Знакомство с ключевыми теоретико-методологическими организациями кадрового документооборота. Общая характеристика основанных видов деятельности туристической фирмы ЗАО "Ланта-Тур Вояж", рассмотрение особенностей кадрового документооборота в организации.
Аннотация к работе
Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам Российской Федерации. На данный момент документация имеет очень важные функции: социальную, правовую, функции исторического источника, учета, управленческую, коммуникативную, информационную. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота. Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов. Этот документ призван перечислять обязанности и сферу ответственности работника, область его компетенции, основные критерии, применяемые для оценки эффективности труда, а также структурные элементы управления, связанные с деятельностью сотрудника.Как мы поняли из исследования по данной теме, документооборот предприятия не должен быть произвольным либо стихийным. Необходимость эта исходит из того, что рационализация приводит к сокращению инстанций, которые должен миновать документ при согласовании (так же - подписании). Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом. Анализ документооборота (тем более - если это касается документации отдела кадров) предполагает тщательное и всестороннее исследование организационной структуры управления, в том числе: 1.
Введение
Управление предприятием требует создания определенных управленческих документов. Отсутствие соответствующих документов не дает возможности решения задач планирования и формирования финансирования, отчетности, бухгалтерского учета и, в целом, производственного процесса. Работа с документами предполагает соответствие нормативным актам Российской Федерации. Нормативные акты предусматривают формирование документации по заданным правилам согласно требованиям ГК и ТК РФ, ГОСТА Р 6.30-2003. На данный момент документация имеет очень важные функции: социальную, правовую, функции исторического источника, учета, управленческую, коммуникативную, информационную. Кроме того, документы являются средством управленческой деятельности.
Эффективность деятельности предприятий, по большей части, зависит от его персонала. Наличие ответственных, исполнительных и квалифицированных сотрудников определяет успех фирмы вне зависимости от вида ее деятельности. Данный факт свидетельствует о необходимости знания основ кадрового документационного обеспечения любым директором предприятия. Кадровый документооборот, являясь зафиксированной на материальном носителе информацией (которая имеет юридическую силу), зачастую служит базовым доказательством факта деятельности предприятия. Актуальность данной дипломной работы заключается в том, что в современном обществе организация кадрового документооборота является довольно ответственным моментом деятельности любого предприятия. При этом поддержка надлежащего порядка в кадровом учете является важнейшей обязанностью фирмы. Методологической и теоретической основой исследования по организации кадрового документооборота и учета послужили труды как отечественных, так и зарубежных авторов, а также интернет-источники.
1.Теоретико-методологические организации кадрового документооборота
1.1 Понятие и значение документооборота
Корректное ведение кадровой документации делает возможным, с одной стороны, грамотное построение взаимоотношения с работниками предприятия (в том числе и юридически), и, с другой - избежание риска в процессе разрешения каких-либо трудовых споров с сотрудниками. Кроме того, кадровые документы зачастую становятся предметом интереса со стороны органов контроля (к слову сказать, к подобными органам относится не только трудовая инспекция, но также Пенсионный фонд, МВД и т.д.). Определенные кадровые документы могут быть пригодны в ходе налоговой проверки. Зачастую в роли этих документов выступают первичные учетные документы, посредством которых подтверждается выполнение различных хозяйственных операций.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения: отправки и (или) направления в дело.
Кадровое делопроизводство - это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения. Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и др.).
Полный состав кадровой документации, необходимой к наличию, определить не так-то просто. Окончательный список всех документов отдела кадров зависит от большого количества факторов: местности, сферы деятельности, от условий труда и т.д. вплоть до желаний руководства предприятия.
Однако существуют документы, которые должны быть в наличии в обязательном порядке. Если обратиться в Трудовой Кодекс РФ, то можно
1.2 Информационная характеристика и классификация кадровой документации
Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры - все эти документы проходят через кадровую службу компании. Человеку непосвященному может показаться, что их поток хаотичен, неуправляем. Однако кадровые специалисты знают, что это не так. Внутри компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота.
Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп). Это локальные нормативные акты, распорядительные документы, документы, подтверждающие трудовую деятельность работника, информационно-расчетные документы, официальная внутренняя переписка, журналы (книги) учета и регистрации документов.
