условиях рыночной экономики информация выступает как один из основных товаров. Успех коммерческой и предпринимательской деятельности связан с муниципальными, банковскими, биржевыми информационными системами, информатизации об оптовой и розничной торговли, торговых домов, служб управления трудом и занятостью, созданием банка данных рынка товаров и услуг, развитием центров справочной и аналитико-прогнозной котировочной информации, электронной почты, электронного обмена данными [1-2]. Подходя к современным требованиям, предъявляемых к качеству работы управленческого звена коммерческой компании, нельзя не отметить, что эффективная работа его всецело зависит от уровня оснащения офиса компании электронным оборудованием, таким, как компьютеры, средства связи, копировальные устройства. За последние несколько лет вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами, в частности с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д. СУБД позволяет сводить воедино информацию из самых разных источников (электронные таблицы, другие базы данных) и помогает быстро найти необходимую информацию, донести ее до окружающих с помощью отчетов, графиков или таблиц.В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе. Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом [3-5]. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий.С точки зрения системы автоматизации делопроизводства, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. В настоящее время основная концепция автоматизации документооборота базируется на принципах управления бизнес-процессами (потоками работ, WORKFLOW), в ходе выполнения которых создаются и движутся документы. Поэтому система должна иметь функцию, позволяющую организовать и спланировать выполнение работ с документами, как по заранее предопределенным маршрутным технологическим схемам, так и с предоставлением исполнителям определенной свободы в принятии решения на своем уровне. 4 Решения и распоряжения Технология регистрации, обработки и контроля распорядительных документов: внешних - постановлений, указов, распоряжений вышестоящих организаций; внутренних - протоколов, приказов, распоряжений отличается от технологии обработки переписки тем, что на контроль ставится не только документ в целом, но и отдельные пункты, переписка и контроль ведется по каждому из них в отдельности. 7 Обработка и хранение собственно документов К регистрационной карточке может быть "прикреплено" любое число файлов, содержащих собственно документ в компьютерной форме представления (например, текст, аудио или видеоматериал и т.д.).Использование информационных технологий, благодаря универсальным возможностям различных программ и программного обеспечения позволяет решать вопросы повышения интенсивности процессов в бизнесе, разрешать проблемные ситуации в сфере управления и контроля над персоналом. При внедрении автоматизации в этом подразделении предприятия, появляется уникальная возможность точного учета сотрудников; оперативного решения таких повседневных задач, как: издание и регистрация приказов и других документов, отслеживание регламента предоставления отпусков, получение и систематизация различной исходящей и входящей информации, многие другие многочисленные заботы и вопросы отдела кадров. Назначение: Автоматизирует управление персоналом: ведет учет личных дел, кадровых операций (приемы, переводы, увольнения, командировки, больничные, отпуска, обучение, аттестации), выводит приказы в соответствии с унифицированными формами, расчитывает остатки отпусков, ведет учет рабочего времени, выстраивает организационную структуру, организует делопроизводство и т.д. Например, можно выбрать подразделение и вызвать список работающих в нем сотрудников или вызвать список командировок сотрудников этого подразделения, а также построить штатное расписание или табель учета рабочего времени или отчет с расчетом отпусков этого подразделения или всей

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ

1. Анализ принципов автоматизации делопроизводства

1.1 Общие понятия документооборота

1.2 Принципы автоматизации делопроизводства

1.3 Автоматизация отдела кадров

2. Проектирование программного обеспечения

2.1 Описание предприятия

2.2 Основание для разработки

2.3 Стадии и этапы создания информационных систем

2.4 Средства разработки информационных систем

2.5 Выбор метода проектирования АИС

2.6 Проектирование базы данных

2.7 Разработка алгоритмов обработки информации

2.8 Анализ алгоритмов работы с базой данных

2.9 Создание форм

2.10 Разработка интерфейса взаимодействия пользователя с системой

2.11 Описание программы

2.12 Описание задачи

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

По отношению к каждому конкретному исполнителю все документы, с которыми он имеет дело, делятся на несколько категорий: 1. входящие, с которыми исполнитель не успел ознакомиться;

2. в работе, которые ждут его действий;

3. на контроле, по которым он ожидает действий от других исполнителей.

В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы: 1. прием и первичная обработка документов;

2. предварительное рассмотрение и распределение документов;

3. регистрация;

4. контроль за исполнением;

5. информационно-справочная работа;

6. исполнение документов и отправка.

Общие требования к системе электронного документооборота

Масштабируемость. Желательно, чтобы система документооборота могла поддерживать как пять, так и пять тысяч пользователей, и ее способность наращивать мощность определялась только мощностью аппаратного обеспечения, на котором она установлена. Выполнение этого требования может быть обеспечено с помощью поддержки индустриальных серверов баз данных, производства, например, компаний SYBASETTVLICROSOFT, Oracle, Informix, которые существуют практически на всех возможных программно-аппаратных платформах, обеспечивая тем самым максимально широкий спектр производительности [6-8].

Распределенность. Основные проблемы при работе с документами возникают в территориально-распределенных организациях, поэтому архитектура системы документооборота должна поддерживать взаимодействие распределенных площадок. Причем они могут быть объединены самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи. Архитектура системы также обязана обеспечивать взаимодействие с удаленными пользователями.

Модульность. Вполне возможно, что заказчику может не потребоваться сразу внедрение всех компонентов системы документооборота, а иногда круг решаемых заказчиком задач меньше всего спектра задач документооборота. Поэтому очевидно, что система должна состоять из отдельньгх модулей, интегрированных между собой.

Открытость. Система документооборота не может и не должна существовать в отрыве от других приложений, к примеру часто необходимо интегрировать систему с прикладной бухгалтерской программой. Следовательно, система документооборота должна иметь открытые интерфейсы для возможной доработки и интеграции.