Довідково-пошукова система документної служби підприємства - Дипломная работа

З точки зору документознавства та ІД, нова компютерна техніка - це якісно новий клас технічних засобів, що використовуються для опрацювання документів. Найголовніше можна обєднати в пункти: u компютер - це перший універсальний засіб, за допомогою якого опрацьовують документи. u компютер - це універсальний засіб, за допомогою якого зявилася можливість переходу до компютерного діловодства; Компютер - якісно новий засіб із точки зору документознавства, оскільки він обєднує в одному всі можливості використання решти засобів документознавства і діловодства. Технічне оснащення сучасного діловодства та інформаційної діяльності представлено сукупністю технічних засобів збирання, накопичення, зберігання, опрацювання, передавання, подання даних, засобів опрацювання документів, оргтехніки та засобів звязку для здійснення інформаційного обміну між користувачами.Закінчені в діловодстві документи з обмеженим доступом і справи постійного та тривалого зберігання перебувають в режимно-секретному органі (РСО) державного органу, підприємства, організації та установи протягом двох років, а відтак передаються до секретного архівного підрозділу за описами справ. Терміни їх зберігання в секретному архівному підрозділі визначаються Типовим та відомчими переліками документів із зазначенням термінів їх зберігання, затвердженими Головним архівним управлінням при Кабінеті Міністрів України (Держкомархів України) та відповідними центральними органами державної виконавчої влади. У разі реорганізації або ліквідації підприємства, установи, організації для вирішення питання про подальше зберігання архівних документів обмеженого доступу наказом керівника підприємства, установи, організації створюється у встановленому порядку комісія. Облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Деркомархівом України, інструкціями та іншими нормативними актами з питань архівної справи й охорони державної таємниці. Документи з обмеженим доступом, що зберігаються в секретному архівному підрозділі, видаються виконавцям для тимчасового користування тільки в приміщенні секретного архівного підрозділу на замовлення за формою СА 6 (додаток 2.1.18), підписані керівником відповідного структурного підрозділу підприємства, установи, організації (для документів особливої важливості - керівником підприємства, установи, організації) та погоджені керівником РСО або його заступником.Як і у поточному діловодстві, експертиза цінності документів з обмеженим доступом і справ проводиться згідно з Положенням про принципи й критерії визначення цінності документів, порядок створення та діяльності експертних комісій з питань віднесення документів до складу Національного архівного фонду, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 20.10.1995 № 853, Інструкцією про порядок відбору та передачі документів з обмеженим доступом на архівне зберігання. Під час проведення експертизи цінності документів з обмеженим доступом у РСО підприємства, установи, організації здійснюється відбір документів постійного, тривалого зберігання для передавання до секретного архівного підрозділу; відбір документів тимчасового зберігання, що підлягають зберіганню в РСО підприємства, установи, організації, відбір для знищення справ з обмеженим доступом і документів тимчасового зберігання за попередні роки, терміни зберігання яких закінчилися. Водночас із цим перевіряється якість та повнота чинної номенклатури справ з обмеженим доступом підприємства, установи, організації, правильність визначення термінів зберігання справ, заведених відповідно до затвердженої номенклатури справ, додержання встановленого порядку оформлення й формування документів у справі. До проведення експертизи цінності всі документи з обмеженим доступом мають бути виконані, сформовані у справи, а картки (журнали) обліку документів з обмеженим доступом за відповідний період відпрацьовані. Вилучення окремих документів з обмеженим доступом із справ (дублетних документів, тимчасового зберігання тощо) та повне оформлення справ здійснюється перед затвердженням описів справ за відповідний період, разом із цим: · вилучені із справ документи з обмеженим доступом вміщують у папки з клапанами для подальшого внесення в акти про відбір для знищення або підшивають до відповідної справи;Перевести Клімчука Олександра Валентиновича з посади провідного спеціаліста організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації на посаду консультанта організаційного відділу апарату обласної державної адміністрації 1 серпня 200_ року, за його згодою, з посадовим окладом згідно штатного розпису, як такого, що перебував у кадровому резерві на цю посаду. Присвоїти Клімчуку О.В.

Зміст

Вступ

1. Довідково-пошукова система документної служби підприємства (довідкові та контрольні картки)

1.1 Вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом

1.2 Підготовка документів з обмеженим доступом до передання на архівне зберігання

.2 Підготовка й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників

2.3 Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

3. Організація компютеризованого робочого місця інформаційного працівника та документознавця

Висновки

Список використаної літературиДо розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток. На великих підприємствах використовують уніфіковані форми наказів по особовому складу.

