Системы электронного документооборота (СЭД). Сложности внедрения СЭД. Параллельное и поэтапное внедрение. Необходимость бумажного документооборота. Окупаемость затрат на СЭД. Полная конфиденциальность информации. Интеграция с программами отчетности.
Аннотация к работе
Выделим основные преимущества, которые несет с собой внедрение систем электронного документооборота для конкретного сотрудника, работающего с документами. Как правило, сначала в СЭД работают сотрудники отдела делопроизводства, которые «насыщают» систему документами, потом к ней «подключаются» руководители высшего и среднего звена, и затем сразу же остальной персонал, непосредственные исполнители. Постепенность хороша, когда речь о внедрениях по департаментам, но, запустив систему в работу в том или ином департаменте, сотрудники должны работать только в ней. • Компания Coopers&Lybrand оценивает, что компании делают 19 копий каждого документа и что 7.5 процентов всех документов теряется безвозвратно. Наличие библиотеки документов помогает устранить «узкие места» в работе с документами (невозможность их найти достаточно быстро, необходимость копировать оригиналы и т. д.), ускорить процесс понимания новыми сотрудниками бизнеса компании и своих обязанностей, снизить время на взаимодействие с коллегами.Итак, в работе проводится сравнительная характеристика СЭД и ручного документооборота. И на основе этого дать ответ на основной вопрос: «Стоит ли переходить на СЭД?» Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов.
Вывод
Итак, в работе проводится сравнительная характеристика СЭД и ручного документооборота. Можно сделать несколько основных выводов на тему преимуществ электронного документооборота над ручным. И на основе этого дать ответ на основной вопрос: «Стоит ли переходить на СЭД?»
Основные преимущества СЭД над ручным документооборотом: 1. Документооборот прежде всего связан с построением единой информационной среды компании. Единство в данном случае означает как возможность оперативной работы в системе всех сотрудников, так и единую базу документов.
2. Внедрение СЭД зачастую становится катализатором серьезных изменений в ИТ-структуре организации. Помимо решения основных задач, связанных с построением единой информационной среды организации, создание СЭД нередко приводит к значительному обновлению аппаратного и системного программного обеспечения, переходу на новые технологические стандарты, а в ряде случаев - к переходу информационной инфраструктуры организации на новый качественный уровень
3. Ключевой тенденцией в области автоматизации документооборота можно назвать наращивание их функционала.
4. Другая важная тенденция - возможность тесной интеграции СЭД с другими информационными системами предприятия.
5. Рост производительности сотрудника, уменьшение времени обработки одного документа, уменьшение расходов на оплату площади для хранения документов. Уменьшение расходов на покупку бумаги, ксероксов итд. Быстрота, простота, значительная экономия времени и средств.
Видно, что преимуществ СЭД над ручным документооборотом предостаточно, принимать решения о внедрении СЭД на предприятие- дело, безусловно, каждого владельца, однако, факты на лицо. СЭД- это быстро, удобно и выгодно. Пройдет еще немного времени и СЭД вытеснит систему ручного документооборота, об этом говорят многие статистические компании и прогнозы.
Ципкин Ю.А., Люкшинов А.Н., Эриашвили Н.Д. Менеджмент: Уч. Пособие для вузов. М.: 2001.
Управленческие решения: Учебно-методическое пособие. 2-е изд., перераб. И доп. / Аширов В.К. - Самарский институт управления, Самара:, 2007. - 198с.
Саханова А.Н. Исследование влияния психологического климата первичного производственного коллектива на производительность труда // Менеджмент. - 2005. №2. 124 - 128с.
Управление персоналом организации: Учебник/Под ред. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2007. - 512с.
Экономическая стратегия фирмы [Текст]: Учебное пособие / Под ред. А. П. Градова. - 4-е изд., перераб. - СПБ.: Специальная литература, 2003. - 959 с.
[Электронный ресурс] /
Лебедев, П. И. Проектное финансирование: факторы успеха [Электронный ресурс] / П. И. Лебедев // Консультант. - 2005. - №11. - Режим доступа: http://www.cfin.ru/investor/ project_finance.shtml.
Иванов, А. П. Банковский кредит как форма инвестирования предприятий [Текст] / А. П. Иванов // Финансы. - 2005. - №4. - С. 61-63.