Автоматизированные информационные технологии управления, ее структура, разработка и реализация. Принципы составления внутренних документов организации: положение о структурном подразделении, должностная инструкция, письмо-ответ, докладная записка.
Аннотация к работе
Проводимая в стране экономическая реформа, усиление самостоятельности экономической и хозяйственной деятельности предприятий и организаций значительно повышают роль и значение документирования. Появилось множество новых типов организаций, новых организационно-экономических форм деятельности. Управленческий процесс этих организаций включает документированные операции: сбор, обработку информации, подготовку и принятие решений, контроль над исполнением документов. А, следовательно, перед специалистами появляется необходимость овладения основами работ с документами, оформленными в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р6.30-2003. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации.Сам термин «информационная технология» базируется на понятии «технология», которое является достаточно устойчивым и появилось в научно-техническом обороте в связи с проблемами организации производства. В одной из современных энциклопедий дается следующее определение данного понятия: Технология (от греч. techne - искусство, мастерство, умение) - совокупность методов обработки, изготовления изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции; научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. Информационная технология - это совокупность методов, производственных процессов и программно-технических средств, объединенных в технологическую цепочку, обеспечивающую сбор, обработку, хранение, распространение и отображение информации с целью снижения трудоемкости процессов использования информационного ресурса, а также повышения их надежности и оперативности. Информационные технологии характеризуются следующими основными свойствами: - предметом (объектом) обработки (процесса) являются данные; Под автоматизированной информационной технологией управления понимается система методов и способов сбора, накопления, хранения, поиска, обработки и защиты управленческой информации на основе применения развитого программного обеспечения, средств вычислительной техники и связи, а также способов, с помощью которых эта информация предоставляется пользователям.Положение о структурном подразделении - это правовой акт, устанавливающий статус, функции, права, обязанности и ответственность структурных подразделений. Положение о структурных подразделениях можно классифицировать следующим образом: - положение о структурных подразделениях; Отличия положения о структурном подразделении от положения об организации содержатся в структуре текста. Структура текста положения о структурном подразделении (службе) нормативно не закреплена, но, как правило, она включает те же разделы, что и положения об организации, кроме разделов «Контроль, проверка и ревизия деятельности» и «Реорганизация и ликвидация». В структуру текста положения о структурном подразделении также включаются дополнительный раздел «Ответственность», в котором указываются виды ответственности (административная, дисциплинарная, а при необходимости и уголовная), которую может нести руководитель в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.Инструкция - это правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий, их подразделений, служб, должностных лиц и граждан. Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.Письмо-ответ - служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые и пользовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно в языковом отношении. Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______№__...»).Докладная записка - документ, адресованный руководителю вышестоящей организации, руководителю подразделения или организации и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, требующих принятия решения. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или
План
Содержание
Введение
1. Информационные технологии обеспечения управленческой деятельности: основные понятия, структура, особенности разработки и реализации
2. Положение о структурном подразделении
3. Должностная инструкция
4. Письмо-ответ
5. Докладная записка
Заключение
Список литературы
Введение
Проводимая в стране экономическая реформа, усиление самостоятельности экономической и хозяйственной деятельности предприятий и организаций значительно повышают роль и значение документирования. Появилось множество новых типов организаций, новых организационно-экономических форм деятельности.
Управленческий процесс этих организаций включает документированные операции: сбор, обработку информации, подготовку и принятие решений, контроль над исполнением документов. Каждая из названных операций оформляется документально, через организационно-распорядительные документы. А, следовательно, перед специалистами появляется необходимость овладения основами работ с документами, оформленными в соответствии с Государственным стандартом ГОСТ Р6.30-2003.
Только при условии, если все сотрудники, участвующие в процессах создания, обработки и использования документальной информации, будут точно придерживаться в своей деятельности единых правил и норм делопроизводства эффективность использования документной информации будет обеспечена.
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.
Следует отметить, что в этом определении упор делается на словах «движение документов», то есть их пути из одного подразделения или от одного сотрудника к другому. При этом порядок движения документа (их путь) предопределен принятым управленческим процессом в данной организации. Например, если руководитель организации требует, чтобы все полученные документы сначала докладывались ему, и только он будет назначать исполнителя, путь движения документа будет многоступенчатым сверху вниз. Если же в организации четко проведено разделение функций между структурными подразделениями и сотрудниками, большая часть документов пойдет сразу же в отдел к исполнителям, то есть путь будет другой, значительно короче. Точно также от принятого в учреждении порядка распределения обязанностей и делегирования полномочий сотрудникам зависит движение документа при согласовании и подписании. Таким образом, документооборот зависит от системы управления, он вторичен по отношению к ней, но в то же время именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть. Целью освоения контрольной работы является знакомство с важнейшей частью управленческой деятельности предприятий и учреждений, работой с документами, а также самостоятельное составление отдельных документов и ведение делопроизводства.
В результате выполнения данной контрольной работы, необходимо уметь: - оформлять и составлять деловую документацию с использованием основных и дополнительных реквизитов.
- использовать нормативно-правовые документы, регламентирующие профессиональную деятельность специалиста.
- определять и оперировать основными понятиями дисциплины;
- определять состав реквизитов документов, оформлять реквизиты документов;
- оформлять основные виды документов (организационно-правовых; распорядительных; информационно-справочных; деловой переписки);
- осуществлять деятельность с конфиденциальными материалами.
Список литературы
1.1 Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2 Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3 Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4 На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5 На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование - высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6 Секретарь руководствуется в своей деятельности: законодательными актами РФ; Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании; приказами и распоряжениями руководства; настоящей должностной инструкцией.
2. Должностные обязанности секретаря.
Секретарь выполняет следующие должностные обязанности: 2.1 Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2 Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствие с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3 Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
2.4 Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.5 Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
2.6 Следит за своевременным рассмотрением и предоставлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное редактирование.
2.7 Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
2.8 По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
2.9 Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.10 Осуществляет контроль за исполнением работниками агрегатного производства изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.11 Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
2.12 Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.13 Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы, или вводит текущую информацию в банк данных.
2.15 Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.16 Выполняет отдельные служебные поручения руководителя.
3. Права секретаря.
Секретарь имеет право: 3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2 Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3 Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4 Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5 Принимать решения в пределах своей компетенции.
3.6 Требовать от руководства агрегатного производства оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.
4. Ответственность секретаря.
Секретарь несет ответственность: 4.1 За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2 За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3 За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности
5. Взаимоотношения секретаря.
5.1 Со структурными подразделениями по вопросам получения необходимой информации и совместной подготовки документов.
5.2 С юридическим отделом по вопросам согласования проектов распорядительных документов и договоров.