Документы, входящие в каждую из этих групп, имеют свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. В своей работе дадим общую характеристику каждой из названных групп внутренних документов организации.
Локальные нормативные акты.
Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливается режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора.
Разрабатываются эти документы в соответствии с действующим трудовым законодательством и не должны ему противоречить. Например, если локальный акт устанавливает для работников дисциплинарное наказание, которого нет в Трудовом кодексе (например, штраф или лишение права на отпуск), то такое наказание будет считаться незаконным. Обратившись в суд
1.3 Организация кадровой деятельности
Главное назначение должностных инструкций состоит в том, чтобы сделать трудовой процесс максимально прозрачным. Этот документ призван перечислять обязанности и сферу ответственности работника, область его компетенции, основные критерии, применяемые для оценки эффективности труда, а также структурные элементы управления, связанные с деятельностью сотрудника.
Чтобы грамотно составить должностную инструкцию, следует тщательно вникнуть в особенности деятельности служащего, подготовить описание рабочего места либо должности так таковой. Внимательный анализ осуществляемых видов работ даст возможность четко определить необходимые требования к конкретной должности, а также перечень знаний и навыков, которыми должен обладать квалифицированный сотрудник.
Должностные инструкции работников кадровых служб тесным образом связаны с основным положением о кадровой службе. Подобные инструкции создаются для каждой конкретной должности и вступают в силу после утверждения руководителем кадровой службы.
Можно привести следующий перечень основных элементов должностной инструкции: общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность и поощрения работника. Стоить отметить, что должностные инструкции могут благоприятно повлиять на психологический климат в организации, разрешить конфликтные ситуации, четко разграничить обязанности между сотрудниками и повысить уровень ответственности.
Должностная инструкция выполняет свои функции в течение длительного времени и, как правило, существует вплоть до появления новой должностной инструкции, призванной заменить устаревшую. Этот организационно-правовой документ является основой, на которой строится вся система регулирования деятельности работника.
Должностная инструкция входит в группу документов со строго
2. Анализ и оценка кадрового документооборота на примере организации
2.1 Анализ деятельности предприятия ЗАО «Ланта-тур вояж»
Предприятие ЗАО «Ланта-тур вояж» было создано по распоряжению его главы в 1998 г. Учредительным документом предприятия является Устав.
Предприятие располагает обособленным имуществом, самостоятельным балансом, расчетным и иными счетами в учредительных банках, бланками, печатью с собственным наименованием, товарным знаком и фирменным наименованием.
Предприятие заняло нишу в туристическом бизнесе, оказывает туристические услуги населению, такие как: бронирование номеров в отелях, организация туров, бронирование билетов на авиаперелеты и т.д.
ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет несколько офисов в г. Москва. Возможен заказ услуг посредством вебсайта. Предприятие имеет представительства в таки городах, как Уфа, Новосибирск, Краснодар, Брянск, Курск, Липецк и т.д. Кроме того, оно располагает региональными уполномоченными агентствами. На рис. 1 изображена организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»
Рис. 1. Организационная структура туристической фирмы ЗАО «Ланта-тур вояж»
2.2 Кадровый документооборот в организации ЗАО «Ланта-тур вояж» кадровый документооборот туристический фирма
С помощью документов Общего отдела осуществляется обеспечение управления в ЗАО «Ланта-тур вояж».
Рациональность является элементом осуществления работ с документами в ЗАО «Ланта-тур вояж» и определяется скоростью исполнения и перемещения документов и уровнем обеспечения руководителей предприятия документационной информацией.
Нужно сказать, что в основном правильная организация работы с документами зависит от четкого разделения функций и исходящих из них обязанностей работников предприятия. Когда работник точно осведомлен о своих обязанностях, то это способствует повышению его ответственности и в это же время делает невозможным повторение операций при работе с документами.
Таблица 7. Документооборот ЗАО «Ланта-тур вояж» за 2008-2010 гг
Год Количество входящих документов Количество исходящих документов Количество внутренних документов Итого
2008 3128 1476 4580 9184
2009 3919 1340 5680 10939
2010 4875 1690 6100 12665
Данная таблица указывает на количество общего документооборота.
Стоит представить таблицу документооборота отдела кадров за указанный ранее период времени.
