Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции и свойства, выгоды от внедрения. Анализ систем управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское. Основные этапы и методология внедрения системы.
Аннотация к работе
Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, которая необходима для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации.Документы выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями, отдельными сотрудниками, партнерами, клиентами и вышестоящими организациями. Но при дальнейшем росте объемов деятельности возникает следующее, работа с документами требует все больше ресурсов и начинает замедлять скорость работы организации, а также, что очень важно, - скорость принятия управленческих решений. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между организациями, подразделениями одной организации, группами пользователей или пользователями. Для таких систем в качестве критериев эффективности могут использоваться следующие параметры: ограничение на объем электронного архива документов; Например, пользователь текстового процессора MS Word, открывая файл, имеет возможность обращаться к библиотекам и папкам СЭД, При сохранении документ автоматически помещается в базу данных системы.Низкой эффективности ручной работы с документацией с одной стороны и наличием уже внедренных на предприятиях САПР, существовании необходимых программно-аппаратных средств и создания электронного архива, с другой стороны. К работам могут быть привязаны документы, но не документы являются базовым объектом этих систем. При этом базовым понятием в системе может быть как сам документ, так и задание, которое нужно выполнить. Данные системы активно используются в государственных структурах управления, которые отличаются развитой иерархией, имеют определенные правила и процедуры движения документов. При внедрении таких систем на крупных предприятиях важно определить, предоставляет ли система возможность эффективного администрирования, обработки больших объемов информации, интеграции с автоматизированными системами управления производством, масштабируемости, поэтапного внедрения, учета территориальной распределенности, сложной организационной структуры, ролевого принципа организации доступа и т.д.В частности, современная система управления документами должна обеспечивать все библиотечные сервисы (рис.8.) Обеспечивает возможность работы с документом вне системы. При подготовке документов для внешних организаций документ формируется и отсылается на рассмотрение клиенту. В ходе работы над документом возникает необходимость вернуться к предыдущей версии, поэтому полезно ее хранить. Для обеспечения системы разграничения доступа к документам нужно реализовать управление группами пользователей, ролями и т.д.№ 106-РМ было утверждено Положение о муниципальном округе в столице, в котором городской округ (регион) определялся как изначальная административно-территориальная единица Москвы. Конституция РФ провозглашает Российскую Федерацию демократическим государством и формами народовластия в РФ считается районное самоуправление. Нередко жители нашей страны, сталкиваются с работой органов районного самоуправления, так - как городская власть наиболее приближена к горожанам и занята, решением их трудностей. К органам местного самоуправления относятся: - представительственный орган местного самоуправления - муниципальное Собрание, образуемое в соответствии с федеральными законами, законами города Москвы, Уставом муниципального образования; Впервые данное понятие приводится в ст.12 и ст.132 Конституции Российской Федерации 1993 года, в соответствии с которой органы местного самоуправления обладают полномочиями по самостоятельному решению вопросов местного значения, а также могут наделяться государственными полномочиями.Первый вариант: первый день недели проводится планерка, на которой со всеми работниками обсуждаются текущие дела, произошедшие изменения и раздаются поручения от главы управления - до начальников отделов - к работникам. В случае если рассматривать бухгалтерию, то бухгалтер исполняет воздействия по созданию и редактированию документов в программе 1С: Предприятие, системе банк - клиент и другие. Второй вариант: по мере исполнения личных текущих дел программеры, юрист, экономист и бухгалтерия делают документы. Отсутствует возможность: подписывать документы напрямик в программе при помощи эле
План
Содержание
Введение
1. Теоретический обзор использования систем электронного документооборота
1.1 Система электронного документооборота: предпосылки внедрения, определение, основные функции и свойства, выгоды от внедрения
1.2 Общая классификация систем электронного документооборота
1.3 Совершенствование систем электронного документооборота
2. Анализ систем управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское
2.1 Анализ объекта исследования ВМО Тверское
2.2 Анализ системы электронного документооборота ВМО Тверское
3. Анализ эффективности использования системы
3.1 Этапы внедрения СЭД "Босс-референт"
3.2 Преимущества процедуры использования системы
3.3 Методология внедрения СЭД "Босс-референт"
Заключение
Список использованных источников и литературы
Приложения
Введение
Развитие науки и техники, возникновение новых форм собственности, расширение экономических и культурных связей, активизация общественных процессов привели к резкому увеличению объемов информации, которая необходима для управленческой деятельности. От ручной обработки информации, содержащейся в документах, которая применялась еще в начале XX века, до механизированной, а затем и автоматизированной - таким путем проходил процесс рационализации работы с документами. Однако нельзя автоматизировать беспорядок, необходимо сначала упорядочить документацию, которую предстоит обрабатывать и использовать.
Документ является основным способом представления информации в любой организации. Эффективность управления предприятием зависит от того, насколько разумно в нем организовано управление документооборотом.
Малоэффективное использование накопленных документов (или их утрата) может привести к потере или разрушению информации. Вовремя не полученный документ - это, прежде всего, потерянные деньги, время и упущенные возможности.
