Документирование управленческой деятельности - Курс лекций

Организация работы с документами на предприятии представляет собой документооборот, и руководитель предприятия несет персональную ответственность за организацию делопроизводства, соблюдения правил работы с документами. Для предприятия, его структурного подразделения, должностного лица рекомендуется использовать следующие виды бланков документов:-общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа (за исключением письма). 14 - Место составления (издания) документа - этот реквизит указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам наименование организации или справочные данные об организации. Включает наименование должности лица, подписывающего документ (с указанием предприятия, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровка, в расшифровке подписи инициалы ставятся перед фамилией. 23 - Гриф согласования документа состоит из: слов согласовано, должности лица с которым согласовывался документ, включая наименование организации, подпись, расшифровка подписи, инициалы, даты.Работник принимается к Работодателю в Организацию _______________________________ в отдел __________________ для выполнения работы по должности _________________________________ с окладом ________ Работник обязан приступить к работе с "___"________ ____ г.Работник подчиняется непосредственно __________________. Работник обязан: 2.2.1.3.1. Для Работника устанавливается режим труда и отдыха, предусмотренный общими правилами, установленными у Работодателя в соответствии с требованиями Трудового кодекса РФ.4.1. За неисполнение или за ненадлежащее исполнение своих обязательств, предусмотренных настоящим трудовым договором, стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством РФ.Основания для прекращения настоящего трудового договора определяются в соответствии со ст.6.1. На период действия настоящего трудового договора на Работника распространяются все гарантии и компенсации, предусмотренные действующим трудовым законодательством РФ.7.1. Работодатель обязан осуществлять обязательное социальное страхование Работника, виды и условия которого предусмотрены федеральным законодательством РФ.Условия настоящего трудового договора носят конфиденциальный характер и разглашению не подлежат. Условия настоящего трудового договора имеют обязательную юридическую силу для сторон.Работник:____________________________________________ паспорт: серия __________, № ___________, выдан ______________________ "___"______________ ____ г., зарегистрирован по адресу: ___________________________________________________________.

План

1. Понятие документа. Виды документов. Понятие делопроизводства, документирования.

2. Унификация и стандартизация управленческих документов.

3. Исправления в документах. Бланки документов предприятия.

1. Для документационного обеспечения работы любого учреждения или предприятия фирмы, в рамках организационной структуры управления предусматривается делопроизводственная служба. Основными функциями службы являются: прием, первоначальная обработка, учет и отправка корреспонденции, печатание, размножение и контроль исполнения документов, формирование дел и текущее хранение документов, подготовка документов для сдачи в архив. Делопроизводственная служба обязана также осуществлять методическое руководство делопроизводством в структурных подразделениях организации.

Наиболее распространенной формой делопроизводственной службы является канцелярия. Канцелярия - это самостоятельное структурное подразделение, возглавляемое начальником, подчиняющимся непосредственно руководителю организации. Канцелярия функционирует на основе Положения о канцелярии.

2. Основные принципы организации документооборота: - прохождение документов должно быть оперативным;

- каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

- порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными.

Таким образом, основная задача организации документооборота - прямоточность в движении документов и однократность их обработки.

Для выбора оптимальных маршрутов движения документов на предприятии разрабатываются рациональные маршрутно-технологические схемы движения и обработки основных видов документов. Схемы позволяют определить места операций по их обработке.

В документообороте выделяют три документопотока: входящие, внутренние и исходящие документы. Хотя они тесно связаны между собой, каждый из этих потоков имеет свои правила обработки и направления движения.

Обработка входящих документов представляет первый этап работы с полученными документами.

Входящий документопоток составляют: - документы вышестоящих организаций, постановления, решения, распоряжения, приказы, письма и т. п., содержащие директивные указания, разъяснения и другие сведения;

- документы подведомственных организаций (фирм), присылающих первичную отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;

- документы прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;

- жалобы и заявления граждан.

Во многих организациях операции по приему и первичной обработке документов проводятся централизованно экспедицией (в крупных учреждениях), либо секретарем.

С проставления регистрационного штампа начинается учет входящих документов. Регистрационный штамп, фиксирующий время и факт поступления документа в учреждение (реквизит 29), проставляется на месте, указанном ГОСТ Р 6.30-2003. Централизованный прием корреспонденции позволяет учесть все поступившие документы, т. е. иметь точные данные объема этой части документооборота.

Обработка документов в экспедиции заканчивается их сортировкой на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечнем, утвержденным руководителем организации. Нерегистрируемые документы раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная документация передается для регистрации.

При предварительном рассмотрении документов проставляется условное обозначение структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя. Для этого в учреждении имеется список структурных подразделений с присвоенными им кодами. При предварительном рассмотрении выясняется также, не нуждается ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученными документами.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

Эти указания оформляются в виде резолюции, которая содержит решение руководителей по существу поставленного в документе вопроса. Если документ проходит несколько инстанций, на нем появляется ряд резолюций. Не допускается противоречие их друг другу. В том случае, когда исполнение документа поручается нескольким лицам, ответственным считается лицо или подразделение, названное в резолюции первым.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках для информации контрольной службе. Поступив к исполнителю, документ находится у него до полного решения вопроса. Когда работа над документом полностью завершена, на инициативном документе проставляется отметка о его исполнении и направлении в дело. Затем документ со всеми другими относящимися к нему материалами передается делопроизводственному работнику для подшивки в дело.

