Основные понятия документационного обеспечения управления. Нормативно-методической базы делопроизводства. Организация документационного обеспечения предприятия. Рекомендации по совершенствованию организации информационно-документационного обеспечения.
Аннотация к работе
Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы. Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).Термин «делопроизводство» означает отрасль деятельности, обеспечивающую документирование и организацию работы с официальными документами. Делопроизводство - это отрасль деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами. Терминология, используемая при работе с документами в управлении и архивах, закреплена в ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Определения ключевых понятий в области создания документов («информация», «документированная информация», «документ» и др.) содержит Федеральный закон от 20 февраля 1995 г, № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации». Документированная информация (документ) определяется в Законе как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.Документационное обеспечение управления - деятельность, охватывающая организацию документирования и управления документацией в процессе реализации функций учреждения, организации и предприятия. Организация работы с документами в Компании включает в себя рациональный документооборот, создание информационно-поисковых систем по документам, подготовку документов и передачу в ведомственный архив. В целях упорядочения документооборота, сокращения количества и повышения качества документов, создания условий применения современных технических средств обработки документной информации, повышения эффективности работы аппарата управления, ГСДОУ установлены и закреплены единые требования к организации работы со всеми документами в организациях. Служебная записка - документ, широко использующийся при сообщении и передаче информации от одного сотрудника Компании другому, но в существующую официальную классификацию этот документ не входит. Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы. Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы: - руководство предприятия теряет целостную картину происходящего; - структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга; - в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты; - это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.; - руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации. Современные требования к организации документационного обеспечения управления предполагают создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания/получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения.
План
Содержание
ВВЕДЕНИЕ
1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ ИНФОРМАЦИОННО - ДОКУМЕНТАЦИОННОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
1.1 Основные понятия и терминология документационного обеспечения управления
1.2 Нормативно-методическая база делопроизводства
2 ОЦЕНКА ИНФОРМАЦИОННО-ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
2.1 Характеристика ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
2.2 Организация документационного обеспечения управления
ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
3 МЕРОПРИЯТИЯ, НАПРАВЛЕННЫЕ НА СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА В ООО «ГЛОБУС-СТАЛЬ»
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ
Вывод
Документы как носители информации выступают в качестве неотъемлемого элемента внутренней деятельности любого предприятия, обеспечивая взаимодействие структурных частей и в частности отдельных сотрудников. В деятельности организации документы служат основанием для принятия управленческих решений, доказательством их исполнения, источником для обобщения и анализа информации, а также материалом для справочно-поисковой работы. Правила составления и оформления реквизитов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», где в определенной последовательности перечисляются реквизиты, присущие всем видам документов. Каждый документ несет в себе определенную информацию и имеет индивидуальную форму и реквизиты, причем для многих документов число реквизитов, строго ограничено. В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Главным реквизитом документа является его текст - речевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи. Документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке, называется управленческим (официальным).
В большинстве случаев документационное обеспечение управления деятельности российских организации осуществляется стихийно и не принимается во внимание существующий богатый опыт совершенствования ДОУ. При этом в организации могут возникнуть следующие проблемы: - руководство предприятия теряет целостную картину происходящего; - структурные подразделения перестают гармонично осуществлять свою деятельность, так как не имеют полной информации о работе друг друга; - в связи с этим снижается качество обслуживания и способность предприятия поддерживать внешние контакты; - это может привести к падению производительности и вызвать ощущение недостатка в ресурсах: людских, технических и т. д.; - руководитель предприятия начинает расширять штат, вкладывать деньги в оборудование новых рабочих мест, помещения, коммуникации. В свою очередь система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности, считается унифицированной системой документации. Современные требования к организации документационного обеспечения управления предполагают создание единой комплексной системы, единого порядка работы с документами, начиная с момента их создания/получения до систематизации архивного хранения документов или уничтожения.
Отсутствие четкой организации работы с документами на предприятии влечет за собой появление документов низкого качества по полноте, оформлению и ценности предоставленной в них информации, тем самым увеличивая сроки ее обработки.