Уніфіковані форми затверджені наказом Міністерства статистики України від 09.10.95 № 253: • № П-1 (наказ про прийом на роботу);

• № П-5 (наказ про переведення на іншу роботу);

• № П-6 (наказ про надання відпустки);

• № П-7 (список №_ про надання відпустки);

• № П-8 (наказ про припинення трудового договору).

На підприємствах, в установах, організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформлюються на спеціальних чи загальних бланках або чистих аркушах паперу (формату А 4). Розпорядження та накази готуються на підставі доручень керівника установи, організації, заяв працівників, підписаного контракту, рішень конкурсної комісії, рішень атестаційної комісії тощо.

Усі накази оформлюються на аркуші паперу формату А 4 і повинні мати обовязкові реквізити: • повне найменування установи, організації; назву виду документа - розпорядження, наказ;

• дату складання, підписання (29 травня 1999 року);

• місце складання чи видання (м. Трускавець);

• номер (доповнюється індексом "К" або "ОС");

• заголовок до тексту;

• текст;

• підстава;

• підпис керівника;

• на зворотному боці гриф погодження, ознайомлення.

Проект наказу готують працівники кадрових служб, погоджують з відповідними посадовими особами, коло яких встановлює керівник установи, організації.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах), за винятком окремих випадків, мають лише розпорядчу частину, починати яку рекомендується з прізвища, імені та по батькові працівника.

У наступному рядку і далі - посада, ранг державного службовця, найменування структурного підрозділу, дія, що оголошується розпорядженням, наказом.

Після тексту розпорядчої частини зазначається підстава підготовки розпорядження, наказу.

Після підписання розпорядження, наказ реєструється у книзі реєстрації розпоряджень, наказів, що має такі реквізити: номер розпорядження, наказу, дату видання, вид розпорядження, наказу, короткий зміст, ким підписаний (прізвище, ініціали), кому направлено (оголошено під розписку).

У груповому розпорядженні, наказі, який передбачає ряд питань, рекомендується розміщувати їх в такій послідовності: прийняття на роботу, переведення на іншу посаду, звільнення з роботи, надання відпусток, заохочення, стягнення тощо.

У кожній групі питань прізвища працівників рекомендується розміщувати за алфавітом.

Перші примірники, підписані керівником, накопичуються у справі за їх порядковими номерами відповідно до затвердженої номенклатури.

Перший примірник розпорядження, наказу залишається у відділі кадрів, а другий передається до бухгалтерії. У структурні підрозділи копії чи примірники розпоряджень, наказів по особовому складу не передаються.

Справа ведеться протягом календарного року, після завершення зберігається у відділі кадрів протягом двох років. Через два роки справа передається до кадрового архіву (який зберігається окремо від інших) установи, організації.

У разі ліквідації установи, організації розпорядження, накази по особовому складу передаються на постійне зберігання до державного архіву.

Розпорядження, накази з особового складу (по кадрах) і книги їх реєстрації є документами постійного зберігання.

2.2 Підготовка й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників

Проголошене ст. 43 Конституції України право громадянина на працю реалізується шляхом надання роботи конкретній людині та оплати праці відповідно до її кількості та якості.

Це право громадянин реалізує шляхом укладання трудового договору, тобто через прийняття на роботу.

Прийняття громадян на роботу оформляється виданням розпорядження, наказу, в якому зазначаються: прізвище, імя та по батькові працівника, посада (спеціальність), структурний підрозділ, специфічні умови (з повною матеріальною відповідальністю, за сумісництвом, зі строком випробування до шести місяців, тощо). Розпорядження, наказ оголошується працівнику під підпис. Однак трудовий договір вважається укладеним, якщо фактичне допущення до роботи мало місце за вказівкою особи, наділеною правом прийняття на роботу.

Після ознайомлення працівника з розпорядженням, наказом у його трудовій книжці, а також в особовій картці по формі № П 2-ДС робляться відповідні записи, і працівник у графі "Підпис власника трудової книжки" ставить свій підпис. Згідно з чинним законодавством цей підпис підтверджує, що працівник з наказом про прийняття на роботу ознайомлений, тому в розділі III "Призначення і переведення" особової картки № П 2-ДС пишеться копія наказу.

Для того, щоб правильно підготувати і видати наказ про прийняття на роботу, слід виконувати вимоги чинного законодавства про працю.

