Понятие и содержание информации как системы сведений о событиях реального мира. Изучение основных видов и этапов обмена данными. Организационные собрания и совещания как формы обмена сведениями. Особенности обмена письменной и корпоративной информацией.
Аннотация к работе
Понятие информация является одним из самых распространенных. Термин информация произошел от латинского informatio , что означает - разъяснение, изложение. Первоначально под информацией понимали сообщения, сведения, передаваемые одними людьми другим людям, а также сам процесс передачи этих сведений. Информация - это мера того количества неопределенности, которое уничтожается после получения сообщения, т.е. он трактует информацию как снимаемую неопределенность. Информация - разнообразие, которое один объект содержит о другом, отраженное разнообразие Информация существует только там, где существует разнообразие.Информация - это структурированные данные, собранные для решения определенной задачи согласно выставленной цели, и потому имеющие значимость. Руководители получают множество сведений, которые могли бы быть классифицированы как информация, не являясь таковой, так как она не имеет значения для решения определенной задачи. Также информация должна не просто соотноситься с задачами руководителя, но и: · подходить к применяемым моделям процессов или сочетаться с ними; Информация должна быть значимой. Принципиально ценность информации может быть измерена в денежном выражении, эквивалентном разнице между решениями, принимаемыми менеджером в случае наличия информации, и если данная информация недоступна.Обмен информацией начинается с формулирования идеи или обработки информации. Многие попытки обмена информацией обрываются на этом этапе, т.к. отправитель не тратит достаточно времени на обдумывание идеи. Если канал не слишком соответствует идее, обмен информацией будет менее эффективен. Если символы, выбранные отправителем, имеют точно такое же значение для получателя, последний будет знать, что имел в виду отправитель, когда формулировалась его идея. Обратная связь - это опорная реакция на то, что услышано, прочитано и увидено; информация отсылается назад отправителю, свидетельствуя о мере доверия к сообщению, понимания, усвоения и согласия с сообщением.Обмен письменной информацией осуществляется в рамках фирмы путем издания и распространения различного рода документов - приказов, инструкций, служебных записок и т. п. Необходимо хорошо представлять себе, какой информацией он располагает по содержащимся в документе вопросам и каково отношение к ним и к отправителю (согласие, доверие, поддержка, непредвзятость, безразличие, сомнение, предубеждение, сопротивление и т. п.). Все это позволит правильно отобрать информацию, включаемую в документ, и соответствующим образом расставить акценты в ней, а также сформулировать соразмерные возможностям получателя задачи. Информация, помещаемая в документе, состоит из отдельных элементов, называемых реквизитами. Организационные структуры и системы включают в себя формальные системы и организационные механизмы, такие, как системы бизнес-процессов, линии подотчетности, информационные системы, механизмы мониторинга и контроля, должностные инструкции, формальные системы оплаты и вознаграждения и т. д.В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений. Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы. Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Ведь основу их труда составляет именно информация.
План
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Информационное обеспечение менеджмента
2. Информация и ее виды
3. Этапы обмена информацией
4. Собрания и совещания как форма обмена информацией
5. Особенность обмена письменной информацией
6. Внедрение корпоративной информационной системы
Заключение
Список использованных источников и литературы сведения собрание совещание корпоративная информация
Введение
Понятие информация является одним из самых распространенных. Термин информация произошел от латинского informatio , что означает - разъяснение, изложение.
Первоначально под информацией понимали сообщения, сведения, передаваемые одними людьми другим людям, а также сам процесс передачи этих сведений. В процессе развития цивилизации понятие информации изменялось. Появилась потребность в научном подходе к понятию информации и определению ее свойств. В 20 веке появилось множество новых определений информации. Сейчас нет универсального определения, т.к. понятия трансформируются в зависимости от той сферы, в которой они используются.
Информация - это мера того количества неопределенности, которое уничтожается после получения сообщения, т.е. он трактует информацию как снимаемую неопределенность. Информацией является все то, что уменьшает количество возможных вопросов, гипотез и т.д.
Информация - разнообразие, которое один объект содержит о другом, отраженное разнообразие Информация существует только там, где существует разнообразие. Разнообразие здесь - характеристика элементов множества, заключающаяся в их отличии, несовпадении. Передача разнообразия от одного объекта к другому представляет собой информационный процесс.
Информация - всякое сообщение или передача сведений о чем-либо, что заранее не было известно.
Информация - это то, что несет на себе след какого-то факта или события, которое произошло или должно произойти, все то, что доставляет нам об этом факте сведения или сообщения.
Информация есть отражение в сознании людей объективных причинно-следственных связей в окружающем реальном мире. Информация - обозначение содержания, полученного из внешнего мира в процессе нашего приспособления к нему и приспособления к нему наших чувств.
