Принципы, критерии (происхождения, содержания, внешних особенностей) и этапы проведения (определение сроков хранения и их корректирование при передаче в ведомственных архив) экспертизы ценности документов. Правила составления сопроводительного письма.
Аннотация к работе
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации. Особое значение имеют документы "личные", содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Документы "по личному составу", которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей.Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности оценки документов и в соответствии с комплексно применяемыми критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных принципов ценности включаются принципы историзма, комплексности и всесторонности оценки документов с точки зрения их экономического, научно-технического и социально-культурного значения. Экспертиза ценности документов осуществляется на протяжении всего "жизненного цикла документа", начиная с определения схемы систематизации документов в дела и кончая передачей дел на государственное хранение. Выделяются следующие этапы проведения экспертизы ценности документов:-определение сроков хранения документов по перечню при составлении-номенклатуры дел;Составьте сопроводительное письмо генеральному директору ЗАО "Интерком" с просьбой рассмотреть претензию на полученные в соответствии с контрактом №… от 00.00.00, трансп. Сопроводительное письмо - деловое письмо, используемое для отправки документов (проектов нормативных правовых актов, договоров, каталогов, протоколов, актов и др.), не имеющих адресной части.Ростова-на-Дону на имя главного врача Перкова В.И. поступило письмо от главврача госпиталя Беликова М.И., находившегося в зоне боевых действий Чечни, с сообщением о ходе выполнения боевого задания врача Воронцова С.В., спасшего солдата федеральных войск после тяжелого ранения в бедро. В письме сообщается о том, что при отсутствии медикаментов и анестезии, Воронцов С.В. проявив смекалку и мастерство, спас нуждающегося в скорой помощи бойца.Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
План
Содержание
Введение
1. Принципы, критерии экспертизы ценности документов
2. Сопроводительное письмо
3. Задача
Заключение
Использованная литература
Введение
Управленческая деятельность присуща всем учреждениям, предприятиям и организациям.
Она охватывает организационные вопросы, планирование, финансирование, отраслевую производственную работу, подбор и расстановку кадров, контроль и т. д. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации.
На основе информации принимаются управленческие решения, информация служит доказательством их исполнения и источником для обобщения. Эффективность управления зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах.
Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, а также многократное использование информации.
Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.
Документы как источники информации неравноценны.
Одни содержат информацию о политической, культурной и научной жизни общества, развитии экономики, работе государственного аппарата. В других документах отражается работа конкретных организаций.
Особое значение имеют документы "личные", содержащие информацию о выдающихся государственных и общественных деятелях, деятелях литературы и искусства, имеющие научную ценность, историческое значение. Их следует оставлять на вечное хранение.
Документы "по личному составу", которые содержат информацию о трудовой деятельности граждан, их обучении и других событиях в жизни, имеют ценность для конкретных людей. Такие документы имеют длительный срок хранения, а затем уничтожаются.
По срокам хранения документы подразделяются на три группы: документы постоянного хранения;
документы длительного (свыше 10 лет) хранения;
документы временного хранения (до 10 лет включительно).
В процессе проведения экспертизы ценности документов решаются две задачи: отбор ценных документов для вечного хранения и отбор документов, имеющих долговременное практическое значение, для длительного хранения (свыше 10 лет);
выделение к уничтожению документов с истекшими сроками хранения, черновиков, дублетных документов.
Экспертиза ценности документов - это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
В результате проведения экспертизы ценности: · устанавливается комплекс документов постоянного хранения;
· производится отбор к уничтожению утративших свое значение документов с истекшими сроками хранения;
· определяются уникальные и особо ценные дела;
· осуществляется полноценное комплектование архива организации и государственных архивов документами, представляющими интерес для науки и истории.
1.
Вывод
Экспертиза ценности документов является тем инструментом, который определяет как срок, так и средства хранения документов. Если документы нуждаются в длительном хранении, то используют средства для долговременного хранения документов, а при небольшом сроке целесообразно применять средства оперативного хранения документов.
Целесообразность использования традиционных средств оперативного хранения документов должны определяться объемами хранящихся документов и частотой обращения к ним на основе заключений экспертизы ценности документов.
В качестве предложения по рационализации документооборота следует отметить как необходимость, повсеместное внедрение ЭВМ для повышения эффективности работы документационной службы предприятия в целом и оперативности средств оперативного хранения документов.
Список литературы
1. Приказ от 19 января 1995 г. N 2 об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия;
2. Основные правила работы ведомственных архивов (Одобрены коллегией Главархива СССР 28.08.85, Приказ Главархива СССР от 05.09.85 N 263);
3. Основные правила работы архивов организаций (Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
4. Основные правила работы ведомственных архивов (утв. Приказом Главархива СССР от 05.09.1985 N 263);