Особенности функционирования документной информации в обществе. Возникновение и развитие электронного документа. Нормативно-правовые основы работы с электронными документами. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций.
Аннотация к работе
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий - электронные документы. В общем виде электронный документ - это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти. Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., изза множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.Обычно под термином “документ” понимают информацию, представленную в виде текста и зафиксированную на бумаге. Терминологически “документ” - любые сведения (информация), зафиксированные на любом носителе в пространстве и времени; информация (сведения), созданная трудом и разумом человека [8]. ГОСТ 6.10.1-88 содержал четыре определения, относящихся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машинограмма. Отличительная особенность таких документов заключается лишь в том, что они должны быть пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке. 5) Электронный документ - информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, равнозначный документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе [4].Уровень автоматизации процессов работы с документами, использование элементов электронного документооборота оказывают существенное влияние на организацию управленческого труда, появление новых особенностей в работе руководителей и специалистов. третью - началась во второй половине XIX в. и продолжилась в XX в., когда были изобретены и стали распространяться новые средства передачи информации: телефон, радио, телеграф, а также печатающие машинки и средства копирования документов; четвертую - началась в середине XX в. с изобретением и началом применения компьютерной техники; особо бурное развитие получила после начала массового промышленного производства персональных компьютеров, вследствие чего сфера их применения в настоящее время стала почти всеобъемлющей [6, c.60]. Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. В то время как за многовековую историю своего существования документы на бумажном носителе обрели относительную устойчивость своих характеристик, электронные документы как явление и предмет управленческого труда находятся еще в начальных фазах своего развития, поэтому их характеристики будут развиваться дальше и дальше [6, c.27].Правовое регулирование работы с электронными документами предполагает закрепление в нормативных правовых актах прежде всего понятия «электронный документ» и возможности использования электронных документов наравне с традиционными в различных сферах деятельности, особенно в области государственного управления. По-новому трактуется «документированная информация» - как «зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или, в установленных законодательством Российской Федерации случаях, ее материальный носитель»[9] . Персональным данным в новом законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» 2006 г. посвящен лишь один пункт статьи 9, так как одновременно с законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» в этот же день Президентом РФ подписан отдельный Федеральный закон «О персональных данных». Пункты 3 и 4 статьи 11 гласят: «Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе»[3]. Согласно этому закону, электронная подпись - «информация в эл
План
Оглавление
Введение
Глава 1. Электронный документ: понятие, эволюция
1.1 Понятие «электронный документ»
1.2 Эволюция электронного документа
Глава 2. Электронный документ в управленческой деятельности современных организаций
2.1 Нормативно-правовые основы работы с электронными документами
2.2 Природа электронных документов
Заключение
Список использованных источников и литературы
Введение
Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий - электронные документы. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. В общем виде электронный документ - это некий набор информации (текст, изображение, звукозапись), сохраненный на компьютере (файлы Word, Excel и т.п.). Этот набор информации сопровождается карточкой с атрибутами, подобно тому, как книги в библиотеке сопровождаются картотекой. По атрибутам (название, автор, дата создания и т.д.) документ можно быстро найти.
Это не просто инновация, но радикальное управленческое решение, не имеющее аналогов в традиционном управлении информационными потоками организации.
Но, несмотря на это, Россия в области управления электронными документами значительно отстает от зарубежных стран. Дело в том, что деятельность государственных органов в данной области активизировалась только в последние три-четыре года. Хотя история российского электронного документооборота начинается еще в 1980-х гг., изза множества факторов, тормозящих процессы внедрения СЭД (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах и на крупных предприятиях, не охватывая большинство коммерческих и бюджетных организаций.
Из всего вышесказанного следует, что тема курсовой работы актуальна.
Вопросы документоведческой проблематики довольно широко освещены в учебной литературе, периодических изданиях в сфере научно-технической информации, документоведения и делопроизводства («Секретарское дело», «Научные и технические библиотеки», «Научно-техническая информация. Серия 1. Организация и методика информационной работы»).
Прежде всего, необходимо отметить таких авторов, как М.П. Бобылева [6], С.Л. Кузнецов [13, 14], М.В. Ларин [15, 16], Н.В. Макарова [17], И.В Тихонов [20], в монографиях и статьях которых раскрыты основные аспекты организации электронного документооборота. Также наблюдается большое количество публикаций, в том числе и в интернет-изданиях, посвященных проблемам развития электронного документооборота. Здесь уместно упоминание таких авторов, как Е. Бушуева [7], Кузнецова Т.В. [12], Н. Меркурьева [18], Е.Семизорова [19], В. Хургин [21].
Объектом курсовой работы является функционирование документной информации в обществе. Предметом - этапы развития электронного документа.
Целью курсовой работы является изучение возникновения и развития электронного документа.
Исходя из цели курсовой работы были выделены следующие задачи: 1. Раскрыть понятие «электронный документ»;
2. Рассмотреть этапы развития электронного документа;
3. Проанализировать нормативно-правовые документы, регламентирующие работу с электронными документами;
4. Раскрыть природу электронных документов.
Курсовая работа состоит из введения, двух глав, заключения, списка используемой литературы. Во введении характеризуется актуальность темы, объект, предмет, степень изученности, цели и задачи исследования, структура и содержание работы.
В первой главе раскрывается понятие «электронный документ», истоки возникновения и развития электронного документа.
Во второй главе рассматривается современная нормативно-правовая база работы с электронными документами в организациях, природа электронных документов, так как цифровая природа электронных документов подразумевает особенности создания документов и работы с ними.
Заключение содержит основные выводы по изученной теме. Список использованной литературы включает 21 библиографическую запись по изученной проблеме. электронный документный управленческий нормативный