Документ як інструмент реалізації управлінських повноважень. Класифікація та типи службових документів, особливості та напрями їх практичного використання. Роль і місце юридичної служби у процесі документування управлінської діяльності митної служби.
Аннотация к работе
Така функція виконується документами, які створені для цілей управління і в процесі його реалізації (закони, положення, статути, постанови, розпорядження, рішення, накази, протоколи, приписи і т.д. тобто офіційні і ділові документи). Документування організаційної та розпорядчої функцій управління за допомогою різних документ них форм, створюваних у результаті діяльності органів державної влади України унормовує Національний стандарт України «Державна уніфікована система документації. Також юридична служба визначає необхідність подання виданих митницею актів нормативного та розпорядчого характеру на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та відповідних обласних управлінь юстиції та забезпечує облік та зберігання актів законодавства та відомчих нормативно-правових актів, а також актів нормативного та розпорядчого характеру, виданих митницею, підтримує їх у контрольному стані. Порядок подання нормативного акта на державну реєстрацію, проведення його правової експертизи та державної реєстрації врегульовано Указом Президента України від 03.10.92 №493 (493/92) «Про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами й доповненнями), постановою Кабінету Міністрів України від 28.12.92 №731 «Про затвердження Положення про державну реєстрацію нормативно-правових актів міністерств та інших органів виконавчої влади» (зі змінами й доповненнями), наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 №102/5 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 25.11.2002 за №915/7203 Порядок включення нормативних актів до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів, а також опублікування врегульовано Указами Президента України від 27.06.96 №468 «Про Єдиний державний реєстр нормативних актів», від 13.12.96 №1207 (1207/96) «Про опублікування актів законодавства України в інформаційному бюлетені «Офіційний вісник України», постановою Кабінету Міністрів України від 11.12.96 №1504 «Про запровадження Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів та здійснення правової інформатизації України», Порядком ведення Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів та користування ним, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 23.04.2001 №376 (376-2001-п), і наказом Міністерства юстиції України від 25.11.2002 №102/5 «Про затвердження Порядку проведення державної реєстрації нормативно-правових актів у Міністерстві юстиції України та включення їх до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів», зареєстрованим у Міністерстві юстиції 25.11.2002 за №915/7203.Таким чином, рішення, які приймаються в митних органах у рамках управління цією системою, як обєктом з боку держави, також управління, яке здійснюється в середині системи, та управління суспільними процесами, є управлінськими, оскільки мають усі його ознаки, що підтверджуються вищевикладеним. У підсумку хотілося б зазначити, що управлінське рішення, яке приймається в митній службі, - це фіксований акт субєкта управління в межах його компетенції, котрий містить приписи про майбутні дії обєкта управління для вирішення проблем митної діяльності та яке підлягає подальшому документуванню. Отже, необхідно зазначити, що впровадження та використання в системі митних органів певних порядків, які регламентують прийняття того чи іншого рішення, а також фіксування такого рішення у встановленому порядку позитивно впливає на управлінську діяльність у системі митних органів, полегшує роботу керівників середнього рівня та прискорює процес прийняття рішення. Отже, для того, щоб забезпечити належну організацію процесу прийняття управлінських рішень та їх подальше документування на всіх стадіях його здійснення та в усіх органах і ланках управлінської системи, необхідно: 1. відокремити фактичну діяльність по розробці управлінських рішень від управління цією діяльністю; Також, вважаю за необхідне визначити шляхи покращення організації роботи з документами, які полягають у передбаченні інструкції з діловодства, яка відповідає державним стандартам, зразків правильно оформлених документів, які будуть установлені на компютерах, номенклатури справ організації із зазначенням термінів зберігання, посадових інструкцій працівників, що встановлюють обовязки і відповідальність за підготовку і зберігання документів, технічному навчанні працівників новим технологіям роботи з документами, методичному керівництві службою діловодства робіт з документами у структурних підрозділах організації, інформуванні керівництва про стан роботи з документами, призначенні співробітників, відповідальних за організацію діловодства у структурних підрозділах.
Вывод
Таким чином, рішення, які приймаються в митних органах у рамках управління цією системою, як обєктом з боку держави, також управління, яке здійснюється в середині системи, та управління суспільними процесами, є управлінськими, оскільки мають усі його ознаки, що підтверджуються вищевикладеним. У підсумку хотілося б зазначити, що управлінське рішення, яке приймається в митній службі, - це фіксований акт субєкта управління в межах його компетенції, котрий містить приписи про майбутні дії обєкта управління для вирішення проблем митної діяльності та яке підлягає подальшому документуванню.
Отже, необхідно зазначити, що впровадження та використання в системі митних органів певних порядків, які регламентують прийняття того чи іншого рішення, а також фіксування такого рішення у встановленому порядку позитивно впливає на управлінську діяльність у системі митних органів, полегшує роботу керівників середнього рівня та прискорює процес прийняття рішення. Наголошу також на необхідності постійного вдосконалення управлінської діяльності, яка повною мірою обумовлена внутрішніми та зовнішніми змінами функціонування керуючих обєктів і безпосередньо повязана з процесом прийняття управлінських рішень, який посідає центральне місце в системі організаційно-правових заходів соціального управління.
