Документы организации, регламентирующие электронный документооборот - Курсовая работа

Еще совсем недавно многие организации не представляли работу без документов на бумажных носителях. Все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными государственными услугами, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией и Пенсионным фондом РФ, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами [25, с. Системы автоматизации документооборота все чаще имеют свой собственный workflow, обеспечивающий передачу дел определенным сотрудникам, а также механизм напоминания о приближающихся событиях. Интеграция с производственной системой страховой компании позволяет соединить документацию, касающуюся убытков, с зарегистрированными в системе страховыми случаями. Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач: - охарактеризовать виды документов и системы электронного документооборота, основные принципы организации электронного документооборота;Автоматизация документооборота заключается в комплексной автоматизации процессов разработки, согласования, распространения, поиска и архивного хранения документов организации. Потребности сокращения количества обрабатываемых и хранимых документов, времени их обработки и т.д. породили электронные тексты, электронные документы и электронный документооборот. Электронный документ - документ, представленный в электронной форме (оцифрованный или подготовленный на компьютере), имеющий электронную подпись, идентифицирующую (подтверждающую) его подлинность. В электронном документообороте используют системы управления документами, автоматизации деловых процедур, обработки изображений документов, оптического распознавания символов(OCR) и др. Однако плохо продуманная система автоматизации документооборота может нанести вред: усложнить (запутать), как правило, неэффективно управляемые бизнес-процессы, отвлечь персонал от выполнения основной работы ради поддержания системы автоматизации документооборота и др.Функционал систем первого поколения был весьма ограничен: ввод регистрационно-контрольных карточек (РКК) в систему, ведение журналов входящих/исходящих внутренних документов и обращений граждан, поиск РКК по атрибутам, составление оперативных отчетов по документообороту для руководства [14]. Очень часто предприятие не могло внедрить у себя более прогрессивные формы ведения документов, так как пришлось бы полностью отказаться от существующей системы электронного документооборота. Он приравнял документы в электронном виде, подписанные электронной цифровой подписью, к документам на бумаге, подписанным сторонами договора. 6 Закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью или усиленной неквалифицированной электронной подписью (далее - неквалифицированная электронная подпись), признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия [1]. Итак, при введении системы электронного документооборота и электронной отчетности необходимо: установить в локальном нормативном акте, например в учетной политике, порядок осуществления электронного документооборота: какую отчетность, в каком виде организация предоставляет; заключить договор с уполномоченной организацией (оператором) для приобретения электронной цифровой подписи и установления программного обеспечения; соблюдать формат первичных и отчетных документов; следить за отсутствием технических ошибок; хранить документы, подтверждающие своевременность передачи электронных документов и отчетности, и, возможно, некоторые из них хранить на бумажном носителе [25, с.Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятия. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Эти документы определяют правовое положение и основные задачи учреждения, организации, предприятий и их структурных подразделений; Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными: по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.Для удобства использования документы в документальном фонде организации объединяются в первичные комплексы, к которым относятся: дело (совокупность документов относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку), сборник (документы нескольких видов и нескольких авторов, с различными хронологическими рамками, о

СОДЕРЖАНИЕ

Введение

1. Теоретические основы системы электронного документооборота

1.1 Сущность электронного документооборота

1.2 Основные принципы организации электронного документооборота

2. Документы, регламентирующие электронный документооборот

2.1 Виды документов и системы электронного документооборота

2.2 Комплексы документов, образующиеся в деятельности организации

Заключение

Список использованных источников

Еще совсем недавно многие организации не представляли работу без документов на бумажных носителях. В настоящее время электронные документы находят все большее применение. Все чаще руководители, юристы и бухгалтеры пользуются электронными государственными услугами, подают документы на регистрацию юридических лиц, обмениваются актами сверки взаиморасчетов с налоговой инспекцией и Пенсионным фондом РФ, используют электронный документооборот при взаимодействии с контрагентами [25, с. 10].

Системы автоматизации документооборота все чаще имеют свой собственный workflow, обеспечивающий передачу дел определенным сотрудникам, а также механизм напоминания о приближающихся событиях. Дополнительно руководству предоставляется возможность отслеживания всех этапов процесса и реагирования в случае возникновения ошибок. Интеграция с производственной системой страховой компании позволяет соединить документацию, касающуюся убытков, с зарегистрированными в системе страховыми случаями. Интегрированный модуль OCR (автоматического распознавания текста) значительно сокращает время ввода и переноса данных с бумажного подлинника в систему электронного документооборота. Внедрение решения для автоматизации документооборота меняет условия функционирования страховой компании, улучшая качество работы сотрудников и обслуживания клиентов [27].

Исходя из всего изложенного, данная тема является актуальной на современном периоде.

Целью курсовой работы является рассмотрение документов организации, регламентирующих электронный документооборот.

Для достижения данной цели необходимо решить ряд задач: - охарактеризовать виды документов и системы электронного документооборота, основные принципы организации электронного документооборота;

- рассмотреть комплексы документов, образующиеся в деятельности организации; электронный документооборот регламентация архивный

- рассмотреть регламентацию электронного документооборота в организации.

Объектом исследования выступает электронный документооборот, предметом - виды документов, регламентирующих электронный документооборот.

В процессе исследования применялись такие методы, как сбор первичной и вторичной информации, ситуационный анализ, методы системного и сравнительного анализа, а также экономико-математические методы.

Структура работы. Курсовая работа состоит из введения, двух лав, заключения, списка использованных источников.