Характеристика показателей, которые будут достигнуты в результате внедрения базы данных. Построение модели системы средствами программы BPWIN. Подробное описание основных бизнес-процессов предметной области. Стоимостной анализ и формирование отчётов.
Аннотация к работе
При работе с системой специалист по работе с персоналом должен решать следующие задачи: · Получать доступ к данным таблиц, в которых должна содержаться вся необходимая информация. Во-первых, сокращается объем бумажного документооборота и время на работу с информацией о сотрудниках, данные о любом сотруднике можно получить путем запросов, кроме того, заметно сократится время на формирование отчетов для руководства и бухгалтерии. При изменении трудовой функции или изменении существенных условий трудового договора, для работника оформляется приказ (распоряжение) о переводе или перемещении на другую работу. Модель представляет систему в виде контекстной диаграммы - одной работы «Деятельность отдела кадров» и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы. Для внесения центров затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Dictionary (меню Dictionary/Cost Center).
Введение
Вид автоматизируемой деятельности: учет персонала в отделе кадров.
· Перечень автоматизируемых процессов: учет сведений о сотрудниках, формирование и ведение личных карточек сотрудников, формирование приказов и отчетов.
· Наименование и значение показателей, которые будут достигнуты в результате внедрения БД: уменьшение затрат рабочего времени на ввод, редактирование и поиск данных о сотрудниках предприятия, формирование личных карточек, приказов и отчетов, уменьшение бумажного документооборота.
ИС должна соответствовать требованиям технического задания на ее создание и развитие, а также требованиям нормативно-технических документов, действующих в ведомстве заказчика ИС.
Ввод в действие ИС должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным результатам: · уменьшению времени по учету данных о сотрудниках;
· уменьшение времени на формирование отчетов, приказов и справок.
Данная информационная система разрабатывается с расчетом на нескольких пользователей - специалистов по работе с персоналом. При работе с системой специалист по работе с персоналом должен решать следующие задачи: · Получать доступ к данным таблиц, в которых должна содержаться вся необходимая информация.
· Просматривать данные таблиц, при необходимости редактировать их.
· Создавать на основе исходных данных личные карточки сотрудников, отчеты, приказы и справки. При этом в основном используется выборка из таблиц.
Таким образом, разрабатываемая система должна обеспечивать решение вышеперечисленных задач.
В готовом виде она должна быть максимально простой и удобной: все операции должны выполняться с помощью элементарных действий пользователя. Здесь необходима распечатка исходных таблиц и отчетов, источниками которых являются ранее составленные запросы. Все отчеты должны оформляться в едином стиле. bpwin база программа
1. Организационная структура
Организационная структура организации показана на рисунке 1.
Рис. 1 Организационная структура предприятия
Организационная структура отдела кадров показана на рисунке 2.
Рис. 2 Организационная структура отдела кадров
Описание автоматизируемых процессов, информационные потоки автоматизируемых процессов.
Сведения о сотрудниках собираются специалистом по работе с персоналом. Вся информация хранится и обрабатывается специалистом по работе с персоналом. Некоторая информация для ведения отчетности хранится в бумажной форме.
Схема информационных потоков процесса показана на рисунке 3.
Рис. 3 Физическая диаграмма
В целом, до начала разработки данной системы вся отчетность велась путем составления личных карточек на бумажных носителях, из которых при необходимости выбирались те или иные сведения. Таким образом, видно, насколько рационально использовать базу данных и приложение по работе с ней. Во-первых, сокращается объем бумажного документооборота и время на работу с информацией о сотрудниках, данные о любом сотруднике можно получить путем запросов, кроме того, заметно сократится время на формирование отчетов для руководства и бухгалтерии.
2. Подробное описание основных бизнес-процессов предметной области: основные функции кадрового учета
Рассмотрим подробнее работу отдела кадров. Он состоит из начальника и трех специалистов.
Основными функциями, осуществляемыми в отделе кадров, являются прием, увольнение, перемещение и предоставление отпуска работникам. Рассмотрим каждую из них.
