Принципы и закономерности формирования системы документооборота на исследуемом предприятии. Порядок сбора, обработки и анализа поступающей информации, участие в работе с физическими лицами. Составление организационных документов и требования к ним.
Аннотация к работе
Учебно-производственная практика была пройдена в период с 06.05.2012 по 04.06.2012 в Балтийской медиа-группе в качестве помощника специалиста по связям с общественностью. Практикант является помощником PR-специалиста и, проявляя свои организаторские, творческие способности в области стилистики и редактирования текстовых документов, навыки работы с технологиями коммуникационной и информационной деятельности, принимает участие в подготовке различных PR-материалов и организации PR-мероприятий. В состав холдинга вошли телеканал «100 ТВ», «Радио Балтика», Балтийское информационное агентство «BALTINFO», федеральная ежедневная газета «Невское время», еженедельник «Смена», ежедневная городская газета «Вечерний Петербург» и общественная приемная. Для общения представителей Балтийской медиа-группы и проведения мероприятий был создан Балтийский медиа-центр, который объединяет все юридические лица, входящие в состав холдинга. Осенью этого же года канал вошел в состав Балтийской медиа-группы.Изучение работы PR-специалистов Балтийской медиа-группы, публикациями о результатах деятельности организации, и документами, предоставляющими информацию о входящих в холдинг СМИ и проведенных мероприятиях; Все PR-мероприятия Балтийской медиа-группы можно разделить на социально значимые, затрагивающие, а часто и решающие проблемы горожан, мероприятия, посвященные продукции организаций, входящих в холдинг, мероприятия по продвижению персонала и мероприятия объединяющие продукцию и социально-значимую составляющую.
Введение
Учебно-производственная практика была пройдена в период с 06.05.2012 по 04.06.2012 в Балтийской медиа-группе в качестве помощника специалиста по связям с общественностью.
Целью практики является первоначальное знакомство с особенностями будущей профессии, приобретение и закрепление полученных в ходе практики навыков, овладение формами и методами работы.
Задачи практики: 1. Изучить структуру организации;
2. изучить организацию документооборота и формирования дел;
3. приобрести навыки сбора, обработки и анализа поступающей информации, участие в работе с физическими лицами;
4. научиться на практике применять полученные в процессе обучения базовые и специализированные знания (полученные в ходе изучения учебных дисциплин, семинарских занятий, деловых игр, самостоятельного выполнения курсовых и контрольных заданий);
5. участвовать в составлении организационных документов в том объеме, который необходим для деятельности данной структуры;
6. участвовать в проводимых организацией мероприятиях.
Практикант является помощником PR-специалиста и, проявляя свои организаторские, творческие способности в области стилистики и редактирования текстовых документов, навыки работы с технологиями коммуникационной и информационной деятельности, принимает участие в подготовке различных PR-материалов и организации PR-мероприятий.
1. Описание Балтийской медиа-группы документооборот организационный информация
Балтийская медиа-группа - крупнейшая медиа-корпорация Северо-Западного региона России, которая была создана в 2004 году. В состав холдинга вошли телеканал «100 ТВ», «Радио Балтика», Балтийское информационное агентство «BALTINFO», федеральная ежедневная газета «Невское время», еженедельник «Смена», ежедневная городская газета «Вечерний Петербург» и общественная приемная.
Для общения представителей Балтийской медиа-группы и проведения мероприятий был создан Балтийский медиа-центр, который объединяет все юридические лица, входящие в состав холдинга.
«100 ТВ» - телеканал круглосуточного вещания, транслирующий события регионального и общероссийского масштаба, новости Санкт-Петербурга и Ленинградской области. В программах канала часто присутствуют темы истории, вопросы культуры, морально-этические проблемы общества, гражданской сознательности и социальной ответственности.
Работа сотрудников «100 ТВ» несколько раз была отмечена телевизионными и журналистскими наградами. В их числе «ТЭФИ», «ТЭФИ-Регион», «Золотое перо», «САМИ» и «СЕЗАМ».
Телеканал «100 ТВ» начал вещание на 31-й дециметровой частоте 31 августа 2003 года и с июня 2006 работает в круглосуточном режиме. Осенью этого же года канал вошел в состав Балтийской медиа-группы.