Без відповідних документів, які працівник зобовязаний предявити, неможливо укласти трудовий договір.

Згідно зі статтею 29 КЗПП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобовязаний: • розяснити працівнику його права й обовязки та проінформувати під розписку про умови праці, наявність на робочому місці небезпечних і шкідливих виробничих факторів, які ще не усунуто, та можливі наслідки їх впливу на здоровя, про його права на пільги і компенсації за роботу в таких умовах відповідно до чинного законодавства і колективного договору;

• ознайомити працівника з правилами внутрішнього трудового розпорядку та колективним договором;

• визначити працівнику робоче місце, забезпечити його необхідними для роботи засобами;

• проінструктувати працівника з техніки безпеки, виробничої санітарії, гігієни праці та протипожежної охорони. Громадянин, згідно зі статтею 24 КЗПП України, при укладенні трудового договору зобовязаний подати паспорт або інший документ, що посвідчує особу, трудову книжку, а у випадках, передбачених законодавством, - також документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію), про стан здоровя тощо.

Накази про переведення працівників на іншу посаду чи роботу в тій самій установі, організації готуються та оформляються на підставі розпорядження, наказу керівника та згоди працівника.

У розпорядчій частині розпорядження, наказу вказується попередня посада, посада і структурний підрозділ, куди переводиться працівник, дата і строк переведення (постійно чи тимчасово), причина переведення (службова потреба, для заміни відсутнього, тощо), умови оплати праці, пільги і компенсації, підстава видання розпорядження, наказу. Якщо працівник переводиться постійно на іншу посаду, до його особової картки № П 2-ДС і трудової книжки заносяться відповідні записи і він повинен поставити свій підпис у картці № П 2-ДС.

Слід також памятати, що переведення працівника допускається тільки за його письмовою згодою.

Накази про звільнення працівників готуються на підставі заяви, ініціативи власника або уповноваженого ним органу (підстави припинення трудових відносин вказані у ст. 36 КЗПП України) і третьої особи, яка не є стороною трудового договору (суд, профспілковий комітет).

Підготовка й видання наказу про звільнення правомірні: • за підстав, викладених у законі (ст. 36 КЗПП України та ст.30 Закону України "Про державну службу";

• за додержання певного порядку звільнення працівника за конкретною підставою.

Накази про звільнення складаються, як правило, з двох частин: розпорядчої (визначається прізвище, імя, по батькові працівника, посада, структурний підрозділ, дата й відповідна стаття КЗПП України, Закону України "Про державну службу") та констатуючої, в якій визначаються причина звільнення та мотиви коротко. Далі - підстава видання розпорядження, наказу. Складаючи розпорядження, наказ про звільнення, слід памятати, що днем звільнення вважається останній день роботи.

Вказуючи у розпорядчій частині дату звільнення, не треба писати літеру "з" (з якого), а писати: звільнити 30.07.96. В особовій картці № П 2 - ДС у рядку: "Дата і причина звільнення" пишеться дата і причина звільнення, і працівник обовязково ставить свій підпис.

У разі смерті працівника в розпорядчій частині наказу визначається прізвище, імя, по батькові, посада, структурний підрозділ і дата (день смерті), виключення зі списків особового складу у звязку зі смертю.

Підставою буде копія свідоцтва про смерть.

Готуючи розпорядження, накази про прийняття, переведення і звільнення працівників, слід памятати специфіку щодо деяких категорій працівників.

Так, у ст. 21 КЗПП України визначено, що особливою формою трудового договору є контракт, у якому строк його дії, права, обовязки та відповідальність сторін (у тому числі матеріальна), умови матеріального забезпечення й організації праці працівника, умови розірвання договору, у тому числі дострокового, можуть встановлюватися угодою сторін. Сфера застосування контракту визначається законами України.

Тобто застосування контракту можливе лише у випадках, передбачених законом (ст. 21 КЗПП України, постанова Кабінету Міністрів України "Про впорядкування застосування контрактної форми трудового договору" від 15.03.94 № 170).

Контракт обовязково укладається в письмовій формі, яка затверджена наказом Міністерства праці України від 15.04.94 № 23 (зареєстровано в Міністерстві юстиції України 28 квітня 1992 р. № 84/293).

Працівник, який приймається на роботу за контрактом, власноручно заповнює два примірники договору і підписує їх. Після підписання керівником один примірник з підписом керівника і печаткою видається працівнику. Контракт набуває чинності з моменту його підписання або з дати, визначеної сторонами у контракті.

