Классификация и описание каждого из классов и видов документов. Характеристика эволюции документооборота на современном этапе, определение его влияния на организационную структуру предприятия. Схема принятия решений в производственном подразделении.
Аннотация к работе
Актуальность темы состоит в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.Устав - свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Структура и штатная численность - документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности. Документ оформляется на общем бланке и имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных и муниципальных учреждений указывается также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организация наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Инструкция - это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их структурных подразделений и служб), должностных лиц и граждан.Документирование информации позволяет зафиксировать ее на определенном носителе, придать ей необходимую организационную форму, удостоверить подлинность и юридическую силу, снабдить необходимыми реквизитами для ее идентификации в целях поиска и использования, а также осуществить полноценную информационную поддержку управленческих процессов и накопить информационный ресурс в целях развития организации и сохранения индивидуальной памяти о ней во времени и пространстве. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)» основано на двуединстве информации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). Основу понятия «документ» составляют три основных компонента: информация, материальный носитель информации и фиксация информации с возможностью ее идентификации через реквизиты. Таким образом, в результате эволюции, понятие документа приходит к его современному, закрепленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать». Управленческие документы отличаются стабильностью формальных признаков и взаимосвязанностью различных видов документов, которая определяется факторами: природой управления (иерархичность и соподчиненность учреждений и должностных лиц, разделение компетенции и обязанностей), цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, повторяемость управленческих действий).Проанализируем операцию подготовки отчета, являющуюся важным звеном системы управления в подразделении. Для этого необходимо составить перечень документов действующих, в процедуре подготовки отчета, на основе которого, осуществляется контроль и корректировка производственных процессов. Благодаря схеме мы видим, какую роль играет в принятии управленческого решения отчет о проделанной работе и какую функцию выполняет в системе управления. Одним из таких документов можно считать план работы производственного отдела с указанием сроков и порядком формирования отчета о реализации услуги. Вид и содержание отчета оговорено в одном из разделов «Плана работы отдела», после того как отчет будет соответствовать, требованиям он передается генеральному директору для принятия решений по дальнейшему функционированию.Выводы и предложения по итогам работы следующие: 1.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. 2.Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.
План
Содержание
Введение
Глава I. Структура документооборота в современных условиях
Глава II. Эволюция документооборота в современных условиях
Глава III. Влияние совершенствования документооборота на организационную структуру
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Актуальность темы состоит в том, что документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления, поскольку информация, как кровеносная система, пронизывает все органы управления, обеспечивая их энергетическим потенциалом и приводя в целенаправленное движение.
Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.
Проблемы документирования деятельности организаций и управления документацией являются столь же древними, как сами документы и управление. В настоящее время данная проблема актуализируется стремительным развитием новых информационных технологий, ускоренной информатизацией общества.
Цель работы состоит в анализе особенностей современного документооборота. Эта цель определила задачи работы, состоящие в: классификации и характеристике каждого из классов и видов документов характеристике эволюции документооборота на современном этапе определению влияния документооборота на организационную структуру
Вывод
документооборот организационный решение
Выводы и предложения по итогам работы следующие: 1.Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
2.Повышение эффективности работы аппарата управления может быть достигнуто за счет совершенствования его структуры, повышения квалификации кадров, улучшения организации, механизации и автоматизации выполнения наиболее трудоемких процессов управленческой деятельности.
3.На современном этапе можно отметить, что в связи с внедрением электронно-вычислительной техники значительно повысилась эффективность работы, но так как внедрение вычислительной техники происходит постепенно, то существуют участки, где работа строится традиционными методами. Современные и перспективные направления совершенствования документационного обеспечения управления неотделимы от процесса массового внедрения достижений научно-технического прогресса. Эти достижения, связанные с созданием качественно новых видов вычислительной техники, средств связи, дают возможность перейти к принципиально иной и значительно более эффективной информационной технологии в органах управления, основанной на органичном включении комплекса технических средств в управленческий процесс.
Список литературы
Гражданский кодекс Российской Федерации (части первая, вторая и третья) М.: Инфра-М, 2004 - 512 с.
Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов. - М.: Бизнес-школа, 2000 - 224 с.
Андреева В.И. Делопроизводство. М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2000 - 187 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство и документационное обеспечение управления - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1999 -818 с.
Кузнецова Т.В. Делопроизводство в бухгалтерии. М.: ЗАО «Бухгалтерский бюллетень», 2003 - 256 с.
Ларин М.В. Управление документацией и новые информационные технологии. - М.: Научная книга, 1998 - 137 с.
Организация работы с документами /под ред. И.К. Корнеева. М.: Инфра-М, 1998 - 572 с.
Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам. М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ», 1994 - 85 с.
Русский язык и культура речи /под редакцией Е. В. Ганапольской, А.В. Хохлова. СПБ: Питер, 2005 - 336 с.
Составление и оформление служебных документов. Практическое пособие для коммерческих фирм, общественных организаций и государственных структур./под ред. Т.В. Кузнецовой. - М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-синтез», 1999 - 224с.
Смирнов С. Д. Педагогика и психология высшего образования: от личности к деятельности. М. Аспект-Пресс, 2003 - 272 с.
Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. М.: ПРИОР, 1999 -144с.