В октябре 2006 года генеральным директором канала был назначен Олег Лапин, до этого трудившийся заместителем генерального директора радио «Балтика». В марте 2007 его сменил Михаил Великосельский. С 2010 года и по настоящее время должность генерального директора канала занимает Владимир Угрюмов. Несколько лет он работал в различных СМИ города, в управлении общественных связей Законодательного собрания Санкт-Петербурга и в течение двух лет был председателем комитета по печати и связям с общественностью Ленинградской области.
С 1 октября 2007 года телеканал «100 ТВ» полностью сменил фирменный стиль, обновил название (ранее - «СТО»), студии и оформление, в эфире телекомпании была запущена новая сетка информационного вещания.
К самым популярным программам канала, в первую очередь, относятся «Последние известия», которые выходят 13 раз в день по будням и 5 раз в день по выходным. Кроме освещения региональных и общероссийских событий, программа включает также новости спорта и экономические новости.
В больших информационно-аналитических проектах, таких, как альманах «Нужное подчеркнуть» и программе «Отражение дня» анализируются и обсуждаются острые события и горячие темы. Подытоживает информационные выпуски программа «Отражение недели». Но в сетке вещания есть и программы, отличающиеся нестандартной подачей материала. В их число входит передача «Парламентские Перлы», отличающаяся забавным и остроумным стилем. О жизни европейских стран рассказывает еженедельный телевизионный журнал «Евромакс. Окно в Европу». Это совместный проект канала «100 ТВ» и телекомпании Deutsche Welle.
Телеканал «100 ТВ» и его сотрудники принимают активное участие в общественной жизни. Часто канал выступает не только в качестве информатора, но и посредника между жителями Петербурга и органами власти. Это осуществляется за счет социальных и социально-экономических проектов, программы «Параллельная жизнь», проекта «Курс на выживание» и др. Проекты канала работают напрямую с людьми и их проблемами, принимают обращения и заявки, задействуют все интерактивные возможности современного телевидения. Телеканал «100 ТВ» давно и плотно сотрудничает с Общественной приемной Балтийской Медиа-группы. Вместе с коллегами из холдинга «100 ТВ» участвует во множестве социальных акций, как разовых (например, возвращение воды в отрезанные от водопровода поселки или сбор средств в помощь ребенку-инвалиду), так и постоянных.
Телеканала «100 ТВ» организует масштабные телемарафоны, посвященные социально-значимым проблемам. Первый из них - «Четвертое столетие - судьба Петербурга» - был проведен в июне 2008 года в прямом эфире. 31 октября 2008 года состоялся телемарафон «Санкт-Петербург. Четвертое столетие. Малый бизнес», а 25 июня 2009 года прошел телемарафон «Санкт-Петербург. Четвертое столетие. Здоровое будущее». Во всех проектах принимали участие видные российские политики, спортсмены, деятели культуры.
В эфир «100 ТВ» выходит большое количество документальных фильмов и передач. Это литературный цикл «Читаем классику», исторические проекты, связанные с войной и блокадой Ленинграда, фильмы-портреты и проекты, посвященные современным проблемам, например, «Бумажные души». Знаменитый режиссер Александр Сокуров - почетный куратор канала, под руководством которого были запущены многие проекты, стал автором документального цикла «Хроника разрушений». Работа режиссеров, авторов, редакторов спецпроектов «100 ТВ» отмечена многими премиями в области кино, телевидения и журналистики.
Отдельное место в сетке вещания Телеканала занимают трансляции концертов, праздников, рождественских и пасхальных богослужений. При этом «100 ТВ» транслирует концерты не только всемирно известных российских музыкальных коллективов, но также коллективов из Франции, Германии и других стран.
Передачи ночного канала FM TV выходят одновременно в эфир «100 ТВ» и «Радио Балтика». Гостями FM TV за годы его существования были многие культурные величины мирового масштаба. Проекты канала FM TV неоднократно получают премию «ТЭФИ».
Зрителями «100 ТВ» являются и любители спорта. Телеканал транслирует матчи «Зенита» и игры Континентальной Хоккейной Лиги. В эфир выходят программы о футболе - «Телевизионный клуб «Зенит», «Голевой момент» и «Футбол - pro & contra», программа о хоккее «Все ХОККЕЙ». Журналисты спортивной редакции уделяют внимание и истории отечественного спорта - ей посвящены многочисленные специальные репортажи и документальные фильмы.
