Електронний документообіг та історія його створення - Реферат

Відсутність необхідності вручну розмножувати документи, відслідковувати переміщення паперових документів всередині організації, контролювати порядок передачі конфіденційної інформації істотним образом знижує трудовитрати діловодів. Наскрізний автоматичний контроль виконання на всіх етапах роботи з документами кардинально підвищує якість роботи виконавців, робить терміни підготовки документів більш прогнозованими і керованими Спільне використання систем електронного діловодства і сховищ інформації дозволяє систематизувати і поєднувати інформацію, що полегшує її аналіз і складання звітів. Для пошуку прихованих закономірностей у великих масивах даних можна приймати більш ефективні рішення і дії, що базується на відповідних технологіях діставання інформації з даних (data mining techniques).Електронний документообіг - це сукупність технологій, які не тільки значно оптимізують, але й істотно змінюють роботу органу влади. Впровадження електронного документообігу в органі державної влади або місцевого самоврядування вимагає для всіх службовців, які беруть участь у роботі з документами, наявності: · засобів обчислювальної техніки, адекватних за продуктивністю впроваджуваному ПЗ документообігу; обовязковою є 100%-а оснащеність персональними компютерами всіх працівників органу влади, які працюють з документами; Завжди варто памятати, що при розгортанні електронного документообігу всі службовці, які по тих чи інших причинах не мають постійного доступу до електронних документів за допомогою використовуваних засобів обчислювальної техніки, фактично перестають брати будь-яку участь у роботі органу влади. Будь-яка участь у роботі над документами, навіть просте візування чи обговорення, автоматично буде вимагати наявності персонального засобу обчислювальної техніки (ЗОТ), що має доступ до системи ЕДД. Фактично впровадження системи автоматизованого діловодства і документообігу описано в розділі «Документообіг і діловодство в органі влади».Основною метою при розробці технологій електронного документообігу було досягнення максимальної наступності правил і прийомів паперового документообігу і журнально-картотечного діловодства, що дозволяє забезпечити безболісний перехід від традиційних технологій до сучасних. електронний документообіг технологічний Системою діловодства обробляються документи, які зберігаються в єдиному сховищі документів органу влади. Це дозволяє включити документи, оброблювані офіційним документообігом, у єдиний інформаційний простір органу влади. Технологію електронного документообігу підтримують наступні функціональні можливості системи: · реєстрація в автоматизованому режимі переданих електронною поштою або через Інтернет-портал вхідних документів, у тому числі таких, що мають електронний цифровий підпис (ЕЦП) і криптозахист; · прикріплення до реєстраційної картки (РК) електронного образу документу у вигляді файлу (файлів) будь-якого формату;В описі рішення для автоматизації документообігу говорилося, що в більшості органів влади і місцевого самоврядування реальна робота зі створення документів вже ведеться в електронній формі. Оскільки в автоматизованому документообігу використовуються найбільш сучасні рішення і критерієм відбору є лише їхня сполучуваність з паперовим документообігом, то нічого переважно нового в електронному документообігу не міститься. Крім того, система ЕДД дозволяє працювати з єдиним сховищем обєктів, у якому містяться як неофіційні дані, так і документи, оброблювані «офіційним» документообігом і архівною справою.Розвиток технічних засобів раптово швидко дав змогу розширити сферу функціонального застосування ЕОМ за межі обчислювальних задач і використовувати їх для автоматизації технологічних процесів у виробництві, а також напрямів людської діяльності, повязаних з опрацюванням інформації. У середині 80-х років розвиток технічних засобів автоматизації одержав потужний імпульс, викликаний успіхами в мікроелектронних технологіях: внаслідок створення персонального компютера (ПК) потужні засоби опрацювання інформації стали доступні масовому користувачеві. Подальший розвиток електронних систем документообігу стримується не стільки технічними можливостями сучасних засобів автоматизованої обробки інформації, як відсутністю відповідних нормативно-правових актів, що забезпечують захист авторських прав у сфері інформаційних технологій та унормовують правовий статус електронних документів. Так, Указом Президента України № 1497/2005 від 20 жовтня 2005 року “Про першочергові завдання щодо впровадження новітніх інформаційних технологій” передбачено “…удосконалення нормативно-правової бази з питань розроблення та впровадження новітніх інформаційних технологій та адаптацію законодавства України з цих питань до законодавства Європейського Союзу, зокрема, шляхом: - підготовки законопроекту щодо внесення відповідних змін до Національної програми інформатизації стосовно визначення стратегічних напрямів розвитку інформаційного суспільства і вдосконалення механізмів реалізації державної політики у цій сфер

Зміст

1. Нащо потрібен електронний документообіг

2. Що необхідно для побудови електронного документообігу

3. Системи, що організують електронний документообіг

4. Документообіг офіційних документів

5. Забезпечення підготовки документів

6. Історія розвитку систем документообігу

1. Нащо потрібен електронний документообіг

Електронний документообіг - високотехнологічний і прогресивний підхід до суттєвого підвищення ефективності роботи органів державної влади і місцевого самоврядування.