При приеме человека на работу с ним заключается трудовой договор в двух экземплярах, один из которых остается у работника, а второй - у специалиста отдела кадров. На основании трудового договора оформляется приказ о приеме на работу. При фиксации приказа данные поступают в трудовую книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и заводится личная карточка.
Увольнение работника происходит на основании заявления работника, либо на основании служебной записки от начальника подразделения, к которому относится работник. При расторжении трудового договора оформляется приказ о прекращении трудового договора. При фиксации приказа данные поступают в трудовую книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и все данные работника удаляются в архив.
При изменении трудовой функции или изменении существенных условий трудового договора, для работника оформляется приказ (распоряжение) о переводе или перемещении на другую работу. При фиксации приказа данные поступают в трудовую книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и происходит занесение необходимых изменений в личной карточке.
На основании заявления работнику предоставляется отпуск. При фиксации приказа данные поступают в отпускную книжку работника, в соответствующую книгу регистрации и производится правка в «графике отпусков».
3. Построение модели системы средствами BPWIN
Функциональная модель предназначена для описания существующих бизнес - процессов на предприятии (так называемая модель AS-IS (как есть)) и идеального положения вещей - того, к чему нужно стремиться (модель ТО-ВЕ (как будет)). Методология IDEF0 предписывает построение иерархической системы диаграмм - единичных описаний фрагментов системы.
Построение модели информационной системы начинается с описания функционирования предприятия (системы) в целом в виде контекстной диаграммы. На рисунке 1 показана контекстная диаграмма информационной системы «Отдел кадров».
Рис. 1 Контекстная диаграмма
Модель представляет систему в виде контекстной диаграммы - одной работы «Деятельность отдела кадров» и дуг, изображающих интерфейсы с функциями вне системы.
Эта работа декомпозируется на последующих диаграммах: «Прием сотрудника», «Увольнение сотрудника», «Перемещение сотрудника», «Оформление отпуска сотруднику».
Модель деятельности ориентирована на раскрытие особенностей деятельности подразделения и выявление недостатков в организации работы.
Диаграмма декомпозиции процесса «Деятельность отдела кадров»
Диаграмма декомпозиции процесса «Прием сотрудника»
Диаграмма декомпозиции процесса «Увольнение сотрудника»
Диаграмма декомпозиции процесса «Перемещение сотрудника»
Диаграмма декомпозиции процесса «Оформление отпуска сотруднику»
К модели BPWIN можно добавлять дерево узлов, которое показывает иерархию всех работ модели на одной диаграмме. Диаграмма дерева узлов имеет вид традиционного иерархического дерева, где верхний узел (прямоугольник) соответствует работе с контекстной диаграммы, а последующие нижние узлы представляют собой дочерние уровни декомпозиции.
Диаграмма дерева узлов процесса «Деятельность отдела кадров»
4. Стоимостной анализ и формирование отчетов в BPWIN
Отчеты на основе встроенных шаблонов можно создать, выбрав из меню Tools/Reports необходимый тип шаблона. Всего имеется семь типов шаблонов отчетов: Model Report. Он включает информацию о контексте модели - имя модели, точку зрения, область, цель, имя автора, дату создания и др.
Diagram Report. Отчет по конкретной диаграмме. Включает список объектов: работ, стрелок, хранилищ данных, внешних ссылок и т. д.
Diagram Object Report. Наиболее полный отчет по модели. Может включать полный список объектов модели: работ, стрелок с указанием их типа и др. - и свойства, определяемые пользователем.
Activity Cost Report. Отчет о результатах стоимостного анализа.
Arrow Report. Отчет по стрелкам. Может содержать информацию из словаря стрелок, информацию о работе-источнике, работе-назначении стрелки и информацию о разветвлении и слиянии стрелок.
DATAUSAGE Report. Отчет о результатах связывания модели процессов и модели данных.
Model Consistency Report. Отчет, содержащий список синтаксических ошибок модели.