Таким образом, основная аудитория телеканала - люди среднего возраста, имеющие высшее образование, интересующиеся проблемами города и желающие быть в курсе последних региональных и общемировых событий.
«Смена» - одна из старейших газет Петербурга, которая выходит с декабря 1919 года. На протяжении всей истории своего существования газета ни разу не меняла название. «Смена» без перерыва выходила во время Великой отечественной войны 1941-45 годов. Когда возникла проблема с бумагой и электроэнергией, газета наладила свои устные выпуски по Ленинградскому радио.
«Смена» долгое время была молодежной газетой, поэтому стиль ее материалов - острый, ироничный, нередко скептический. В газете присутствует стремление к нестандартности от подачи информации до предложения конкретных решений городских проблем.
Целевая аудитория «Смены» - разные поколения людей. Ее читатели - ветераны, для которых газета стала неотъемлемой частью жизни, многие подписываются на выпуски на протяжении 40-50 лет. Газету читают и петербуржцы среднего возраста, для которых «Смена» - проверенный источник достоверной и оперативной информации, собеседник и советчик. Молодежь привлекает свободный дух издания и доступный стиль изложения. Сейчас многими российскими СМИ руководят бывшие сотрудники «Смены».
С 2004 года газета входит в состав Балтийской Медиа-группы. С января 2008 «Смена» стала еженедельником, в который входят 40 полос, с подробной телепрограммой и анонсами на неделю.
Балтийское информационное агентство «BALTINFO» - электронное периодическое средство массовой информации «Балтийской Медиа Группы» общественно-политической направленности, созданное в начале 1998 года. В 2004 агентство вошло в состав Балтийской медиа-группы. Ключевая особенность «BALTINFO» - сочетание на одном портале различных типов информации. Сфера интересов - общефедеральные и мировые новости и события. Представлены новостные сообщения, репортажи из разных точек Российской Федерации, аналитические статьи и обзоры, авторские колонки ведущих журналистов Петербурга, информация, опубликованная в газетах «Невское время», «Вечерний Петербург», «Смена», сюжеты «100 ТВ».
Агентство работает в круглосуточном режиме. В 2010 году сайт «BALTINFO» стал одним из самых цитируемых информационных интернет-ресурсов Северо-Запада и СПБ.
«BALTINFO» организует горячие линии и дискуссионные площадки, пресс-конференции, брифинги, круглые столы, презентации, видео-мосты, пресс-показы и пресс-туры, как в самом центре, так и выездные.
«Радио Балтика» начала собственное вещание в 1991 году. На тот момент она стала первой в Петербурге негосударственной радиостанцией с отечественным капиталом.
«Радио Балтика» впервые опробовала многие идеи, которые впоследствии стали активно использоваться другими вещателями.
Например, первое утреннее шоу «Будильник», «Русский канал», «Народные новости» и тд. В дни августовского путча 1991 года, радио продолжало свое вещание, став едва ли не единственным в городе оперативным источником получения жителями достоверной информации. В 2007 году было принято решение изменить формат вещания и двигаться в направлении, сочетающем в равной степени информационный и музыкальный контенты. В эфире радио - выпуски новостей, различные рубрики, репортажи, обзоры и аналитические материалы, гармонично сочетающиеся с музыкальными блоками. Ежедневно в студию приходят эксперты в различных областях, спортсмены, представители мира искусства, писатели, артисты и художники. Передачи радио не раз становились обладателями премий и победителями фестивалей.
Общественно-политическая газета «Невское время» издается с января 1991 года и является официальным публикатором сообщений правительства Санкт-Петербурга. В газете печатаются новости страны и мира, Петербурга и Северо-Запада, мнения и комментарии, интервью и репортажи, исторические очерки и журналистские расследования.
Газета выходит пять раз в неделю (вторник - суббота); выступает официальным публикатором сообщений Губернатора, Правительства и иных исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга.