Він є підставою для укладення трудового договору та видання наказу про прийняття працівника на роботу з дня, встановленого у контракті за угодою сторін. У будь-якому випадку умови контракту не повинні погіршувати становище працівників.

Крім того, слід зазначити, що контракт укладається тільки в тому разі, коли працівник належить до категорії працівників, що, згідно із законодавством, працюють за контрактом (постанова Пленуму Верховного Суду України "Про практику розгляду судами трудових спорів" від 6 листопада 1992 року).

2.3 Порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки

Статтею 45 Конституції України передбачено: кожний, хто працює, має право на відпочинок. Це право забезпечується наданням днів щотижневого відпочинку, а також оплачуваної щорічної відпустки.

Згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗПП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи в даній установі, організації.

Щорічні відпустки за другий і наступні роки роботи можуть бути надані працівникові у будь-який час відповідного робочого року.

Черговість надання відпусток визначається графіками, які затверджуються керівником установи, організації за погодженням з профспілковим чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом і доводиться до відома всіх працівників.

При складанні графіків ураховуються інтереси установи, організації, особисті інтереси працівників та можливості їх відпочинку. Поділ щорічної відпустки на частини будь-якої тривалості допускається на прохання працівника за умови, що основна безперервна її частина становитиме не менш як 14 календарних днів. Невикористана частина щорічної відпустки має бути надана працівнику, як правило, до кінця робочого року, але не пізніше 12 місяців після закінчення робочого року, за який надається відпустка.

Відкликання із щорічної відпустки допускається за рішенням керівника, у порядку передбаченому законодавством.

На підставі затвердженого графіка відпусток та заяви працівника в установі, організації видається наказ або розпорядження.

У наказі, розпорядженні слід вказати прізвище, імя, по батькові, посаду працівника, вид, дату початку та строк відпустки, а також робочий рік, за який надається щорічна відпустка. Наказ видається у двох примірниках. Один залишається у відділі кадрів, другий передається до бухгалтерії. Підписується керівником установи, організації, узгоджується з начальником відділу кадрів і керівником структурного підрозділу.

3. Організація компютеризованого робочого місця інформаційного працівника та документознавця

Організація управління у наш час неможлива без застосування інформаційних технологій. Практично всі працівники сфери управління в установах, організаціях, на підприємствах і фірмах використовують у своїй діяльності компютери, але далеко не всі мають достатнє уявлення про можливості використання сучасних компютерних технологій, вміють ефективно їх використовувати.

Спрощення і прискорення підготовки документів, можливості зберігання і опрацювання великих обємів даних, доступу до них із будь-якої точки земної кулі стали базою інформаційної революції.

Сьогодні компютери стають основним засобом створення, редагування документів, систематизації, пошуку, зберігання і передавання даних. Поява компютера спричинила такі ж зміни в офісній роботі, як поява телефону і друкарської машинки століттям раніше.

Впровадження компютерів у діловодство створює нові якісні можливості для документаційного забезпечення управління, дозволяє поставити діловодство на сучасний рівень науково-технічного прогресу, кардинально підвищити продуктивність і якість управління.

Людина завжди прагнула залишити комусь свої знання, передати накопичений досвід. Розвиток людства спричинив розвиток документа як засобу матеріалізації даних. Від наскальних розписів люди приходять до клинописних табличок, виготовляють папірус, пергамент і, нарешті, папір. Люди пишуть гусячим пером, винаходять металеве перо. Потім для масового розмножування документів зявляються типографії. Але механізація підготовки окремого документа прийшла значно пізніше. Документи ще довго пишуться від руки і тільки винайдення друкарської машинки, що отримала поширення в кінці XIX століття під назвою "ремінгтон", принесло механізацію у цей процес. Потім зявилися електричні друкарські машинки, що дозволило підвищити швидкість друкування і полегшити працю друкарок, особливо друкування кількох екземплярів документів під копіювальний папір. Паралельно у 2-й половині XX століття зявляються перші ЕОМ, призначені для виконання складних обчислень. Перший компютер, що називався ENIAC, створений у 1946 році й важив 30 тонн. У 1968 році у всьому світі нараховувалося лише 30 000 компютерів. В основному це були великі універсальні ЕОМ і "міні-компютери" розміром із холодильник. Програми вводилися за допомогою перфокарт і дозволяли виконати лише досить нескладні розрахунки.