Полный отчет по модели (Diagram Object Report)
Name: Деятельность отдела кадров
Number: 0
Input Name: заявления
Output Name: приказы
Input Name: резюме
Output Name: запись в трудовой книжке
Input Name: персональные данные сотрудника
Output Name: архив
Input Name: служебная записка
Name: прием сотрудника
Number: 1
Input Name: резюме
Output Name: приказ о приеме
Input Name: персональные данные сотрудника
Output Name: запись в трудовой книжке о приеме
Input Name: заявление о приеме
Name: рассмотрение заявления о преме на работу
Number: 11
Input Name: заявление о приеме
Output Name: решение о рассмотрении резюме
Name: рассмотрение резюме
Number: 12
Input Name: решение о рассмотрении резюме
Output Name: решение о проведении собеседования
Input Name: резюме
Name: проведение собеседования
Number: 13
Input Name: решение о проведении собеседования
Output Name: подписанное заявление
Name: подписание приказа о зачислении
Number: 14
Input Name: подписанное заявление
Output Name: приказ о приеме
Input Name: персональные данные сотрудника
Output Name: запись в трудовой книжке о приеме
Name: увольнение сотрудника
Number: 2
Input Name: заявление о увольнении
Output Name: архив
Output Name: приказ об увольнении
Output Name: запись в трудовой книжке об увольнении
Name: оформление приказа о прекращении трудового договора
Number: 21
Input Name: заявление о увольнении
Output Name: приказ об увольнении
Name: внесение записи об увольнении в трудовую книжку
Number: 22
Input Name: приказ об увольнении
Output Name: запись в трудовой книжке об увольнении
Output Name: личная карточка
Name: перенос данных в архив
Number: 23
Input Name: личная карточка
Output Name: архив
Name: перемещение сотрудника
Number: 3
Input Name: служебная записка
Output Name: приказ о перемещении
Output Name: запись в трудовой книжке о перемещении
Name: оформление приказа о перемещении сотрудника
Number: 31
Input Name: служебная записка
Output Name: приказ о перемещении
Name: внесение записи о перемещении в трудовую книжку
Number: 32
Input Name: приказ о перемещении
Output Name: запись в трудовой книжке о перемещении
Name: оформление отпуска сотруднику
Number: 4
Input Name: заявление на отпуск
Output Name: приказ на отпуск
Name: оформление записки о предоставлении отпуска
Number: 41
Input Name: заявление на отпуск
Output Name: приказ на отпуск
Output Name: служебная записка о предоставлении отпуска
Name: составление/изменение графика отпусков
Number: 42
Input Name: служебная записка о предоставлении отпуска
Output Name: график отпусков
BPWIN предоставляет аналитику два инструмента для оценки модели - стоимостный анализ, основанный на работах (Activity Based Costing, ABC), и свойства, определяемые пользователем (User Defined Properties, UDP). ABC является широко распространенной методикой, используемой международными корпорациями и государственными организациями для идентификации истинных движителей затрат в организации.
Стоимостный анализ представляет собой соглашение об учете, используемое для сбора затрат, связанных с работами, с целью определить общую стоимость процесса. Стоимостный анализ основан на модели работ, потому что количественная оценка невозможна без детального понимания функциональности предприятия. Обычно ABC применяется для того, чтобы понять происхождение выходных затрат и облегчить выбор нужной модели работ при реорганизации деятельности предприятия. С помощью стоимостного анализа можно решить такие задачи, как определение действительной стоимости производства продукта, определение действительной стоимости поддержки клиента, идентификация работ, которые стоят больше всего (те, которые должны быть улучшены в первую очередь), обеспечение менеджеров финансов мерой предлагаемых изменений, и др.
ABC может проводиться только тогда, когда модель работы последовательная (следует синтаксическим правилам IDEF0), корректная (отражает бизнес), полная (охватывает всю рассматриваемую область) и стабильная (проходит цикл экспертизы без изменений), другими словами, создание модели работы закончено.
ABC включает следующие основные понятия: Объект затрат - причина, по которой работа выполняется, обычно, основной выход работы, стоимость работ есть суммарная стоимость объектов затрат;
Движитель затрат - характеристики входов и управлений работой, которые влияют на то, как выполняется и как долго длится работа;
Центры затрат, которые можно трактовать как всевозможные статьи расхода.