Газета печатается и распространяется в Петербурге, Карелии, Мурманске, Калининграде, в Ленинградской, Псковской и Новгородской областях, а также в Москве, республике Коми, Архангельск и Прибалтике. «Невское время» распространяется в свободном доступе в залах аэропорта Пулково и на бортах «авиакомпании Россия».
Целевая аудитория газеты - люди, любящие анализировать, размышлять, поступать продуманно и взвешенно, те, кто занят реальными делами и принимает ответственные решения. Среди читателей и подписчиков - депутаты государственной думы РФ, члены совета федерации, администрация правительства РФ, премьер-министр РФ, руководители крупнейших культурных, научных и образовательных учреждений.
Ежедневная городская газета «Вечерний Петербург» выходит уже 93 года. Редакторы и журналисты газеты уделяют много внимания социальным вопросам и культурной жизни северной столицы. «Вечерний Петербург» позиционирует себя как чисто городская газета, которой важны интересы жителей города.
В 2009-2010 гг. редакция газеты проводит уникальную акцию - работает горячая линия «36 квадратных метров». Цель проекта - помочь ветеранам великой отечественной войны получить жилье по президентской программе. По горячей линии принимались и другие просьбы граждан, чтобы постараться решить их проблемы.
В рубриках газеты рассказывается о многофункциональном Петербурге, о традициях и укладе жизни многочисленных диаспор северной столицы. «Вечерний Петербург» следит также за всеми театральными и кинопремьерами, освещает жизнь музеев, борется за сохранение исторического центра северной столицы.
У газеты много спортивных традиций. С 1923 года проводится международный 30-километровый легкоатлетический пробег Пушкин-Петербург; легкоатлетический сезон в городе открывает ежегодная Майская эстафета на призы газеты. Более 50 лет в городе проводится регата «Кубок большой Невы» на призы газеты, а с 1954 года «Вечерний Пеьтербург» проводит знаменитый городской турнир по шахматам.
Общественная приемная Балтийской медиа-группы - объединение журналистов, юристов, социологов, социальных работников. Они стремятся помочь горожанам в решении проблем, с которыми они сталкиваются в повседневной жизни и которые блокируются изза равнодушия, бюрократизма, волокиты, чиновников и исполнителей на местах.
В 2010 году специалисты Общественной приемной рассмотрели более 5 тысяч жалоб и обращений. За последние пять лет услугами Общественной приемной воспользовались более 27 тысяч заявителей. Диапазон обращений широк: от протечек, изношенных коммуникаций, неработающих лифтов, изъянов в благоустройстве дворовых территорий до защиты прав граждан при незаконных увольнениях и несчастных случаях.
Общественная приемная доводит информацию жителей о поднимаемых ими личных и общественно значимых вопросах до тех, от кого зависит их разрешение: до чиновников и руководителей всех уровней, и добивается от них принятия конкретных мер по обращениям граждан. Вплоть до подготовки необходимых документов для судебных процессов в судах всех уровней - от районных до Верховного и Европейского по правам человека.
Все это происходит под контролем Средств массовой информации. Заметную помощь Общественной приемной оказывает Некоммерческое организация «Фонд развития и поддержки Средств массовой информации».
Проблемные корреспонденции, журналистские расследования по «Острым сигналам» петербуржцев, поступившим из Общественной приемной, постоянно публикуются в газетах «Невское время», «Вечерний Петербург», «Смена», в эфире телеканала «100-ТВ» и «Радио Балтика», на сайте «БАЛТИНФО».
2. Практическая работа в организации документооборот организационный информация
PR-специалисты Балтийской медиа-группы работают со всеми участниками корпорации, в том числе, и телеканалом «100 ТВ». Всеми вопросами PR-деятельности холдинга занимаются два специалиста. Их основной задачей является проведение мероприятий, которые в дальнейшем освещаются членами медиа-группы и другими СМИ города.
Помимо организации PR-мероприятий, направленных на привлечение внимания общественности к социальным, культурным проблемам Петербурга, к задачам PR-специалистов Балтийской медиа-группы относятся размещение рекламы, проведение презентаций, посвященных новой продукции холдинга, присутствие в информационном поле Петербурга. PR-директор Балтийской медиа-группы поддерживает связь с культурными учреждениями города, присутствует на выставках, концертах, конференциях и презентациях.