Таблица 8. Документооборот в отделе кадров
Год Документооборот в отделе кадров
2007 256
2008 276
2009 289
2010 301
Если внимательно приглядеться к данной таблице, можно заметить тенденцию к повышению количества оборота документов за последние несколько лет. И это не удивительно - постоянный рост компании, открытие все новых
2.3 Система электронного документооборота
Система документооборота - выстроенная система движения документации, подтверждающей осуществление всех операций сотрудников предприятия (хозяйственных операций), с должностным инструктажем каждому участнику бизнес-процесса.
Управлять системой документооборота нельзя без гарантии того, что электронные документы сохраняются. Сохранность электронных документов можно разделить на физическое сохранение фалов, позволяющее считать информацию по прошествии любого времени и обеспечение воспроизведения электронной документации.
Ведение документооборота или система документооборота в наше время - это спрос на быстроту и легкость решений, обеспечивающих отдачу в тот же момент. Именно по этой причине в ЗАО «Ланта-тур вояж» система электронного оборота документов основывается на базе пакета прикладного программного обеспечения «Канцлер», работающего на платформе Lotus Domino/Notes.
С помощью такой системы обеспечивается строгий регламент и формальный контроль движения документации вне организации и внутри нее на основе коммуникационных и информационных технологий.
Система электронного оборота документов способна не только регистрировать определенные события и действия, но и поддерживать непосредственно сами процессы работы над документацией.
До 80% сотрудников организации (то есть практически все) из всех ее подразделений пользуются системами электронного документооборота.
Такая система электронного документооборота помогает проделывать весь цикл работы с документацией ЗАО «Ланта-тур вояж». Система позволяет создавать, вносить изменения, пересылать, просматривать, согласовывать документы, создавать поручения по документации, контролировать исполнение этих поручений, подписывать документы цифровой электронно-цифровой подписью, регистрировать их, сдавать на хранение в архив, хранить в текстовом и графическом формате столько, сколько нужно, удалять и т.д.
3. Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота и их оценка на примере организации ЗАО «Ланта-тур вояж»
3.1 Недостатки организации кадрового документооборота организации ЗАО «Ланта-тур вояж»
Ранее мы провели анализ документооборота (в частности - кадрового документооборота) ЗАО «Ланта-тур вояж». Этот факт позволяет нам сделать определенные выводы относительно структуры документооборота и его недостатков.
Обратим внимание на следующую таблицу: Таблица 13. Недостатки документооборота ЗАО «Ланта-тур вояж» и пути их решения
Основные недостатки документооборота предприятия Пути решения
Отсутствие электронной подписи при отправке документов ЭЦП
Отсутствие положения об экспертной комиссии Регламент
Небольшие недостатки: 1. Нарушение правил оформления документов 2. Отсутствие номенклатуры дел 3. Приказы по личному составу регистрируются с приказами по основной деятельности. Индивидуальное исправление
А теперь рассмотрим данную в таблице информацию поподробнее.
1. Действующее устройство системы делопроизводства ЗАО «Ланта-тур вояж» имеет ряд недостатков.
Нет четкого порядка регистрации документов (директивы по личному составу фиксируются с указами по основной деятельности); имеются нарушения правил подготовки и оформления документов; нет перечня дел Компании. При внутренней переписке работники Компании применяют 2 вида документов - служебные и докладные записки. Служебная записка - акт, не вошедший в имеющуюся официальную систематизацию, широко применяется при передачи и сообщении информации от 1-го должностного лица иному. При этом записка исполняет особую роль - уведомление руководителя о нештатных обстановках, срывах правил внутреннего распорядка и т.д. Эти 2 документа по своему оформлению и содержанию схожи, и видится
3.2 Рекомендации по совершенствованию кадрового документооборота в организации «Ланта-тур вояж»
Рассмотрим вероятные пути ответов очерченных задач назначения повышения производительности документооборота компании.
Для увеличения производительности оборота документов компании и ликвидации выявленных недочетов нами разработаны последующие мероприятия: Исключение недочетов в имеющемся порядке системы делопроизводства ЗАО «Ланта-тур вояж».