Вследствие этого, на любом предприятии, рано или поздно встает проблема систематизации, обработки и безопасного хранения значительных объемов информации. Важную роль в оптимизации деятельности предприятия любого размера и профиля деятельности играют современные системы электронного документооборота. Они позволяют успешно решить задачу эффективной работы с огромным количеством документов (включая прием, регистрацию, контроль исполнения, хранение, анализ информации, создание информационно-поисковых систем).
В настоящее время на большинстве предприятий корпоративная информация (договоры, прайс-листы, приказы, деловая переписка, финансовая документация и др.) хранится в бумажном виде (около 70%), создавая немалые трудности при ее поиске. И только около 30% информации хранится в электронном виде, которая часто располагается неупорядоченно на файл-сервере. При этом практически неизбежно возникает дублирование информации, а также не обеспечивается поддержка разных версий документов и безопасность их хранения. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения.
Актуальность выбранной темы: Данная тема очень актуальна в век информации, поскольку документы в наше время выступают как универсальный инструмент управления, обеспечивают взаимодействие между подразделениями и отдельными сотрудниками. Но при росте объемов деятельности возникает парадокс - работа с документами требует все больше ресурсов и замедляет работу всей организации. Один из способов решения проблемы - использование специального программного обеспечения - систем электронного документооборота. Системы электронного делопроизводства обеспечивают работу с электронными версиями документов и реквизитами регистрационно-контрольных форм в соответствии с принятыми в стране правилами и стандартами делопроизводства. Системы электронного документооборота обеспечивают строго регламентированное и формально контролируемое движение документов внутри и вне организации на основе информационных и коммуникационных технологий.
Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота. К ним относятся: Docs Vision 2.0 "Архив - Делопроизводство", Система КРОН, "Кодекс: Документооборот" "Company Media - Делопроизводство", "Гран - Док", "БОСС - Референт", СЭД "РЕКОРД" и др.
Благодаря современным электронным системам документооборота, секретари и другие работники делопроизводства смогут уделять больше времени качеству подготовки управленческих документов. Ведению номенклатуры дел, контролю исполнительской дисциплины и соблюдению нормативных требований. Главное при этом - улучшение взаимодействия всех подразделений организации, повышение управляемости, а также достижение более высокой оперативности в работе. Ведь для госаппарата быстрота реагирования - одна из важнейших характеристик эффективности функционирования его учреждений. В коммерческих структурах - это важное условие повышения конкурентоспособности организации, получения выигрыша за счет более быстрой реакции на изменение конъюнктуры. Все это определяет актуальность и практическую значимость избранной темы.
Для современного документоведения важны исследования возможностей современных информационных технологий с точки зрения их использования в управлении документацией. Необходимы анализ накопленных достижений в области теории и практики документоведения, выявление тенденций их дальнейшего развития и получение на этой базе новых научных результатов.
Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечить их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
Целью дипломной работы является исследование электронного документооборота, его особенностей и перспектив развития.
Задачами дипломной работы является: 1. Провести теоретический обзор использования систем электронного документооборота в организации.
2. Провести анализ систем управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское.
3. Проанализировать эффективность использования системы управления электронным документооборотом на примере ВМО Тверское.
4. Дать рекомендации по усовершенствованию электронного документооборота в организации.
Объектом исследования является внутригородское муниципальное образование Тверское.
Предметом изучения - системы управления электронным документооборотом в ВМО Тверское.
Вопросы организационного развития предприятий рассматриваются многими авторами. Можно говорить о становлении отечественной научной школы, в формирование которой внесли вклад Баласанян В.Э. учебник "Электронный документооборот - основа эффективного управления современным предприятием"; Витин, Ю.Г. учебник "От документооборота классического - к электронному"; Кочеткова, П. учебник "Система автоматизации делопроизводства" и др. Вместе с тем, следует отметить, что в этих работах преимущественно рассматриваются теоретические подходы к вопросам разработки и внедрения организационных нововведений, а конкретные рекомендации по практическим преобразованиям существующих систем управления промышленным предприятием имеют ограниченный характер. Многие положения этих работ требуют в настоящее время переосмысления и "привязку" к новым условиям функционирования предприятий.
Методологическая основа исследования состояла в применении метода диалектики как общенаучного метода познания, а также ряда частных научных методов: описания, моделирования, системного анализа в их различном сочетании.
Данная работа состоит из введения, трех разделов, заключения, списка используемой литературы и приложения.
В первом разделе рассматривается теоретико-методологический обзор использования систем электронного документооборота.
Второй раздел посвящен анализу системы управления электронным документооборотом на примере внутригородского муниципального образования Тверское в городе Москве. В ходе проведения, которого были выявлены как сильные стороны его деятельности, так и недостатки, препятствующие рациональному функционированию системы управления и усложняющие процесс документооборота.
В третьем разделе на основе проведенного анализа представлены конкретные практические предложения по совершенствованию системы управления ВМО Тверское, произведен анализ эффективности использования выбранной системы.
В Заключении подведены итоги дипломного исследования, а также кратко излагаются полученные выводы. электронный документооборот внедрение методология