Организация мероприятий, в зависимости от масштабов и места проведения, проходит в несколько этапов. После рассмотрения предложенной идеи, PR-специалистами строится концепция будущего мероприятия. Затем утверждается генеральным директором, разрабатываются макеты рекламных сообщений, пресс-релизы и все необходимые печатные и прочие материалы.
PR-директор координирует работу дизайнера макетов рекламы на городском наземном транспорте, метро, макетов листовок и др. В обязанности специалиста по PR также входит написание текста, как для печатных материалов, так и для устной рекламы.
Совместно с генеральным директором обсуждается вопрос о приглашении отдельных гостей (знаменитых, влиятельных людей, актеров, политиков и тд.).
В зависимости от объемов работ, PR-специалисты прибегают к помощи сотрудников Балтийской медиа-группы. Это может быть озвучка рекламного сообщения для наземного транспорта или устной рекламы в метро. Участники холдинга обладают всем необходимым оборудованием для создания аудио-звукового материала, так что подобные работы не требуют дополнительных затрат и привлечения специалистов со стороны. Для печати различных материалов от листовок до баннеров больших размеров заключается договор с типографией.
После проведения рекламной компании, и информирования жителей города о предстоящем мероприятии, происходит рассылка пресс-релизов и уточнение аккредитации сотрудников СМИ.
Информация о предстоящем мероприятии размещается и на страницах социальных сетей. Так, на сайте «В контакте» создана группа Балтийского медиа-центра, где публикуются пресс-релизы. Тексты размещаются и в других группах социальных сетей, которые подбираются исходя из целевой аудитории. PR-специалисты сотрудничают также с Лигой юных журналистов, фондом «Наследие», фондом «Возрождение», Академией Художеств.
После мероприятия проводится мониторинг СМИ и для отчета составляются списки присутствовавших.
За время прохождения практики PR-специалистами Балтийской медиа-группы было организовано три мероприятия, которые были организованы Балтийским медиа-центром.
15 мая состоялся футбольный матч, традиционный розыгрыш Кубка Дружбы между сборными командами артистов Большого драматического театра (БДТ) и журналистами «Вечернего Петербурга» («Вечерки»).
Первые матчи БДТ - «Вечерка» начинались с шутейных вызовов в плакатно-стихотворной форме, которые посылались друг другу. В 1975 году, когда на стадионе имени Ленина («Петровском») состоялся первый матч (5:5), артисты подарили журналистам вымпел, сшитый из куска занавеса для спектакля «Генрих Четвертый» - для такого случая не жалко было настоящей театральной декорации.
К октябрю 1976-го, когда на стадионе СКА на Ждановской набережной состоялся второй «суперматч», вечеркинцы придумали ответный ход - соорудили полотнище на красном древке с надписью «Футбол - хорошая игра» и нарисованной фигуркой футболиста, больше похожего на пирата. Артисты не иначе этого «пирата» испугались и проиграли - 1:3.
На третий «суперматч», который состоялся в 1977 году, БДТ собрал, самый звездный состав: Лавров, Штиль, Неведомский, Кузнецов, Демич, сыгравший футболиста в картине «Одиннадцать надежд», в воротах стоял Борис Лескин. Артисты победили - 3:1
В 1995-м коллективы футболистов БДТ и «Вечернего Петербурга» возглавили прославленные ленинградские специалисты - Павел Садырин, который переехал из Москвы спасать тонувший в первой лиге «Зенит», и Юрий Морозов.
В 2005-м матч между БДТ и «Вечерним Петербургом» приурочили к 160-летию двух капитанов. На двоих - Кириллу Лаврову и Валентину Семенову исполнилось по 80. Сборная артистов, укрепившаяся «легионером» Сергеем Мигицко из Театра имени Ленсовета, учинила журналистам форменный разгром - 11:3
Победитель матча получает переходящий Кубок Дружбы, награждается и лучший игрок команды. Сохраняется и веселая традиция - команды вручают друг другу шуточные призы.