Отмеченные недочеты в обороте документов имеют все шансы быть устранены путем абсолютной автоматизации документирования работы предприятия. При этом, как уже рассказывалось раньше, можно ввести «1С: Система электронного оборота документов «Управление делами», что разрешит вести отдельно регистрацию бумаг личного состава и указов по основной работе, при чем каждому виду документов будет присваиваться собственная нумерация. Не считая того, подготовка и оформление документов будет протекать без ошибок и значительно быстрее.
Высокофункциональные возможности системы «1С: Система электронного оборота документов «Управление делами»: Управление процессами бизнеса предприятия (BPM);
Внутренний оборот документов предприятия;
Управление связями с контрагентами (CRM);
Другие возможности.
Рассмотрим отдельные подпункты системы детальнее.
Комфортное меню разрешает войти в любой подпараграф, раскрывая его более тщательно.
Пункт «Приказы».
Документ работает для регистрации приказов компании разнообразного вида. Внедрение категорий бумаг разрешает удобно осуществить работу с различными видами приказов
Вывод
Документооборот является существенной частью любой организации.
Как мы поняли из исследования по данной теме, документооборот предприятия не должен быть произвольным либо стихийным. Для его правильного формирования необходим тщательный, всесторонний анализ; причем анализ этот должен быть как документальной, так и управленческой деятельности организации. Необходимость эта исходит из того, что рационализация приводит к сокращению инстанций, которые должен миновать документ при согласовании (так же - подписании). В конечном итоге все это дает значительную экономию труда, вложенных сил, а так же рабочего времени.
Движение документов на предприятии предопределено его управленческим процессом.
Анализ документооборота (тем более - если это касается документации отдела кадров) предполагает тщательное и всестороннее исследование организационной структуры управления, в том числе: 1. Исследование должностных инструкций, как сотрудников организации, так и ее руководителей;
2. Исследование штатного расписания;
3. Исследование положения об организации.
Все это сделает возможным правильное определение типа делопроизводства, анализа распределения обязанностей между управляющими структурами, четкого очерчения их компетенции и прав, изучения взаимосвязи всевозможных уровней и ступеней производства и управления.
Анализ кадрового документооборота ЗАО «Ланта-тур вояж» показал, что организация документационной деятельности предприятия ведется на достаточно высоком уровне. В условиях современного мира важным является тот факт, что в фирме внедрена система электронного документооборота, хоть и с определенными недочетами.
Но анализ также показал, что на предприятие имеются определенные недостатки: нарушение шаблона оформления (также - подготовки) документов, отсутствие упорядоченного порядка осуществления регистрации документа,
Список литературы
1. Андреева В.И. Делопроизводство: Практ. пособие: 8-е изд., перераб. и доп. - М.: Интел-Синтез, 2008. 340 с.
2. Афанасьев В.Г., Урсул А.Д. Информация и управление: Философско-методические аспекты.- М.: Наука, 2007. 290 с.
3. Бусыгин А. Введение в предпринимательство. Книга для тех, кто задумывается о создании собственного дела. - М.: 2009. 387 с.
4. Основы предпринимательской деятельности/ под. ред. В.М. Власовой. - М.: Финансы и статистика, 2006. 404 с.
5. Гаврилова А.Н. Финансы организаций (предприятий): Учебное пособие/ А.Н. Гаврилова, А.А. Попов. - М.: КНОРУС, 2006. 431 с.
6. Кибанов А.Я. Управление персоналом организации. Практикум. - М.: Инфра - М, 2008. 347 с.
7. Колесник Е.Н. Документирование управленческой деятельности: В 3 кн. - Кн. 1. Управленческое документоведение. - УРАГС: Екатеринбург, 2008. 391 с.
8. Костров А. Основы информационного менеджмента. Учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2009. 378 с.
9. Документирование и организация работы с кадровыми документами: практическое пособие / под рук. А.С. Красавина. М.: Инфра - М, 2004. 440 с.
10. Кудряев В.А. Организация работы с документами. Учебник - 2-е издание, М.: ИНФРА-М, 2007. 439 с.
11. Введение в специальность «Документоведение и документационное обеспечение управления»: учебное пособие - 2-е изд., перераб. и доп. // под рук. Т.В. Кузнецовой. М.: Приор, 2006. 346 с.
12. Лэйхифф Дж. Бизнес-коммуникации. Стратегии и навыки,Питер, 2006. 387 с.