Документне й інформаційне забезпечення органів регіонального управління. Характеристика організаційно-розпорядчих документів районної ради. Впровадження електронного документного ресурсу. Впровадження інформаційних технологій. Діяльність діловодних служб.
Аннотация к работе
3.2 Впровадження електронного документного ресурсу Megapolis™.Позитивна результативність цієї діяльності залежить від наявності відповідної інформації, яка надходить до органів регіонального управління або ними утворюється у вигляді документів [21]. Документування та робота з документами для регіонального управління є одним із основних елементів їхньої діяльності, в якій документ одночасно виступає і як засіб праці, і як її результат. Раціоналізація роботи з документами в органах регіонального управління уможливлює зменшення обсягу канцелярської діяльності, скорочення зайвого листування з конкретного питання між зацікавленими сторонами його вирішення, зосередження більшої уваги на спілкуванні з громадянами, а не на створенні паперів, які іноді мають вигляд банальної відписки, запобіганню поширення бюрократичних методів управління та тяганини при розгляді актуальних проблем, характерних для територіальної громади [14]. Форми деяких документів зберігаються в компютері у вигляді шаблонів, які зазвичай містять основні реквізити конкретного виду документа або позначку їхнього фіксування, елементи тексту, які постійно використовуються у відповідному документі, а також зберігається місце для змінної інформації. Чітко простежуються такі групи документів: документи для задоволення потреб органів виконавчої влади і управління, тобто для прийняття управлінських рішень;Інформатизація на сьогодні, так би мовити, «офіційно» вважається основним засобом організації інформаційного забезпечення регіонального управління. Мета інформаційного забезпечення органів регіонального управління полягає в тому, щоб на базі зібраних початкових даних отримати оброблену, узагальнену інформацію, яка має стати основою для прийняття управлінських рішень. Досягнення цієї мети здійснюється шляхом збирання первинної інформації, її зберігання, розподілу між структурними підрозділами відповідних державних органів та їхніми працівниками, підготовки до переробки, власне переробки, надання її органу управління в переробленому вигляді, аналізу, забезпечення прямих і зворотних звязків у її циркуляції, організації документообігу тощо. Визначено, що системи інформаційного забезпечення управлінської діяльності на рівні району обласного підпорядкування і міста будуються по різних схемах і по-різному включаються в регіональну інформаційну систему в силу розходження в законодавчому підході до управління районами обласного підпорядкування і містами [38]. Організувати інформаційне забезпечення в системі управління, що є складною ієрархічною структурою, доцільно за результатами інформаційного аналізу процесу управління, у якому інформація розглядається як засіб досягнення цілі.Нормативно-методична база документного забезпечення управління - це сукупність законів, нормативно-правових актів і методичних документів, які регламентують технологію створення, обробки, зберігання і використання документів у поточній діяльності установи, а також роботу служби документного забезпечення - її структуру, функції, штати, технічне оснащення та інші аспекти [18]. Нормативно-правова база регулює: Правила оформлення документів. Роботу з документами, що мають гриф обмеження доступу. Органи місцевого самоврядування є юридичними особами і наділяються ЗУ «Про місцеве самоврядування в Україні», ЗУ «Про службу в органах місцевого самоврядування» та іншими законами власними повноваженнями, у межах яких діють самостійно і несуть відповідальність за свою діяльність відповідно до закону. На сьогодні процес документування діяльності органу регіонального управління, організація документування, зберігання документів й використання їхньої інформації регулюються такими нормативними документами: • «Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді Міністрів Автономної Республіки Крим», місцевих органах виконавчої влади» на підставі якої розробляється інструкція з діловодства конкретного органу регіонального управління для конкретизування вимог до створювання, опрацювання та зберігання документів [18].Це життєвий цикл електронних документів в організації, починаючи від їх отримання (введення, електронна пошта тощо), проходження в підрозділах зі зміною стану (доведений до відома, узгоджений, підписаний, в роботі, закритий і т.п.) і закінчуючи списанням в архів. Система електронного документообігу - це організаційно-технічна система, що забезпечує процес створення, управління доступом і поширення електронних документів в компютерних мережах, а також забезпечує контроль над потоками документів організації. У СЕД повинні автоматично відслідковуватися зміни в документах, терміни виконання документів, рух документів, а також контролюватися всі їхні версії і підверсії. Будь-який орган державної влади у процесі своєї діяльності тією чи іншою мірою має справу з документами, їх підготовкою, прийняттям, зберіганням, виконанням тощо. До такої документації належать проекти розпоряджень голови районної ради з питань управлінської та організаційно-господарсько
План
Зміст документний діловодний служба електронний
Вступ
Розділ 1. Аналіз літературних джерел, що стосуються предметної області
1.1 Документне забезпечення органів регіонального управління
1.2 Інформаційне забезпечення органів регіонального управління
1.3 Нормативно-методична база органів регіонального управління
Розділ 2. Вибір засобів реалізації поставленого завдання
Розділ 3. Практична реалізація
Список литературы
Вступ
В умовах інтенсивної інформатизації та зростання значення документування в процесах організаційної діяльності установ все більшого застосування набуває електронна документація, оскільки автоматизація оброблення знижує трудовитрати діловодів, підвищує якість роботи виконавців з більшим ступенем прогнозованості та керованості термінів підготовки і впровадження документів.
