Построение блок-схемы работы с исходящими документами. Принцип действия средств копирования и размножения документов. Составление письма в адрес базового предприятия о выделении денежных средств на приобретение оборудования техническим колледжем.
Аннотация к работе
5. Составить письмо в адрес базового предприятия с просьбой о выделении денежных средств на приобретение техническим колледжем оборудования: кодоскопы-4 штуки; видеомагнитофоны- 2 штуки; 4 микрокалькуляторы- 75 штук для оснащения учебных кабинетов.Отправляемые организацией документы называют исходящими. Блок-схема работы с исходящими документами представлена на рис.1.1. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций: - составление проекта документа исполнителем; Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа (инициативные письма, рекламации, контракты, акты, нормативные документы).Их принципиальное различие заключается в том, что при копировании копия снимается непосредственно с документа-оригинала, а при размножении - с промежуточной печатной формы, изготовленной с документа-оригинала. После этого происходит собственно печать - перенос красящего порошка с барабана на бумагу - и закрепление изображения. Для фотокопирования используют особо контрастные фотобумагу и пленки, обычные фотографические аппараты, аппараты для контактного (рефлексного) фотографирования и печати. Копии при применении такого способа получают на электрофотопленке или на термореактивной бумаге. Этот способ применяется преимущественно для копирования чертежно-технической документации большого формата.Акт - это официальный документ, который констатирует произошедшее действие или факт хозяйственной жизни и подписывается уполномоченными должностными лицами. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются в самых различных ситуациях и поэтому имеют много разновидностей: акт приема работ по контракту; акт приема-передачи документов; акт списания материалов, коммерческий акт и т.д. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной по указанию руководителей. Акт может иметь заголовок, например, «Акт о недостаче ТНП» или «Акт приема-передачи документов с грифом «Конфиденциально».Различные языковые ошибки, встречающиеся в текстах служебных документов, могут быть подразделены по следующему принципу: лексико-семантические ошибки, связанные с незнанием значения слова, его сочетаемости, семантических связей с другими словами и т.д.; сюда относится:-смешение (неразличение) паронимов, т.е. частично совпадающих, однако различающихся по смыслу и близких по структуре и звучанию родственных, однокоренных слов, например: ближний - близкий, одеть - надеть, гарантийный - гарантированный, конкурентный - конкурентоспособный, представить - предоставить, оплатить - уплатить и т.д.; пренебрежение оттенками значений синонимов (слов, имеющих близкое значение, однако не тождественных друг другу полностью) и незнание норм лексической сочетаемости, например: построить киоск - возвести киоск - соорудить киоск; недостатки процесса - дефекты процесса и др.;Обоснование может отсутствовать в случаях определенности просьбы, его типового характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Письмо составляют как можно более простыми словами и в краткой форме, но с указанием конкретных деталей, касающихся непосредственно просьбы. Просьба излагается с помощью глагола просить. Типичные примеры изложения - «Просим Вас сообщить…», «Просим Вашего содействия…», «Просим Вас предоставить данные…», «Обращаемся к Вам с просьбой…» и т.д. Просьба может формулироваться и без глагола просить, например: «Надеемся на положительное решение вопроса…», «Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение…» и т.п.
План
Содержание документ письмо исходящий копирование
Задание
1. Блок-схема работы с исходящими документами
2. Средства копирования и размножения документов
3. Реквизиты акта
4. Типичные языковые ошибки в деловой переписке
5. Составление письма в адрес базового предприятия о выделении денежных средств на приобретение оборудования техническим колледжем
Список литературы
Задание
1. Блок-схема работы с исходящими документами.
2. Средства копирования и размножения документов.
3. Реквизиты акта.
4. Типичные языковые ошибки в деловой переписке.
Список литературы
1. Методические указания и задания к контрольной работе по курсу «Документирование управленческой деятельности» для студентов-заочников 1 курса (Направления 080100. Экономика; направления 080200 - Менеджмент) Москва 2012.
2. Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.Кузнецовой. М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2003.
3. Демина Е.В., Гущина Л.И., Грецова Е.В. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие / МТУСИ. М., 2007. 156 с.
4. Инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом федеральной архивной службы России от 27 ноября 2000 г. № 68// Делопроизводство в органах исполнительной власти. М.: ПРИОР, 2001 С. 38-39.
5. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. / Росархив; ВНИИДАД; Сост.: М.Л. Гавлин, А.С. Красавин, Л.В. Кузнецов и др.; Общ. Ред. М.В. Ларин, А.Н. Соколов. М., 2003.
6. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения / Росархив. ВНИИДАД. М., 2000.