Обзор существующих средств автоматизации формирования сопутствующей документации при использовании производственных ресурсов, определение их возможностей и преимуществ. Исследование средств по автоматизации управления электронным документооборотом.
Аннотация к работе
· Проверить эффективность выполненных алгоритмов системы автоматизированного формирования документации для ООО «Телеком Медиа». В каждой инстанции документ должен быть проверен, учтен и отправлен далее. Задача автоматизации документооборота - автоматизировать процесс прохождения договоров и других документов, что позволит упростить управление бизнес-процессами. Большинство средств автоматизации документов позволяют маршрутизировать поток документов и осуществить контроль за выполнением документов, в основе этих средств лежит построитель процедур, который отражает маршрут направления документов и алгоритм по их обработки. Любой из документов в системе DOCS Open имеет учетную карточку.
Введение
В данной работе рассматриваются алгоритмы автоматизированного формирования сопутствующей документации при использовании производственных ресурсов.
В современном бизнесе важную роль играет автоматизация процессов, настолько, что автоматизация коммерческого предприятия стала уже привычным явлением. Уже невозможно представить себе бухгалтерский или складской учет без применения специализированных программных средств. Например, торговые представители применяют специализированные приложения для выполнения процессов по оформлению и отправки заказа в офис непосредственно с мобильного телефона или планшета, довольно значительный уровень заказов осуществляется непосредственно с сайта, причем в форме готовых к обработке документов.
Целью этой работы является повышение эффективности формирования документации web-студии «Телеком Медиа».
Для достижения поставленной цели были решены следующие исследовательские задачи: · Провести анализ существующих алгоритмов автоматизированного формирования сопутствующей документации для web-студий.
· Составить математическое описание системы автоматизированного формирования документации для web-студий.
· Выполнить программную реализацию системы автоматизированного формирования документации для ООО «Телеком Медиа».
· Проверить эффективность выполненных алгоритмов системы автоматизированного формирования документации для ООО «Телеком Медиа».
Постановка задачи
Деятельность web-студий связана с оформлением документов о предоставлении услуг - договоров, счетов-фактур, актов и др. В каждой инстанции документ должен быть проверен, учтен и отправлен далее.
Задача автоматизации документооборота - автоматизировать процесс прохождения договоров и других документов, что позволит упростить управление бизнес- процессами.
Для эффективности бизнес-процессов компании должны работать с программным обеспечением, которое позволит web-студиям моделировать, осуществлять, выполнять, контролировать и оптимизировать свои процессы.
Обзор существующих средств автоматизации формирования сопутствующей документации
В этом разделе были изучены следующие средства: docs open, action workflow, staffware и excalibur EFS
Большинство средств автоматизации документов позволяют маршрутизировать поток документов и осуществить контроль за выполнением документов, в основе этих средств лежит построитель процедур, который отражает маршрут направления документов и алгоритм по их обработки.
Далее были рассмотрены программные продукты, относящиеся к Business Process Management (управление бизнес-процессами): Customer Relationship Management(CRM) и Customer Experience(CE)
Электронные документы являются всеми документами, которые сформированы электронными средствами в виде графических и текстовых файлов.
Система по управления документами DOCS OPEN
С помощью программного продукта DOCS OPEN стало возможно выполнить организацию электронного архива в компании. Данный продукт предназначен для обработки, хранения и поиска информации хранящейся на различных накопителях.
DOCS OPEN построен по архитектуре “клиент-сервер”. У продукта есть минимум два сервера: сервер библиотеки, хранящий карточки документов, и сервер документов, который хранит их. Указанные сервера могут эффективно работать на одной машине. Сервер документов может строиться на базе каждой сетевой операционной системы. Ключевой особенностью является то, что компания основное внимание уделяет поддержке Novell NETWARE и Windows NT.
Проект по хранению файлов DOCS Open базируются на сетевой системе файлов и иерархической системе по управлению их хранения. Они находятся в файлах, размещенных на файловом сервере. Так же имеется возможность удалять не часто используемые файлы в полуавтоматическом режиме. Редакцию документов выполняют по месту их расположения. Любой из документов в системе DOCS Open имеет учетную карточку. В указанном проекте есть возможность проводить поиск документов по его содержанию.
Возможности по поиску в указанном документе базируются на интерфейсе по запросу по образцу QBE (Query By Example). Для определения расположения документа, нужно заполнить карточку документа. В ответ на это система предоставит перечень документов, которые соответствуют введенной информации. У пользователей есть возможность необходимые документы объединить в папки.
DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов и они располагаются на тех серверах, где они изначально были расположены. Документы могут передаваться пользователю только, когда он понадобиться для выполнения обработки.
Во время корректировки он изменяется непосредственно по месту хранения. Данный проект выполняет редактирование с временным копированием файлов на локальный диск.
Одной из сильных сторон DOCS Open является возможность проведение распределенных и удаленных архивов данных.
У DOCS Open имеется развитые средства по защите документов. Она может определить права доступа к карточкам документов, а также к его телу.
Система по управлению документами Excalibur EFS
Excalibur EFS является иным примером по управлению электронными. Серверное программное обеспечение данного средства работает в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут функционировать на операционной системе MS Windows. В качестве базы данных учетных карточек могут использоваться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Excalibur EFS применяет ранее не известные технологии нейронных сетей и искусственного интеллекта и созданные на них технологии нечеткого поиска полного содержания документов и “компактный” способ по индексированию (3 около 0% исходного текста против 70-100% для поиска полнотекстового). Нечеткий поиск снижает к минимуму ошибки по распознаванию символов, правописания по запросам поиска и неточности по набору при выполнении ввода. Пакет основывается на оригинальной системе адаптивного распознавания образов APRP и выполнен за счет механизма нейронных сетей. Указанная технология выполняет индексацию содержания документов в автоматическом режиме, это позволяет исключить определение выбора вручную ключевыми словами и предоставляет возможность проведение нечеткого поиска каждого слова в необходимом документе.