При проведении стоимостного анализа в BPWIN сначала задаются единицы измерения времени и денег. Для задания единиц измерения следует вызвать диалог Model Properties (меню Edit/Model Properties), вкладка ABC Units.
Затем описываются центры затрат (cost centers). Для внесения центров затрат необходимо вызвать диалог Cost Center Dictionary (меню Dictionary/Cost Center).
Таблица 1 Основные центры затрат отдела кадров
Центр затрат Стоимость, руб. Описание
Канцелярия 170,00 Стоимость всевозможных канцелярских принадлежностей, учитывая бумагу
Обслуживание оргтехники 110,00 Расходные материалы, а также расходы на обслуживание принтеров, сканеров, копировальных аппаратов и другого офисного оборудования
Оплата труда сотрудников 690,00 Расходы на заработную плату сотрудников отдела кадров. Расчет производится с учетом оклада сотрудника, различных доплат, премий и надбавок
Прочие расходы 50,00 Расходы на подарки, грамоты и пр
Общие затраты по работе рассчитываются как сумма по всем центрам затрат. При вычислении затрат вышестоящей (родительской) работы сначала вычисляется произведение затрат дочерней работы на частоту работы (число раз, которое работа выполняется в рамках проведения родительской работы), затем результаты складываются. Если во всех работах модели включен режим Compute from Decompositions, подобные вычисления автоматически проводятся по всей иерархии работ снизу вверх.
Результаты стоимостного анализа наглядно представляются на специальном отчете BPWIN - Activity Cost Report (меню Tools/Report/Activity Cost Report). Отчет позволяет документировать имя, номер, определение и стоимость работ, как суммарную, так и раздельно по центрам затрат.
Number: 0
Name: Деятельность отдела кадров
Activity Cost (рубль): 1 020,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 170,00
Duration (Hours): 2,20
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 110,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 690,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 50,00
Number: 1
Name: прием сотрудника
Activity Cost (рубль): 370,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 60,00
Duration (Hours): 1,10
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 280,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Number: 11
Name: рассмотрение заявления о преме на работу
Activity Cost (рубль): 60,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Duration (Hours): 0,30
Frequency: 1,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 50,00
Number: 12
Name: рассмотрение резюме
Activity Cost (рубль): 50,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 50,00
Duration (Hours): 0,30
Frequency: 1,00
Number: 13
Name: проведение собеседования
Activity Cost (рубль): 200,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Duration (Hours): 0,40
Frequency: 1,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 150,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Number: 14
Name: подписание приказа о зачислении
Activity Cost (рубль): 60,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Duration (Hours): 0,10
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Number: 2
Name: увольнение сотрудника
Activity Cost (рубль): 250,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 60,00
Duration (Hours): 0,40
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 160,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Number: 21
Name: офрмление приказа о прекращении трудового договора
Activity Cost (рубль): 160,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Duration (Hours): 0,20
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 100,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Number: 22
Name: внесение записи об увольнении в трудовую книжку
Activity Cost (рубль): 40,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Duration (Hours): 0,10
Frequency: 1,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Number: 23
Name: перенос данных в архив
Activity Cost (рубль): 50,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Duration (Hours): 0,10
Frequency: 1,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Number: 3
Name: перемещение сотрудника
Activity Cost (рубль): 140,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Duration (Hours): 0,10
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 100,00
Number: 31
Name: оформление приказа о перемещении сотрудника
Activity Cost (рубль): 90,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Duration (Hours): 0,00
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 50,00
Number: 32
Name: внесение записи о перемещении в трудовую книжку
Activity Cost (рубль): 50,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 50,00
Duration (Hours): 0,10
Frequency: 1,00
Number: 4
Name: оформление отпуска сотруднику
Activity Cost (рубль): 260,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Duration (Hours): 0,60
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 60,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 150,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Number: 41
Name: оформление записки о предоставлении отпуска
Activity Cost (рубль): 110,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 20,00
Duration (Hours): 0,30
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 50,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Number: 42
Name: составление/изменение графика отпусков
Activity Cost (рубль): 150,00
Cost Center: Канцелярия
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Duration (Hours): 0,30
Frequency: 1,00
Cost Center: Обслуживание оргтехники
Cost Center Cost (рубль): 30,00
Cost Center: Оплата труда сотрудников
Cost Center Cost (рубль): 100,00
Cost Center: Прочие расходы
Cost Center Cost (рубль): 10,00
Результаты отображаются и непосредственно на диаграммах. В левом нижнем углу прямоугольника работы может показываться либо стоимость (по умолчанию), либо продолжительность, либо частота проведения работы. Настройка отображения осуществляется в диалоге Model Properties (меню Model/Model Properties), вкладка Display, опции ABC Data и ABC Units.
