Структура и состав отдела кадров. Документы, регламентирующие управление персоналом. Автоматизация процессов делопроизводства. Правила внутреннего рабочего распорядка. Порядок оформления и расторжения контракта. Требования к заполнению трудовой книжки.
Аннотация к работе
Каждый руководитель трудового коллектива должен учитывать, что документы по личному составу, отражающие трудовую деятельность работников и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии, играют особую роль в жизни человека. Вместе с другими документами предприятия, например, годовыми отчетами о финансово-хозяйственной деятельности, документация по личному составу подлежит передаче в государственные архивы для длительного хранения. Руководитель предприятия несет персональную ответственность за документированный фонд, образующийся на предприятии, и должен быть знаком с Основами законодательства об Архивном фонде Российской Федерации и архивах. Документы по личному составу привлекают внимание не только архивных работников, но и инспекторов труда - сотрудниковПри формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: 1) раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; 6) документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации; 8) включать в дела только по одному экземпляру каждого документа. В каждом разделе личного дела, ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех подшитых документов, дату включения документа в личное дело, количество листов, дату изъятия документа кем изът, и по какой причине.
План
План работы отдела кадров и отчет о его выполнении (копии).
Протоколы оперативных совещаний, проводимых руководителем предприятия (копии).
Положение об отделе кадров, должностные инструкции сотрудников отдела (копии).
Копия годового отчета предприятия по работе с кадрами, представляемого в вышестоящую организацию (в полном объеме).
Материалы профессиональной учебы - документы по повышению квалификации, подготовке и переподготовке сотрудников, планы, программы и т.д.
Переписка с другими организациями по вопросам повышения деловой квалификации.
Переписка с другими организациями по вопросам комплектования, использования кадров.
Необходимые нормативные документы по назначению пенсий.
Список резервов кадров на выдвижение.
График отпусков сотрудников предприятия.
Описи личных дел сотрудников, передаваемых в архив.
Акты приема - передачи при смене начальников отдела кадров.
Акты на уничтожение дел, временных пропусков и служебных удостоверений.
Хранение дел
Дела кадровой службы подлежат оформлению при их заведении, при отсутствии надобности в них и по завершении календарного года. Оформление дел представляет собой комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками отдела кадров.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Полному оформлению подлежат дела постоянного и временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: 1) подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела;
2) составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами сплошной нумерацией в правом верхнем углу, н задевая текста документа, простым графическим карандашом или нумератором.
Обложка дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения оформляется по установленной форме.
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с предъявляемыми требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу.
При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел, каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации в описи сплошной, графы описи заполняют в точном соответствии, с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела, при внесении в опись нескольких дел подряд с одинаковыми заголовками, пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами «То же», при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью), графа описи «Примечания» используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт о наличии копии и т.п.
Описи дел составляются по установленной форме в трех экземплярах.
С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования.
Часть документов, образовавшихся и образующихся в деятельности предприятия, подлежат передаче в ведомственный архив.
Для временного (свыше 10 лет) хранения документов, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение, ведомства образуют центральный архив.
Центральный архив ведомства хранит документы центрального аппарата, организаций - предшественников ведомства и при необходимости других организаций в соответствии со списком организаций - источников комплектования архива, утвержденным руководителем ведомства.
В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения по личному составу. Их передача производится только по описям.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения и подлежат уничтожению в установленном порядке.