Средства по автоматизации документооборота
В настоящее время в большинстве государств популярны автоматизированные системы построения и управления деловыми процессами в компаниях. Благодаря этим средствам имеется возможность организовывать технологию электронного документооборота в организации, а также технологию по выполнению контроля исполнения задач и загрузки персонала. Указанные системы следует отнести к типу workflow. Необходимо отметить, у них целью является не отказ полностью от бумажных документов (это невозможно по нескольким причин, основными из которых является юридический характер), а приведение к минимуму перемещение бумажных документов внутри компании. автоматизация формирование документация документооборот
Пакет по управлению документооборотом Action Workflow
Иногда имеется потребность по организации некоторых маршрутов деятельности над документами (маршрутизация) и выполнению контроля исполнительской дисциплины. Когда нет постоянных маршрутов по обработки данных и желательно выполнить параллельную или же последовательную рассылку нужных документов, можно применять “свободный маршрутизатор”, разработанный и интегрированный в систему DOCS Open. За счет него имеется возможность из перечня пользователей этой системы или их групп указать нужных адресатов, определить время работы, выполнить просмотр статус работ (получена / прочитана / выполнена и т.д.), наблюдать за историей над какими либо данными. В тех случаях, когда есть довольно стабильные маршруты по их хождению, предпочтительнее применять продукт Action Workflow организации Action Technologies.
Пакет электронного документооборота Staffware
Этот пакет работает по технологии “клиент-сервер”, относится к классу workflow и можно охарактеризовать такими особенностями: · поддержка коллективной деятельности с многочисленными задачами и большого количества исполнителей;
· динамическое управление и выполнение контроля исполнения работ;
· интегрируемость с разнообразными приложениями под Windows и Unix;
· применение разнообразных платформ.
У STAFFWARE есть простой способом по маршрутизации потока документов и осуществлению контроля выполнения документов по их времени и дате исполнения. Она имеет возможность проводить интеграцию с иными продуктами, которые поддерживают ввод входящих документов в автоматизированном режиме, ведение архива по документам, криптографическую защиту данных и др. Для более мощных систем документооборота есть такие версии, как STAFFWARE on Oracle и STAFFWARE on Infirmix.
У STAFFWARE имеется удобный графический построитель процедур, который наглядным образом отражает маршрут по прохождению документов и алгоритм по их обработки. Система электронного документооборота представляет собой многообразие процедур, у которых имеется возможность модифицироваться и пополняться. Любая из процедур увязывает совокупность файлов, из которых одни будут родителями, а другие - потомками. Отдельно взятый документ может быть родителем для одних и потомком других файлов. Отношения между всеми документами являются их связью с процедурами и внутреннее описание любого документа, а также идентифицируют его в общем потоке. Этот идентификатор может применяться для организации архивов документов для наиболее быстрого проведения поиска. Документы-потоки порождаются при выполнении этапов процедур STAFFWARE в каждых доступных приложениях MS Windows, в том числе текстовые процессоры, электронные таблицы, процессоры мультимедиа и др.
В заключение следует сказать, что комбинация методов и средств по офисной автоматизации, систем по управлению базами данных (ввод, хранение и проведение поиска структурированных данных), систем workflow (управление, маршрутизация и координация передвижения документов, осуществление контроля за своевременностью их обработки) и систем по управления электронными документами (ввод, хранение, выполнение поиска неструктурированных данных), а также интеграция программных продуктов, которые реализуют указанные методы, выполняет комплексную автоматизацию офисной деятельности.
Список литературы
1. Rybanov A., Tretyakova V. Application of Fitts"s law to the assessment of users" skills of work with computer devices of targeting//Pedagogical and psychological problems of the modern society: scientific approaches to the study and overcoming practices 2nd edition: research articles. Science editor: A. Burkov.San Francisco,California,USA, 2015. С. 39-47.
2. Никулица Д.В., Свиридова О.В., Абрамова О.Ф. Анализ алгоритмов автоматизации управления редакционным отделом издательства // Современная техника и технологии. 2014. № 6 [Электронный ресурс]. URL: http://technology.snauka.ru/2014/06/3874
3. Рыбанов А.А. Оценка сложности физической схемы реляционной базы данных//Современная техника и технологии. 2014. № 9 (37). С. 26-30.
4. Рыбанов А.А., Морозов А.О. Автоматизация расчета метрических характеристик физических схем баз данных на основе концептуальных графов//Молодой ученый. 2014. № 9 (68). С. 26-30.
5. Рыбанов А.А., Усмонов М.С.О., Попов Ф.А., Ануфриева Н.Ю., Бубарева О.А. Информационные системы и технологии/Научный ред. И. А. Рудакова/Центр научной мысли (г. Таганрог). Москва, 2013. Том Часть 4. -90 с.
6. Свиридова О.В., Макушкина Л.А. Программная реализация математической модели документооборота в транспортном отделе предприятия // Свиридова О.В., Макушкина Л.А. Московское научное обозрение. 2012. № 6. С. 17-21.
7. Шмаков, Н.В. Автоматизация работы на малых предприятиях / Н.В. Шмаков, Ю.Г. Некрасов // Механики XXI Веку. - 2016. - № 15. - С. 95-99.