Електронний документообіг - Курсовая работа

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими. Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques). Системи електронного діловодства і документообігу можуть сприяти створенню нової організаційної культури в органах влади, зробивши роботу державних службовців більш легкою, цікавою і значимою.Під керуванням електронним документообігом у загальному випадку прийнято розуміти організацію руху документів між підрозділами підприємства або організації, групами користувачів чи окремих користувачів. IDC у такий спосіб визначає поняття СЕД (маючи у вигляді EDMS - Electronic Document Management Systems): "СЕД забезпечують процес створення, керування, доступу і розповсюдження великих обсягів документів у компютерних мережах, а також забезпечують контроль над потоками документів в організації. Часто ці документи зберігаються в спеціальних сховищах або в ієрархії файлової системи. Типи файлів, що, як правило, підтримують СЕД, включають: текстові документи, зображення, електронні таблиці, аудіо дані, відео дані і Web-документи. У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії.За даними Forrester Research, 38% компаній зі списку Fortune 500 вважають що придбання сучасної СЕД є критично важливим для успішного ведення їхнього бізнесу. Відповідно до думки галузевих аналітиків (таких думок, що відрізняються у визначених моментах одна від одної, існує досить велика кількість) користь для корпоративних користувачів при впровадженні СЕД досить значуща.· Забезпечення більш ефективного керування документами за рахунок автоматичного контролю виконання, прозорості діяльності організації на всіх рівнях. · Забезпечення чіткої авторизації доступу до комерційної інформації, за рахунок чого підвищується персональна відповідальність співробітників за виконані дії строго в рамках наданих повноважень. Єдиний інформаційний простір Рішення з автоматизації діловодства та контролю виконання документів надає можливість територіально розгалуженому підприємству «Головне підприємство - Районні управління» функціонувати в єдиному інформаційному просторі. Це забезпечується створенням в підприємстві актуальної центральної бази даних, яка оперативно оновлюється інформацією з баз даних управлінь.Кожен документ чи обєкт вводиться в систему один раз і після збереження стає доступним всім іншим підсистемам. Створення довготривалого збереження документів та управління електронним архівом, враховуючи процедури списання, та знищення документів.Броварська адміністрація є органом місцевого самоврядування, який представляє спільні інтереси територіальних громад. Діяльність адміністрації, її органів здійснюється відкрито та гласно, базується на колективному, вільному обговоренні та вирішенні питань, урахуванні громадської думки. На сесії, засіданнях її органів, можуть брати участь народні депутати України, депутати обласної ради, представники місцевих рад, органів виконавчої влади, трудових колективів, політичних партій, обєднань громадян, засобів масової інформації. Виконавчий апарат здійснює організаційне, правове, інформаційне, аналітичне, матеріально-технічне забезпечення діяльності адміністрації, її органів, депутатів, сприяє здійсненню взаємодії і звязків з територіальними громадами, органами виконавчої влади, органами та посадовими особами місцевого самоврядування.Реєстрації підлягають всі документи, що потребують виконання і використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, облікові, статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі та його підрозділах, так і ті, що надходять від інших організацій, установ і приватних осіб. Реєстрації підлягають як паперові, так і магнітні або цифрові носії інформації в електронному вигляді. Кожний документ реєструється в загальному відділі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час. Під час реєстрації документу йому надається умовне позначення - реєстраційний номер, який складається з порядкового номеру в межах групи документів і доповнюється індексами підрозділу та типу документа. При реєстрації вхідних службових документів на правому верхньому куті першої сторінки ставиться штамп з датою реєстр

ЗМІСТ

Вступ Розділ 1. Основні поняття про систему електронного документообігу (СЕД) §1 Призначення СЕД §2 Особливості СЕД 2.1 Особливості збереження документів 2.2 Особливості маршрутизації документів 2.3 Розмежування доступу 2.4 Відстеження версій і підверсій документів 2.5 Анотування документів §3 Переваги використання СЕД §4 Очікувальні результати впровадження Розділ 2. Особливості загальної організації діловодства в установі §1 Реєстрація вхідних та внутрішніх документів §2 Розроблення та надсилання вихідної кореспонденції Розділ 3. Практична реалізація електронного документообігу на прикладі БДД «Документ» Броварської міської адміністрації §1 Автоматизація діловодних процесів §2 Приймання та електронна реєстрація документів §3 Реєстраційно-контрольні картки §4 Організація контролю за виконанням документів §5 Програмне забезпечення електронного документообігу в установі Висновки Список використаних матеріалів Додаток 1 Додаток 2 3 6 6 7 7 9 9 10 10 11 12 14 15 16 18 18 18 20 21 23 28 30 31 32

Вступ

Підсумовуючи дану тему курсової роботи необхідно зауважити, що упровадження СЕД варто здійснювати поступово, починаючи з найбільш важливої ланки документообігу: опису, автоматизація якого дозволить швидко одержати позитивний ефект. У процесі впровадження СЕД необхідно забезпечити можливість роботи як за новою, так і за старою технологією, щоб не заважати повсякденній діяльності підприємства. Дуже важливу роль грає реальна підтримка керівництвом підприємства проекту впровадження (так називаний «фактор першої особи»). При відсутності такої підтримки, у кращому випадку, система буде впроваджена лише в окремих підрозділах підприємства (навряд від цього можна чекати якого-небудь помітного повернення інвестицій). Проблему «опору змінам» можна вирішити шляхом поступового і планомірного впровадження елементів електронного документообігу, починаючи з найпростішого (наприклад, навчання співробітників роботі з електронною поштою й intranet - мережею , організації електронного архіву та ін.) і проведення необхідної розяснювальної роботи. У ході впровадження СЕД обовязково варто організувати тренінги для співробітників підприємства, а також консультації для його посібника з організації переходові на електронну форму діловодства.

Термін «документообіг» на поточний момент вживається надзвичайно широко і зустрічається в описі практично кожної інформаційної системи. Автоматизація документообігу реалізується багатьма системами, і кожна з них претендує на «комплексний підхід до автоматизації документообігу». При цьому розмаїтість систем є надзвичайно широкою: від систем складського обліку до ПЗ контролю за технологічними процесами.

У дані роботі терміни «документообіг», «діловодство» та ін. розглядаються винятково в контексті організації роботи органів державної влади і місцевого самоврядування. Відповідно терміни трактуються винятково з використанням загальнодержавних нормативних актів у застосуванні до роботи органів влади. Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими.

Програма БДД «Документ» розроблена вітчизняними виробниками є досить простою для користування і набагато полегшує роботу з документами в Броварській міській адміністрації. Спільне використання системи електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних. Усе це можливо тільки в системі управління, побудованій на основі цілком електронного документообігу.

1. Україна. Верховна Рада

Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ

2. Україна. Верховна Рада

Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV

3. Україна. Верховна Рада

Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV

4. Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. - К.: КМУ. - 2000. - 94с.

5. Правила роботи архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16

6. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. - К. - 1996. - 48с.

7. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html