21 мая состоялось открытие китч-вернисажа «Новая кунсткамера: городские глупости и обыкновенный вандализм»
На стенах в БМЦ были расклеены фотографии разрушенных домов, газетные полосы с кричащими заголовками об утраченном историческом облике Петербурга, о выбрасывающемся на улицы города полиграфическом спаме в виде книжечек о ночном досуге, распродаж и так далее. Афишные тумбы и щиты с объявлениями разного рода: регистрация, прописка, аренда комнат, эскорт-услуги, оформление больничных листов и гостиничных карт.
Основной посыл выставки заключался в том, чтобы показать, что если не воспринимать безропотно вакханалию с пошлыми, незаконно расклеенными по городу объявлениями, а пытаться как-то противостоять ситуации хотя бы на уровне общественного мнения, тогда можно надеяться на какие-то подвижки, изменения в лучшую сторону.
Выступавшие в тот день сошлись на том, что законы, которые предусматривают наказание за неправильное использование рекламы, практически не работают, а штрафы, назначаемые в случае каких-то нарушений, слишком малы. Нередко бизнесмены заранее закладывают в статьи расходов предполагаемые штрафы: их заплатить дешевле, чем тратиться на рекламу в разрешенных местах.
Для собравшихся была проведена экскурсия. Вернисаж разбит на разделы, суть которых понятна из их названий. «Бизнес-класс дурновкусия» (нелепые вывески, надписи и названия, реклама - «облепиха»), «Совсем вне политики» (объявления и надписи на стенах с политической подоплекой, «украшающие» город еще со времен прошедших выборов), «Неуд по русскому» (реклама, объявления и вывески с ошибками), «Бацилла творчества» (хулиганские граффити), «Между нами, петербуржцами» (частные объявления, расклеиваемые тут и там горожанами) и «Держи карман шире…» (откровенно мошеннические и незаконные предложения купить диплом о высшем образовании, водительское удостоверение, санкнижку или больничный лист, оформить гражданство, вид на жительство или прописку)…
В завершение китч-вернисажа артисты Театра поколений показали отрывок из спектакля «Питер-Burg», в котором ангел на шпиле Петропавловского собора, пережив многие бедствия XX века, не выдержал и ушел, оставив после себя поверженный крест, триколор и врученную ему банку изпод кока-колы.
4 июня состоялось открытие художественной выставки представительниц телеканала «100 ТВ», двух Светлан. Главного художника телеканала Светланы Буряковой и телеведущей Светланы Малининой.
Светлана Бурякова - художник-постановщик, работала не только в России, но и за рубежом. Сегодня спектакли со сценографией и костюмами, созданными Светланой Буряковой, идут в театрах Петербурга, Москвы, Новгорода, Ярославля, Пскова и Таллина. На нынешней выставке представлены живописные полотна художницы.
Светлана Малинина занимается абстрактной живописью и графикой, экспериментирует с разными техниками. Ее картины, написанные в жанре легкого синтетического искусства, находятся в частных коллекциях в России, Украине, Германии, США, Канаде, Израиле, Финляндии, Швеции, Кипре.
Работы художницы называют своего рода напоминанием о той красоте, которая нас окружает. Символы, оставшиеся на картинах - как призыв: остановиться на мгновение и почувствовать любовь, которая есть даже в самых простых вещах.
За исполнением поставленных задач в ходе прохождения учебно-производственной практики следила PR-директор Балтийской медиа-группы Журова Маргарита Анатольевна.
Вывод
К итогам учебно-ознакомительной практики можно отнести: 1. Знакомство с внутренним распорядком Балтийской медиа-группы, ее документацией, основными видами деятельности и структурой;
2. Изучение работы PR-специалистов Балтийской медиа-группы, публикациями о результатах деятельности организации, и документами, предоставляющими информацию о входящих в холдинг СМИ и проведенных мероприятиях;
3. Участие в PR-деятельности организации и подготовка различного рода PR-материалов (отчеты о проведенных мероприятиях, мониторинг СМИ и др.);
4. Применение на практике полученных во время обучения базовых и специализированных знаний;
5. Участие в организованных мероприятиях.
Все PR-мероприятия Балтийской медиа-группы можно разделить на социально значимые, затрагивающие, а часто и решающие проблемы горожан, мероприятия, посвященные продукции организаций, входящих в холдинг, мероприятия по продвижению персонала и мероприятия объединяющие продукцию и социально-значимую составляющую.