Основные требования к оформлению документов. Создание электронных файлов и содержащих электронные образы бланков. Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати.
Аннотация к работе
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство - ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.Бланк - белый лист с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией. Вопрос о способе изготовления бланков каждая организация вправе решать самостоятельно, то есть бланки могут быть отпечатаны типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники непосредственно при изготовлении документа. Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом в полиграфических предприятиях, имеющих лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления такого вида продукции на качественном уровне. Учет ведет делопроизводственная служба в регистрационно-учетной форме (журнал регистрации бланков). При выдаче бланков делопроизводственная служба отмечает в журнале регистрации бланков: • наименование вида бланка;Исходя из необходимости исключить из стандарта пункты, регулирующие правовые вопросы, из состава Государственного стандарта исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков. Гербовые бланки изготавливаются по заказам федеральных органов государственной власти, иных государственных органов, организаций и учреждений, а также органов, организаций и учреждений независимо от формы собственности, наделенных отдельными государственно-властными полномочиями. Государственный Герб Российской Федерации (реквизит 1) помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом "О Государственном гербе Российской Федерации". Государственный герб Российской Федерации представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, заостренный в оконечности красный геральдический щит с золотым двуглавым орлом, поднявшим вверх распущенные крылья. Государственный герб Российской Федерации в многоцветном варианте помещается на бланках: · федеральных конституционных законов и федеральных законов;Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Форма, размеры и технические требования к гербовой печати определены достаточно точно в новой редакции ГОСТ Р51511-2001 «Печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. Наименование на иностранном языке воспроизводится в тех случаях, когда оно установлено в учредительных документах и пишется после наименования на русском языке.Таким образом, требования к оформлению, изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Отличие ГОСТ Р 6.30-2007 от ГОСТ Р 6.30-97 состоит в его рекомендательном характере, и из него были исключены пункты, регулирующие правовые вопросы, в том числе, исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.
План
СОДЕРЖАНИЕ
Введение
1. Понятие бланка
2. Сущность гербовых бланков
3. Гербовая печать
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Сегодня совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство - ведение документации организации, предприятия, фирмы, прием, заполнение, оформление, отправка документов, учет и контроль за их движением и исполнением, обновление документов. Порой руководителями служб делопроизводства становятся люди слабо подготовленные, от чего страдают все работники учреждений.
Часто секретарей-референтов обучают на краткосрочных курсах, по различным учебникам, с использованием устаревших нормативных документов и разным их толкованием, что, конечно, не способствует повышению уровня делопроизводства. Оформление документов - одна из основных задач, которую решают секретари всех организаций. Важнейшая задача секретаря, которая реализуется при выполнении многих функций, - оказание максимальной помощи руководителю и экономия его времени. Каждый профессиональный секретарь должен внимательно изучить нормативные акты, устанавливающие правила оформления управленческой документации, в частности ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Он утвержден и введен в действие C 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 взамен одноименного недолго просуществовавшего стандарта ГОСТ Р 6.30-97.
Требования настоящего стандарта являются рекомендательными, т. е. осуществляемыми на основе принципов добровольного применения.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Реквизит документа - обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду письменного документа.
1.
Вывод
Таким образом, требования к оформлению, изготовлению, учету и хранению гербовых бланков определяет ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", который был утвержден и введен в действие с 1 июля 2003 г. Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65. Этот стандарт заменил одноименный недолго просуществовавший стандарт ГОСТ Р 6.30-97.
Отличие ГОСТ Р 6.30-2007 от ГОСТ Р 6.30-97 состоит в его рекомендательном характере, и из него были исключены пункты, регулирующие правовые вопросы, в том числе, исключен раздел 5 "Требования к учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации", а также положения о порядке изготовления гербовых бланков.
Тем не менее, стандарт устанавливает состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Список литературы
1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. - М.: Госстандарт России, 1998.
2. Основы законодательства РФ об Архивном фонде и архивах // Ведомости съездов народных депутатов и Верховного Совета РФ. - 1993. - № 33. - С.3.
3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности Госкомитетов, министерств, ведомств и других предприятий, с указанием сроков хранения. - М.: Росархив, 2000.
4. Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете/ Утв.Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
5. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Росархив, 2002..
6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях. - М., 1982.
7. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовых книжек и обеспечения ими работодателей (утв.Постановлением Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. № 223 «О трудовых книжках»).