Ознайомлення з документообігом на підприємстві, з організацією інформаційно-довідкової роботи, етапами документообігу, систематизацією окремих категорій документів, індексацією справ, проходженням документів. Оформлення матеріалів у вигляді реферату.
Аннотация к работе
В сучасних умовах секретарю постійно доводиться дізнаватися, узагальнювати, оновлювати та зберігати відомості різного характеру. Перш ніж приступити до пошуку та збору інформації, секретар повинен чітко усвідомити мету роботи і її кінцевий результат: характер, структуру, обсяг, форму представлення інформації, а також термін підготовки. Якщо здійснюється підбір інформації, повязаної з питаннями внутрішньої діяльності організації, то необхідно розпочати роботу з пошуку відповідних документів (листів, актів, довідок тощо). Інформацію з правових питань можна отримати з компютерних правових систем „Референт", „Консультант плюс" та ін.Чи не найвідповідальнішою ділянкою роботи секретаря-референта є забезпечення документообігу на підприємстві та контролю над цим процесом. Від успішного функціонування документообігу безпосередньо залежить імідж, фінансова стабільність організації чи фірми та багато чого іншого. Тому значна частина часу секретаря витрачається саме на систематизацію, регулювання, спрямування та контролювання документаційних потоків. Правильна організація секретарем документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, пропорційному завантаженню підрозділів та посадових осіб, що позитивно впливає на процес управління в цілому. Документообіг на підприємстві здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки (керівники установи та підрозділів, спеціалісти, службовці) та пунктами технічної обробки самих документів (експедиція, друкарське бюро тощо).У разі відсутності документа або додатків до нього, невідповідності номера на конверті номеру документа складається акт у двох примірниках, один з яких надсилається відправнику, а другий запишається у секретаря. Зберігати конверти і додавати їх до документів необхідно у випадках, коли лише за конвертами можна встановити адреси відправників, час відправлення й одержання документів, коли у конверті відсутні окремі документи чи номери документів не відповідають номерам на конвертах. Місце реєстрації документа закріплюється в інструкції з діловодства установи, до якої додається затверджений керівником (власником) установи перелік документів, що не підлягають реєстрації. Реєстрації підлягають всі документи, що потребують обліку, виконання й використання з довідковою метою (розпорядчі, планові, звітні, обліково-статистичні, бухгалтерські, фінансові тощо), як ті, що створюються і використовуються в установі, так і ті, що надходять від інших установ та приватних осіб. Кожний документ реєструється у даній установі лише один раз: вхідні - у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані - у день підписання або затвердження.Розпорядчі документи (накази, розпорядження, постанови та інше) формують у справи по видах документів та за хронологією, додатки, що до них відносяться. Документи колегій формують в окремі справи: протоколи та рішення колегії й документи до засідання колегії (порядок денний, доповіді, довідки, проекти рішень та інше). Доручення вищих організацій групують у справи за напрямами діяльності. Плани, звіти, кошториси, ліміти групують окремо від їх проектів та зберігають у справах того року, до якого вони відносяться за своїм змістом. Документи в особових справах розміщують у такій послідовності: - внутрішній опис документів;Розміщення справ у номенклатурі структурного підрозділу повинно відповідати ступеню важливості справ за уніфікованою формою. Першою розташовується група справ, що включає документи органів вищого рівня, далі група організаційно-розпорядчих документів установи (накази, розпорядження, рішення), планово-звітна документація, листування (тут першими справи, що містять листування з вищими органами). У кінці ділового року НС структурного підрозділу обовязково завіряється підсумковим записом, в якому вказується кількість і категорії фактично заведених за рік справ. Порядок складання та затвердження в установі НС структурного підрозділу складається у трьох примірниках. На кожному заповнюється гриф погодження експертною комісією структурного підрозділу і завідуючим архівом установи, перший примірник зберігається в структурному підрозділі; другий - передається в канцелярію установи; третій - використовується для формування справ і пошуку документів.Проходження документів супроводжується відповідними позначками на документах. Усі службові відмітки на документі, які вказують на його проходження та виконання, повинні обовязково датуватися. Порядок та характер виконання документа вказується в резолюції, яка повинна відображувати ставлення керівника до питання, про яке йдеться в документі, та вказувати на порядок його вирішення. Резолюція власне складається з таких елементів: прізвища й ініціалів виконавця, якому відправлено документ; вказівки про порядок виконання документа (що і як треба робити); про термін виконання документа; особистого підпису керівника; дати резолюції. Інші резолюції накладаються при необхідності деталізації порядку ви