Отже, для того, щоб забезпечити належну організацію процесу прийняття управлінських рішень та їх подальше документування на всіх стадіях його здійснення та в усіх органах і ланках управлінської системи, необхідно: 1. відокремити фактичну діяльність по розробці управлінських рішень від управління цією діяльністю;
2. розподілити конкретні повноваження по розробці управлінських рішень між різними органами та ланками апарату управління.
Провідна роль у процесі документування управлінської діяльності в митних органах належить юридичним службам. В процесі своєї діяльності юридична служба організує та забезпечує правильне застосування чинного законодавства у службовій, господарській та соціальній сферах діяльності митниці. У разі виявлення порушень закону подає начальнику митниці письмові пропозиції щодо їх усунення, а також консультує керівництво митниці з правових питань.
Також, вважаю за необхідне визначити шляхи покращення організації роботи з документами, які полягають у передбаченні інструкції з діловодства, яка відповідає державним стандартам, зразків правильно оформлених документів, які будуть установлені на компютерах, номенклатури справ організації із зазначенням термінів зберігання, посадових інструкцій працівників, що встановлюють обовязки і відповідальність за підготовку і зберігання документів, технічному навчанні працівників новим технологіям роботи з документами, методичному керівництві службою діловодства робіт з документами у структурних підрозділах організації, інформуванні керівництва про стан роботи з документами, призначенні співробітників, відповідальних за організацію діловодства у структурних підрозділах.
Шляхами вдосконалення діловодних процесів у митній службі є: - повна автоматизація та компютеризація діловодних процесів, що дає змогу уніфікувати технології в організації роботи з документами, прискорити процеси обробки, пошуку, зберігання та передавання інформації;
- спрощення та повна уніфікація і стандартизація в оформлені документів та їх елементів, вироблення єдиних науково обґрунтованих правил підготовки й оформлення документів. Адже при докладному розгляді та порівнянні документів споріднених установ чи навіть у рамках однієї організації можна спостерігати досить суттєві відмінності;
- розробка переліку документів галузі, що дасть можливість уявити обсяг і склад документаційної діяльності, виробити єдині вимоги до оцінювання документів;
- раціоналізація документування, тобто створення документів з більшою інформаційною місткістю.
Таким чином, тема досліджувана мною виявилась цікавою та пізнавальною, адже фактично було розглянуто одне з найактуальніших питань діяльності митної службі в аспекті документування управлінської діяльності та визначено роль та місце юридичних служб у цьому процесі.
Тема курсової роботи є специфічною, тому джерельна база з даного питання є недостатньо розробленою, хоча це не викликало великих складнощів при висвітленні основних питань.
Список литературы
1. Г. Беспянська. Організаційно-розпорядчі документи на підприємстві. // Секретар-референт, №1 (50), 2007 р.с. 9.
2. Кунєв Ю.Д, Коросташова І.М., Мазур А.В., Шапошник С.П. Управління в митній службі: Підручник / За заг. ред. Ю.Д. Кунєва. - К.: Центр навчальної літератури, 2006. - 408 с.
3. Ершов А.Д. Основы управления и организации в таможенном деле: Учебное пособие. - СПБ., 1999. - 361 с.
4. Є. Гармаш. Теоретичні аспекти прийняття управлінських рішень в митній службі України // №6, 2005, с. 51.
5. Є. Гармаш. Управлінські рішення в митній службі України // Вісник АМСУ №3, 2005, с. 105
11. Кунєв Ю.Д. Організаційні принципи вдосконалення організаційних структур соціальних систем // Вісник Запорізького юридичного інституту. -2000. - №3.-С. 147.
12. Конституція України., прийнята на V сесії ВРУ 28 червня 1996 р. // Відомості Верховної Ради (ВВР), 1996, №30, ст. 141
13. Митний кодекс України №92-IV від 11.07.2002 // ВВР, 2002, №38-39
14. Закон України «Про засади державної регуляторної політики у сфері господарської діяльності» від 11.09.2003 в. // ВВР, №9, 2004.
15. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади» №1153 від 17.10.1997.
16. Постанова Кабінету Міністрів України «Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави» №1893 від 27.11.1998.
17. Порядок подання нормативно-правових актів на державну реєстрацію до Міністерства юстиції України та проведення їх державної реєстрації, затверджений Наказом Міністерства юстиції України від 12.04.2005 №34/5.
18. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження інструкції з діловодства в митній службі України» №747 від 28.12.2002.
19. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Порядку роботи з наказами в митних органах України» від 20.09.01 №622.
20. Наказ Державної митної служби України «Про затвердження Методичних рекомендацій про порядок підготовки, подання на державну реєстрацію, скасування, обліку та зберігання нормативно-правових актів митних органів України» від 08.07.2003 р. №441.