Информацию составляет та часть знания, которая используется для ориентирования, для активного действия, для управления, т.е. в целях сохранения качественной специфики, совершенствования и развития системы. Знание - результат отражения многообразия предметов, явлений и процессов, которое имеет место в объективной действительности.
Проанализировав все приведенные определения информации, можно выделить ее общие черты: 1. Уменьшает неопределенность.
2. Передает заранее неизвестные сведения.
3. Отражает факты или события во времени.
4. Показывает разнообразие системы.
Необходимо отметить, что информация существует только там, где есть потребность в этой информации, т.е. никакие сведения или сообщения никогда не будут информацией для ее получателя, если они не нужны ему и не удовлетворяют его потребности в этих знаниях. Поэтому любая информация всегда направлена на удовлетворение потребностей в этой информации.
Цель - отражение типов и значения информационного обеспечения менеджмента.
Задачи - анализ и отбор рациональных методов использования информационного обеспечения менеджмента.
Вывод
В современных условиях мирового социально-экономического развития, особенно важной областью стало информационное обеспечение процесса управления, которое состоит в сборе и переработке информации, необходимой для принятия обоснованных управленческих решений.
Перед управляющим органом обычно ставятся задачи получения информации, ее переработки, а также генерирования и передачи новой производной информации в виде управляющих воздействий. Такие воздействия осуществляются в оперативном и стратегических аспектах и основываются на ранее полученных данных, от достоверности и полноты которых во многом зависит успешное решение многих задач управления.
Стремительный рост и дифференциация спроса на все виды информации, в том числе научную, техническую и в большей степени экономическую, а также повышение требований к содержанию и формам представления данных являются серьезными стимулами развития рынка информационных и коммуникационных технологий.
Именно владение достоверной и актуальной информацией вместе с умением эффективно применять адекватные методы и средства ее сбора, преобразования и передачи служит основой успешной деятельности любых предприятий и организаций, независимо от их организационно-правовой формы.
Коренные преобразования в экономической среде, переход от административно-командных к экономическим методам управления, развитие предпринимательской деятельности и рыночных структур, а также необходимость быстрого принятия решений привели к существенным изменениям в потоках информации, организационных формах и методах обработки и представления данных. Большинство пользователей отказались от услуг, предоставляемых крупными вычислительными центрами. С появлением персональных компьютеров, удобной и компактной оргтехники их услуги оказались невостребованными в силу ряда причин, в том числе организационных, технических и экономических.
Информационные технологии имеют большое значение для менеджеров. Ведь основу их труда составляет именно информация.
Предметом труда управленца является информация. В процессе труда ее собирают, обрабатывают и передают.
Менеджер осуществляет свою деятельность с помощью различной оргтехники: персонального компьютера, ксерокса, факса, удобной электронной записной книжки, телефона. И чем удобнее и совершеннее будет эта техника тем эффективнее будет конечный результат труда.
Продуктом труда работников управления являются решения, документы, действия, посредством которых принимаются и осуществляются важные стратегические решения, даются распоряжения и создаются необходимые для предприятия документы.
Отсюда видно, что начальным и конечным пунктом работы менеджера является информация и различные справочные материалы. Посредством орудий труда начальные исходные данные обрабатываются и превращаются в составляющие нужной конечной информации.
Итак, основными целями информационного обеспечения менеджмента являются: 1. Отражение основных целей и задач предприятия.
2. Бизнес планирование и закрепление системы ценностей организации.
3. Текущее планирование и контроль исполнения планов.
4. Информационный обмен внутри предприятия.
5. Документальное отображение показателей предприятия с целью дальнейшего развития деятельности.
Список литературы
1. А. Я. Кибанова «Управление персоналом» - М.: ИНФРА-М, 2003 г.
2. Коротков Э. М. Концепция менеджмента: Учебное пособие для вузов. - М.: Дека, 1999 г. - 301 стр./
3. Дж.М.Иванцевич, А.А.Лобанов. Человеческие ресурсы управления /Пер. с англ. - М.: Дело, 1993.
4. Травин В.В., Дятлов В.А. Основы кадрового менеджмента./ Академия народного хозяйства при правительстве РФ. -М.; Дело, 2002
5. Грабауров В. А. Информационные технологии для менеджеров. - М.: "Финансы и статистика", 2001 г.
6. Ларичев О.И. Теория и методы принятия решений. - М.: Логос, 2000 г.
7. В.А.Грабауров "Информационные технологии для менеджеров". М.: "Финансы и статистика", 2001 г.
8. А. Евгений, Л. Тришанков «Информационно-аналитическая поддержка бизнеса» // Компьютер Уик - Москва, №16 за 1999
9. Н. Г. Кварцхелия «Информационное обеспечение деятельности предприятия. Анализ программного обеспечения», 1997 г.