Определение сущности и содержания термина "документ". Особенности официального составления и функциональной роли деловых бумаг. Обоснование значения документоведения для успешного функционирования современных организаций. Классификация документов.
Аннотация к работе
В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т. д.).По способу документирования различают документы: - рукописные письменные (текстовые); изобразительные (документы, фиксирующие информацию посредством изображения объекта); графические (документы, выполненные графическим способом); документы, созданные с помощью компьютерной техники. В зависимости от отношения к аппарату управления различают документы: - входящие (поступившие в организацию);Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать ее деятельность, регулировать и контролировать. К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции. Эти документы могут разрабатываться по любому направлению деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению). Документы, входящие в систему отчетной документации, это документы, с помощью которых реализуется управленческая функция контроля за деятельностью. Рассмотренные системы управленческой документации включают только те документы, которые фиксируют управленческие решения: система организационной документации включает документы, содержащие решения организационного типа, система плановой документации состоит из документов, содержащих плановые решения, и т. д.В заключении отметим, что документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, реквизиты. В данной работе были рассмотрены понятие «документ», функции, вид и типология документов.
План
Содержание
Введение
1. Документ
2. Типология документов
3. Документы и системы документации
Заключение
Список использованной литературы
Введение
В любой области деятельности все начинается с организации системы сбора и обработки (анализа) информации. Важнейшим источником информации является документ.
Согласно стандартному определению «Документ (документированная информация) - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Документ является результатом отображения фактов, событий, предметов, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека. Документы - это основание для принятия управленческих решений, они служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Отсюда повышенное требование точности, предъявляемое к тексту документов. Соответствовать этому требованию может только письменная речь, подготовленная и отредактированная. В устной речи достичь такой степени точности практически невозможно ввиду ее неподготовленности, спонтанности, вариативности.
Практически на всех предприятиях, особенно на предприятиях государственного подчинения, существуют общие отделы. Их название варьируется - это может быть отдел общего делопроизводства, общий отдел, управление делами и т. д., но самое главное - суть данного подразделения остается одинаковой на всех предприятиях независимо от названия и заключается она в организации потоков документов на данном предприятии (приказов, распоряжений, поручений, писем и т. д.).
Исходя из этого, целью работы является: изучение разновидностей документов.
В связи с поставленной целью в работе решались следующие задачи: - раскрыть понятие термина «документ»;
- рассмотреть особенности и функции деловых документов;
- выяснить значение ведения документов для успешного функционирования организации;
- изучить разновидности документов.
Работа состоит из введения, трех параграфов, заключения, списка использованной литературы.
Вывод
В заключении отметим, что документ - это текст, управляющий действиями людей и обладающий юридической значимостью. Стандартизация языка деловых бумаг обеспечивает ту степень коммуникативной точности, которая придает документу юридическую силу. Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом - ГОСТОМ.
Информационно-документационное обслуживание выступает главной обеспечивающей функцией управления, выполнение которых требует специальных профессиональных знаний.
В данной работе были рассмотрены понятие «документ», функции, вид и типология документов. В настоящее время система делопроизводства претерпевает значительные положительные изменения, связанные с использованием персональных компьютеров, что позволяет решить многие проблемы в системе делопроизводства. Значение документа трудно переоценить. Информация, зафиксированная в документах, является отражением деятельности организации и составляет основу любого бизнеса. Большую часть производственной информации работники предприятия получают посредством документов. В каждой организации на составление документа и на работу с ним уходит в среднем до 60% времени.
Таким образом, знание вопросов современного документирования управленческой деятельности их разновидностей поможет предпринимателю работать без конфликтов с государством и подчиненными.
Список литературы
Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения.
Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов.
Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".
Названные в определениях признаки документа предполагают: - наличие информации, смыслового содержания;
- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т. е., для использования в социальных коммуникационных каналах.
Документ специально создается с целью хранения и передачи социальной информации в пространстве и времени.
Именно поэтому его рассматривают как источник информации и средство социальной коммуникации.1. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и о защите информации от 27 июля 2006 года №149-ФЗ.
2. ГОСТ Р 51141-98 от 27.02.1998 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ред. от 10.10.2006) // Библиотека ГОСТОВ - главная. Электронный ресурс.
3. Кирсанова М.В Современное делопроизводство / М.В. Кирсанова. - М.: Инфра - М, 2000. - 420 с.
4. Кудряев В.А. Организация работы с документами: учебник / В.А. Кудряев. - М.: Инфра-М, 2003. - 198 с.
5. Сокова А.Н. Понятие вида в документоведении (документная систематика) / А.Н. Сокова // Делопроизводство. 2002. - №3. - С. 7-12.
6. Янковая В.Ф. Документы и системы документации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. - 2006. - №1.