5. Построение модели средствами ERWIN
Для построения модели данных использовался мощный и удобный инструмент - Erwin.
ERWIN имеет два уровня представления модели - логический и физический. Логический уровень - это абстрактный взгляд на данные, на нем данные представляются так, как выглядят в реальном мире. Логическая модель данных является универсальной и никак не связана с конкретной реализацией СУБД.
Физическая модель данных, напротив, зависит от конкретной СУБД, фактически являясь отображением системного каталога. В физической модели содержится информация обо всех объектах БД. Поскольку стандартов на объекты БД не существует, физическая модель зависит от конкретной реализации СУБД. Следовательно, одной и той же логической модели могут соответствовать несколько разных физических моделей. Если в логической модели не имеет значения, какой конкретно тип данных имеет атрибут, то в физической модели важно описать всю информацию о конкретных физических объектах - таблицах, колонках, индексах, процедурах и т. д. Разделение модели данных на логические и физические позволяет решить несколько важных задач.
В соответствии с выбранной предметной областью - «Отдел кадров. Учет персонала» - в среде Erwin построил логическую модель данных (Рис.1):
Рис. 1 Логическая модель данных
Модель содержит 5 таблиц, связанных связями «один ко многим». Все таблицы нормализованы, т. е. приведены к 3 НФ: таблица не имеет транзитивных зависимостей между не ключевыми полями, т. е. значение любого поля, не входящего в первичный ключ не зависит от значения другого поля, не входящего в первичный ключ.
1. Афонин, В. В. Моделирование систем: Учебно-практическое пособие./ Афонин В. В., Федосин С. А.- М.: Интернет-Ун-т Информ. Технологий: БИНОМ, 2010.- 231 с.: ил.- 10 экз.
2. Беленькая, М. Н. Администрирование в информационных системах: Учебное пособие./Беленькая М. Н., Малиновский С. Т., Яковенко Н. В.- М.: Горячая линия-Телеком, 2011.- 400с.: ил.- 20 экз.
3. Вдовин, В. М. Предметно-ориентированные экономические информационные системы: Учебное пособие./Вдовин В. М.- М.: Дашков и К, 2010.-388 с.- 16 экз.
4. Гвоздев, Т. В. Проектирование информационных систем : Учебное пособие / Т. В. Гвоздева, Б. А. Баллод.-РНД: Феникс, 2009.-508 с.:ил.-(Высшее образование).-10 экз.
5. Скрипкин, К. Г. Экономическая эффективность информационных систем. М: ДМК Пресс, 2009 - 256 с.
6. Шелухин, О. И. Моделирование информационных систем. Учебное пособие. М: Горячая линия - Телеком, 2012 - 536 с.
7. Мишенин, А. И. Теория экономических информационных систем. Учебник. М: Финансы и статистика, 2013 - 240 с.
8. Конюх, В. Л. Проектирование автоматизированных систем производства. Учебное пособие. М: Высшая школа, Абрис, 2012 - 310 с.
9. Блюмин, А. М., Печеная Л. Т., Феоктистов Н. А. Проектирование систем информационного, консультационного и инновационного обслуживания. Учебное пособие. М : Дашков и К, 2010. - 350 с.
10. Беленькая, М. Н., Малиновский С. Т., Яковенко Н. В. Администрирование в информационных системах. Учебное пособие. М: Горячая линия - Телеком, 2011 - 400 с.