Основные требования к группированию документов. Принципы и особенности хранения различных типов документации. Оформление дел, заведенных в делопроизводстве структурных подразделений предприятия. Временное хранение документов в структурных подразделениях.
Аннотация к работе
Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами «Информатика», «Социальные коммуникации», «Книговедение», «Аналитико-синтетическая обработка документов», «Делопроизводство», другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла. Цель работы - ознакомится с правильным формированием документов в дела и с вопросами подготовки дел к передаче в архив предприятия. Все служебные документы со времени их создания или поступления и вплоть до передачи в архивное подразделение (архив) предприятия хранятся по месту формирования дел в соответствующих структурных подразделениях - отделе кадров, канцелярии, бухгалтерии и т. д.документы группируют в дела за один год, за исключением документов, помещенных в судебные, личные и переходные (завершаемые в следующем году) дела. В виде исключения, если того требует специфика работы предприятия, документы постоянного и временного хранения, связанные с решением одного вопроса, можно группировать в течение года в одно дело. После завершения года или решения вопроса документы необходимо помещать в отдельные дела согласно номенклатуре дел по следующему принципу: - в одно дело включают документы только постоянного хранения, а в другое - временного; документы, изготовленные с помощью персональных компьютеров, группируют в дела вместе с документами, напечатанными на конторской печатной машинке, и рукописными документами на общих основаниях. Документы общих собраний трудового коллектива, документы заседаний коллегиальных и совещательных органов (дирекции, правления, коллегии и т. д.) предприятия группируют в два дела: - протоколы и документы (доклады, справки, проекты решений и т. д.) к ним (на предприятиях, документы которых поступают в государственные архивы, хранятся постоянно, на всех других предприятиях - до ликвидации предприятия);Чтобы обеспечить целостность и закрепить порядок расположения документов в деле, все его листы, кроме листов внутренней описи и заверительной надписи, следует нумеровать арабскими цифрами сквозной нумерацией в правом верхнем углу простым мягким карандашом или механическим нумератором. Подшитые в дела конверты с заключением нумеруют сквозной нумерацией листов дела, при этом сначала нумеруют конверт, а затем каждое вложение в нем. На подшитых в дела документах с собственной нумерацией листов сохраняется такая нумерация только если она соответствует последовательности расположения листов по делу. Если работник структурного подразделения, формируя дело, допустил много ошибок в нумерации листов дела, осуществляют их перенумерацию во время подготовки к передаче в архив предприятия. Внутреннюю опись составляют на отдельном листе в виде таблицы, содержащей сведения о порядковых номерах документов дела, их регистрационные индексы, даты, заглавия, а также номера листов дела, на которых расположен каждый документ (приложение 1).При хранении дел в структурных подразделениях предприятия их целость обеспечивают руководители структурных подразделений и должностные лица, ответственные за делопроизводство в этих подразделениях. Выдавать дела во временное пользование другим структурным подразделениям предприятия или учреждениям, организациям и предприятиям следует с разрешения руководителя. название структурного подразделения или стороннего учреждения, организации, предприятия, кому и куда дело выдали;В процессе написания работы мы ознакомились с формированием документов в дела и подготовкой дел к передаче в архив предприятия, а именно: - с формированием документов в дела;ВНУТРІШНІЙ ОПИС документів справи № _ № з/п Індекс документа Дата документа Заголовок документа Номери аркушів справи Примітка Посада особи, яка склала внутрішній опис документів справи Особистий підпис Розшифрування підписуФорма засвідчувального напису справи У справі підшито (вкладено) і пронумеровано_____________________ ____________________________________________________аркуша(ів), і літерами) у тому числі: літерні аркуші___________________________________ пропущені номери аркушів_________________________ аркуша(ів) внутрішнього опису__________________________________________Приклад заповнення обкладинки справи, сформованої на підприємстві
Размещено на .
План
Содержание
Введение
1. Формирование документов в дела
2. Оформление дел
3. Временное хранение документов в структурных подразделениях предприятия
Вывод
Литература
Приложения
Введение
Тема реферата «Формирование документов в дела и подготовка дел к передаче в архив предприятия» по дисциплине «Делопроизводство».
Курс «Документоведение» является одной из ведущих общепрофессиональных дисциплин по подготовке специалистов таких специальностей, как «Библиотековедение и библиография», «Документоведение и информационная деятельность», «Музейное дело и охрана памятников истории и культуры», «Архивоведение», «Менеджмент организаций» и др. Этот курс также тесно связан с учебными дисциплинами «Информатика», «Социальные коммуникации», «Книговедение», «Аналитико-синтетическая обработка документов», «Делопроизводство», другими специальными дисциплинами документно-коммуникационного цикла.
Цель работы - ознакомится с правильным формированием документов в дела и с вопросами подготовки дел к передаче в архив предприятия.
Все служебные документы со времени их создания или поступления и вплоть до передачи в архивное подразделение (архив) предприятия хранятся по месту формирования дел в соответствующих структурных подразделениях - отделе кадров, канцелярии, бухгалтерии и т. д. - согласно утвержденной номенклатуре дел. Ответственность за формирование дел, их оформление и подготовку к передаче в архив возлагается на лиц, отвечающих за делопроизводство в структурных подразделениях, а также на секретаря предприятия.
В частности, подготовка дел к передаче в архив охватывает процессы проверки: - соответствия дел номенклатуре, утвержденной руководителем предприятия;
- правильности формирования документов в дела;
- надлежащего оформления документов каждого дела, а также оформления дел в целом.
Вывод
В процессе написания работы мы ознакомились с формированием документов в дела и подготовкой дел к передаче в архив предприятия, а именно: - с формированием документов в дела;
- с оформлением дел;
- с временным хранением документов в структурных подразделениях предприятия.
Список литературы
1. Закон України «Про інформацію» // Голос України. - 1992. - 13 листопада.
2. Закон України «Про науково-технічну інформацію» // Голос України. - 1993. - 23 липня.
3. ДСТУ 2732-94. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.
4. ДСТУ 2737-94. Записування і відтворення інформації. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-07-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 158 с.
5. ДСТУ 2392-94. Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 53 с.
6. ДСТУ 2395-94. Інформація та документація. Обстеження документа, встановлення його предмета та відбір термінів для індексування. Основні вимоги. - Чинний від 1995-01-01. - К.: Держстандарт України, 1994. - 10 с.
7. ДСТУ 2394-94. Інформація та документація. Комплектування фонду, бібліографічний опис, аналіз документів. Терміни та визначення. - К.: Держстандарт України, 1994. - 89 с.
8. ДСТУ 2628-94. Системи оброблення інформації. Оброблення тексту. Терміни та визначення. - Чинний від 1995-01-07. К.: Держстандарт України, 1994. - 35 с.
9. ДСТУ 2732:2004 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» від 28 травня 2004 р. № 97
10. Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. - М.: Наука, 1973. - 256 с.
11. Ильюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации. -М.: МГИАИ, 1977. - 132 с.
12. Столяров Ю.Н. Классификация документа: решения и проблемы /"/ Книга: Исслед. и материалы. - М., 2005. - Сб. 70. - С. 24-40.
13. Швецова-Водка Г.М. Типологія документа: Навч. посібник для студ. ін-тів культури /Рівн. держ. ін-т культури. - К.: Кн. палата України, 2008. -180 с.
14. Швецова-Водка Г.Н. Функции и свойства документа в системе социальных коммуникаций //Книга: Исслед. и материалы. - 2004. - Сб. 69. - С. 27-77.