З кінця 1960-х років на базі великих ЕОМ (мейнфреймів, прикладом яких є обчислювальні машини серії ЕС), починають впроваджуватися автоматизовані системи управління (АСУ). Використання цих систем дозволяло робити централізоване опрацювання даних галузі або великого підприємства. АСУ-контроль, АСУ-кадри тощо активно впроваджувалися у сферу управління.

Робота з документами завжди потребувала великих витрат зусиль і часу у звязку з необхідністю передруковувати сторінку чи навіть весь великий документ за необхідності випадку внесення до нього незначних виправлень. Поява електронних друкарських машинок, обладнаних запамятовуючим пристроєм на кілька сторінок тексту, частково вирішувало цю проблему. Але тільки поява персональних компютерів спричинила кардинальні зміни у процесі підготовки документів і діловодства в цілому.

Висновки

У своїй дипломній роботі я розглянула дві теми.

Перша тема - "Довідково-пошукова система документної служби підприємства (довідкові та контрольні картки)" розкриває вимоги до порядку зберігання архівних документів з обмеженим доступом; підготовку документів з обмеженим доступом до передання на архівне зберігання; складання й оформлення описів справ, а також актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню; оформлення справ з обмеженим доступом; передавання документів з обмеженим доступом і справ на архівне зберігання; зберігання архівних документів з обмеженим доступом у державних архівних установах та розглядає державну статистичну звітність з питань державної таємниці.

З перерахованих тем, ми дізналися про те, що облік, зберігання та використання документів у секретному архівному підрозділі здійснюється відповідно до Правил роботи архівних підрозділів підприємств, установ і організацій, які затверджуються Держкомархівом України, інструкціями та іншими нормативними актами з питань архівної справи й охорони державної таємниці. Відбір документів з обмеженим доступом для подальшого зберігання, а також документів для знищення проводиться на підставі затверджених номенклатур справ, картотек (журналів) обліку документів та інших форм обліку через перегляд кожного аркуша справ.

Також, я дізналася, що підготовка документів з обмеженим доступом до передавання на архівне зберігання охоплює: · організацію та проведення експертизи цінності документів;

· складання й оформлення описів справ і актів про відбір для знищення документів, що не підлягають зберіганню;

· створення науково-довідкового апарату;

· оформлення справ.

Зазначене свідчить, що основними державними органами, які контролюють вище наведені питання, на підставі постанов, наказів, положень та ін., є Кабінет Міністрів України, Міністерство статистики України, Державний комітет України з питань державних секретів та технічного захисту інформації та Держкомархів України.

Друга тема - "Документування процесів кадрового руху в середині підприємства: переведення, зміщення, відпустки" розглядає розпорядчі документи; підготовку й оформлення наказів про прийняття, переведення і звільнення працівників та порядок оформлення наказів про надання щорічної відпустки.

З детального розглядання другої теми, я зробила висновок, що до розпорядчих документів по особовому складу (по кадрах) належать розпорядження та накази. Розпорядження та накази по особовому складу регламентують прийняття громадян на роботу, переведення і переміщення працівників на інші посади та звільнення. До розпорядчих документів також належать розпорядження, накази про заохочення, стягнення, присвоєння рангів, надання відпусток.

Також, я дізналася, що згідно зі ст. 10 Закону України "Про відпустки" і ст. 79 КЗПП України щорічна основна та додаткові відпустки повної тривалості у перший рік роботи надаються працівникам після закінчення шести місяців безперервної роботи в даній установі, організації.

У моїй дипломній роботі додатково розглянуто організацію компютеризованого робочого місця інформаційного працівника та документознавця. У цій темі ми знайомимося з історією появи компютерів та їх впровадження у сучасне життя.

Список використаної літератури

1. Діденко А.Н. - Сучасне діловодство: Навч. посібник. - Либідь, 1998. - 256 с.

2. Прокопенко В.І. - Трудове право. Підручник, Фірма "Консум", Харків, 1998. - 479 с.

3. Вербицька Т.С., Чіннікова В.П. - Секретарська справа та сучасне справочинство. - Львів: Оіяна-Нова, 2001. - 392 с.

4. Мітяєв К.Г. - История и организация делопроизводства в СССР. [Електрон. ресурс]. - Спосіб доступу: URL: http://www.books.google.com.ua - Заголовок з екрану.

5. ДСТУ 2732:2004 "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення". - К.: Держстандарт 2005.

6. Беспянська Г.В. - Справочинство: Навч. посібник для дистанційного навчання / За наук. Ред. В.В. Бездрабко. - К.: Університет "Україна", 2006-489 с.