Современное деловое письмо, классификация и совокупность признаков деловых писем. Организация делопроизводства на предприятии, классификация документов и этапы процесса документирования. Работа с документами: входящими, исходящими и внутренними.
Аннотация к работе
Деловое письмо - обобщенное название деловых текстов, имеющих правовую значимость, выделяемых в связи с особым способом передачи информации, которые отражают определенную производственную ситуацию и отличаются единством темы, особым графическим оформлением и композиционным построением, временной и пространственной точностью, документальностью и конкретностью, использованием средств речевого этикета для обеспечения адекватности восприятия содержания адресатом. Письмо, запрос, коммерческое предложение, обнаруживающее речевую беспомощность составителя и составленное без знания стилевых норм, может быть расценено, помимо функционального несоответствия целевым установкам, как антиреклама, что влечет за собой снижение серьезности отношения к воспринимаемой информации. Деловые письма подготавливают заключение сделок, важные встречи, переговоры, содержат служебную информацию, претензии, предложения, то есть при помощи деловой корреспонденции, представляющей собой письменный диалог юридических лиц, решаются важнейшие вопросы экономико-правовой деятельности организаций. Жанр делового письма отличается следующими основными характеристиками: каждое письмо имеет свой стилистический шаблон, который проявляется в формуляре (в составе реквизитов) и характеризуется определенными языковыми чертами. По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма (письма, требующие письма-ответа) и письма, не требующие письма-ответа.Делопроизводством называется установленный на предприятии порядок принятия, регистрации, обработки, отправки, а также контроль исполнения документов. С целью организации делопроизводства канцелярия формирует номенклатуру дел, которая представляет собой систематизированный перечень направлений движения документов внутри предприятия (отделов предприятия) с указанием их номеров (буквы, цифры, буквы и цифры и т. д.). По охвату фактов хозяйственной деятельности: разовые (акты, накладные и др.); первичные, содержат информацию об одном факте хозяйственной деятельности; сводные, составляются на основании нескольких первичных документов (кассовая книга, отчет о движении скота и птицы и др.); накопительные, содержат информацию об аналогичных хозяйственных операциях (ЛЗК, ведомость расхода кормов и др.) Процесс составления документов называется документированием, а ответственность за его осуществление и за правильность информации, отраженной в документе несут лица, подписавшие документ. Дополнительные документы уточняют содержание операции, отраженной в первичном документе: официальный бланк предприятия, который представляет собой документ с указанием на нем таких обязательных реквизитов, как наименование предприятия, его юридически адрес и телефон.Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения входящей корреспонденции на документы, требующие специального рассмотрения руководством организации или структурных подразделений, для того, чтобы освободить руководителя от рассмотрения второстепенных вопросов, ускорить движение документов и их исполнение. Передача документов на рассмотрение руководящему составу организации производится исходя из важности содержания документа и в соответствии с функциями и компетенцией должностных лиц, которым документ направляется на рассмотрение на основании установленного в организации распределения обязанностей. Документы должны исполняться в срок, поэтому входящие документы обязательно передаются исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Если документ требует немедленного исполнения, он может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю. Если документ предназначен к исполнению несколькими исполнителями, по согласованию с ответственным исполнителем, его передают поочередно каждому или для всех исполнителей, обозначенных в резолюции, или снимают ксерокопии.
План
Оглавление
1. Современное деловое письмо
2. Организация делопроизводства на предприятии
3. Работа с документами: входящими, исходящими, внутренними
Список используемой литературы
1. Современное деловое письмо
Список литературы
Гайдай К.В., Колокольцева Т.Н. Экономическая терминология в современной деловой переписке. Секретарское дело №2, 2002
Кирсанова М. В. , Аксенов Ю. М. Курс делопроизводства - М. Инфра-М, 2001, .