Електронна документація істотно полегшує також систематизацію та аналіз наявної інформації. Це забезпечується коректним вибором програмних засобів, що дає можливість формувати якісну електронну документацію з усуненням різних видів прогалин, контролювати процеси її виконання, збереження, пошуку та використання.
На сучасному етапі інтенсивного розвитку інформаційного суспільства для поліпшення організації і прискорення опрацювання документів застосовують уніфіковані системи управлінської документації, які розрізняються за функціональним призначенням. Паперовий же документообіг втрачає свою актуальність, оскільки необхідність вручну формувати документи, постійно контролювати їх переміщення між окремими підрозділами, відшуковувати прогалини в інформаційному наповненні та вручну їх виправляти істотно збільшують трудовитрати установ.
Для того, щоб забезпечити функціонування електронного документообігу, потрібно не тільки створювати уніфіковані системи документування, але й обирати відповідні програмні засоби автоматизованого оброблення інформації з урахуванням конкретних умов роботи апарату управління з електронними документами.
Соціально-економічні зрушення в усіх сферах суспільної діяльності, створення нормативної бази, що забезпечує функціонування державного апарату, впровадження нових інформаційних технологій спричиняють зміни форм та методів діяльності діловодних служб органів державної влади та управління.
В системах, до яких структурно входять різноманітні обєкти управління різних рівнів, регулярно збільшуються обсяги інформації, яка використовується в процесах управління. Ця інформація дискретна й переважно збирається та обробляється за допомогою інформаційної та електронної обчислювальної техніки.
Із розвитком інформаційних систем та програм автоматизації в Україні значно прискорились процеси впровадження в усі сфери життя суспільства останні досягнення інформатизації.
Інформатизація в області управлінської діяльності ставить собі за мету підвищення продуктивності праці за рахунок автоматизації та компютеризації діловодних процесів. Для цього вона вимагає підвищення кваліфікації та професійної грамотності зайнятих управлінською діяльністю фахівців.
Актуальність теми. На сьогоднішній день важливе значення в діяльності управлінських установ мають системи організації електронної документації, використання яких значно підвищує ефективність роботи працівників, дає змогу використовувати заздалегідь підготовлені шаблони, що значно зменшує затрати часу, паперу, забезпечує компактність архіву, високу швидкість пошуку та одержання інформації.
Мета і завдання дослідження. Метою роботи є вивчення значення автоматизації опрацювання електронної документації в управлінській діяльності організацій, впровадження та подальше користування СЕД. Основними завданнями роботи є: дослідження стану інформаційного забезпечення в Жидачівській районній раді.
Обєкт дослідження - процес автоматизації роботи з електронними документами та інформаційне забезпечення опрацювання документації Організаційно-господарського відділу Жидачівської районної ради.
Предмет дослідження - СЕД щодо інформаційного забезпечення опрацювання документації Жидачівської районної ради.
Структура курсової роботи. Курсова робота складається із вступу, трьох розділів, висновку, списку літератури та додатків. Обсяг роботи Список використаної літератури складається із найменування.
Розділ 1. Аналіз літературних джерел, що стосуються предметної області