Данные факторы непосредственно влияют на качество управления предприятием и приводят к увеличению сроков принятия решений, и количеству неверных решений. Для того чтобы повысить эффективность работы предприятия необходимо совершенствовать систему документационного обеспечения управления. В связи с этим основными принципами ДОУ становятся: - высокое качество документов; - оптимальность ДОУ (целесообразность документов, недопустимость их многократного дублирования и т. д); - оперативность в составлении и прохождении документов. Успешной реализации данных принципов способствуют следующие организационные меры: - внедрение компьютерных сетей и современных сетевых технологий; - распределение обязанностей между сотрудниками предприятия; - оснащение рабочих мест секретарей, работников архивов, канцелярий компьютерами и современной оргтехникой. Таким образом, каждое предприятие должно осуществлять строгий подход к проработке документационного обеспечения управления, это позволит существенно упорядочить как процесс принятия важных решений, так и контроль над их своевременным и качественным выполнением. Благодаря четкой организации работы с документами не происходит срыва сроков выполнения работ, наращиваются темпы развития предприятия, а значит, повышается его конкурентоспособность.
Среди мероприятий, направленных на совершенствование документооборота, выделяются две группы: совершенствование технологии документооборота и сокращение объема документооборота.
К первой группе относят все процедуры прохождения документов в учреждении: создание моделей учрежденческого документооборота, составление маршрутных карт технологического процесса, разработка рациональных схем документооборота, схем движения документов и др. К числу способов, позволяющих эффективно совершенствовать технологию документооборота, относят оптимизацию процедур подготовки и оформления документации, упорядочения документационной нагрузки во времени с целью более равномерного ее распределения.
Список литературы
1. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов": ГОСТ Р 6.30. 2013 г.
2. Андреева, В. И. Локальные нормативные акты как организационная основа делопроизводства. // Справочник секретаря и офис-менеджера. 2016. N 11. С. 22-28.
3. Афанасьева Л. П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2014. N 2. С. 40-44.
4. Басаков М. И. Делопроизводство : конспект лекций / М. И. Басаков. Ростов н/Д : Феникс, 2015. 192 с
5. Белов А. Н. Делопроизводство и документооборот : учеб. Пособие для вузов М. : Эксмо, 2014. 624 с.
6. Березина Н.М. Современное делопроизводство. Спб.: Питер, 2016. 272 с.
7. Бобылева М. П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному М. : Термика, 2014.
8. Быкова Т. А. Делопроизводство : учеб. Для вузов М. : МЦФЭР, 2016. - 558с.
9. Васильева И.Н. Организация делопроизводства. М.: Вузовский учебник, 2014. 272 с.
10. Гайдукова Л. Н. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения. // Секретарское дело. 2014. N 10. С. 17-22.
11. Гайфулина М. В. Автоматизированные системы регистрации документов компании : (опыт работы секретариата). // Секретарское дело. 2016. N 1. С. 16-18.
12. Герасименко В.А. Защита информации в автоматизированных системах обработки данных.М., Энергоатомиздат, 2016.
13. Глик Д. И. Национальные стандарты в области электронного документооборота. // Секретарское дело. 2016. N 9. С. 45-74.
14. Гостев И. М. Защита традиционного документооборота нетрадиционными способами. // Защита информации. Инсайд. 2014. N 3. С. 22-27.
15. Делопроизводство : образцы, документы, организация и технология работы : с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 / Под ред. И. К. Корнеева, В. А. Кудряева. - 2-е изд., перераб. И доп. М. : Кодекс : Проспект, 2016. 455 с.
16. Демин Ю. М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПБ.: Питер, 2014. 220 с.
17. Доронина Л. Регистрация и индексация документов. // Служба кадров и персонал. 2014. N 6. С. 81-83.
18. Живаева О. В. Управление информационными потоками промышленных предприятий на основе оптимизации документооборота Волгоград, 2014. 30с.
19. Инструкция по делопроизводству. // Кадровик. 2015. N 12.
20. Информационные системы и технологии в экономике и управлении : учеб. Для студентов, обучающихся по экон. Специальностям / под ред. В. В. Трофимова; С- Петерб. Гос. Ун-т экономики и финансов. М. : Высшее образование, 2016. 480 с.
21. Каменева Е. М. "Делопроизводство" и "документационное обеспечение управления": есть ли разница значений? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. N 9. С. 34-36.
22. Каменева Е. М. Служба ДОУ: наименование, структура и определение численности. // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2016. N 7. С. 48-62.