Исходящие документы в процессе обработки также проходят ряд инстанций. Работа над ними складывается из составления проекта документа, перепечатки, согласования, визирования, подписания, регистрации и обработки для отправки

Документы должны быть отосланы в день их подписания, телеграммы и вся срочная корреспонденция отправляется немедленно.

Внутренние документы проходят следующие стадии: подготовка проекта документа, перепечатка, согласование, визирование, подписание, передача адресату. Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами входящих документов.

Объем документооборота - это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.

Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель - количество экземпляров копий документов.

3. В практической деятельности наибольшее распространение получили две формы регистрации документов - карточная и журнальная.

При журнальном способе регистрации многократно учитывается один и тот же документ при его прохождении по инстанциям (канцелярия, подразделение и т. д.), что приводит к заметным потерям рабочего времени. При его использовании невозможна механизация процессов учета, справочной работы и контроля исполнения. Поэтому журнальная система может быть эффективно использована только в организациях с небольшим документооборотом - до 1000 документов в год, а также для учета специальных видов документации, требующей особой сохранности.

Карточная форма позволяет применять принцип однократности регистрации путем заполнения на машинке необходимого числа карт на каждый документ. Кроме того, учет на картах могут вести несколько человек одновременно. Достоинством этого способа является также возможность механизации процессов работы с картами, начиная от их заполнения и кончая сортировкой.

4. Важной функцией делопроизводственной службы является систематизация и хранение документов. Массив исполненной документации - это своеобразная память организации, обращение к которой дает возможность анализировать работу коллектива, решать спорные вопросы, принимать новые решения. Для текущего и длительного хранения документы комплектуются в дела.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности организации и помещенных (подшитых) в отдельную обложку с соответствующим заголовком - этикеткой (например, «Приказы ректора академии за 2000 г.», «Переписка с предприятиями о поставке комплектующих» и т. п.). Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, составляет номенклатуру дел.

5. К конфиденциальным причисляются документы, которые содержат конфиденциальную информацию (сведения конфиденциального характера).

Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для законного ознакомления с нею.

Вопросы для самопроверки

1. Определите, в чем заключаются общие правила регистрации документов?

2. Что такое документооборот?

3. Для каких документов устанавливаются сроки исполнения?

4. В чем заключается сущность службы делопроизводства?

5. С какого момента исчисляется срок исполнения и контроль за исполнением документа?

6. Каковы сроки хранения документов в организациях?

7. Назовите порядок работы с внутренними документами.

8. Чем отличается обработка поступающих документов от обработки отправляемых документов?

9. Какие документы на предприятии считаются конфиденциальными?

10. Что такое служебная тайна на предприятии?

11. Назовите задачи архива предприятия.

12. Назовите порядок формирования и оформления дел на предприятиях.

Библиографический список

1. Федеральный закон Российской Федерации от 20.02.1995 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» // Собрание законодательства РФ. - 1995. - № 8.

2. Указ Президента Российской Федерации от 6 марта 1997 г. № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» // Российская газета. - 1997. - № 51.

3. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон РФ от 30.12.2001 № 197-ФЗ // Российская газета. 2001. № 256.

4. ГОСТ Р 6.30 2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

5. ГОСТ 7.32-2001. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления.

6. ГОСТ 9327-60. Бумага. Потребительские форматы.

7. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

8. ГОСТ 2.105-95 ЕСКД. Общие требования к текстовым документам.

9. СТП СПБГТИ 006-01 КС УКВД. Подготовка и оформление авторских текстовых оригиналов для издания.

10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения // Сборник руководящих документов Росавтодора и федеральных органов власти, имеющих отраслевое значение. - 2001. № 2.

11. Перечень документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения. - М.: 1989.

12. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. - М.: Научная книга, 2001.

13. Басаков, М. И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах: учебное пособие для студентов экономических вузов и колледжей / М. И. Басаков. - 3-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д.:Феникс, 2001. - 320 с.

14. Басаков, М. И. Делопроизводство: учебное пособие / М. И. Басаков, О. И. Замыцкова. - 2-е изд., перераб. и доп. - Ростов н/Д.: Феникс, 2004. - 384 с.

15. Березина, Н.М. Современное делопроизводство / Н. М. Березина, Е. П. Воронцова, Л. Н. Лысенко. - СПБ.: Питер, 2004. - 256 с.

16. Вялова, Л. М. Делопроизводство для секретаря в вопросах и ответах / Л. М. Вялова. - М.: МЦФЭР, 2004. - 224 с.

17. Делопроизводство: учебник для начального проф. образования / Е. Н. Басовская, Т. А. Бычкова Л. М. Вялова и др. - 2-е изд., стер. - М.: Издательский центр «Академия», 2002. - 176 с.

18. Кирсанова, М. В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие / М. В. Кирсанов, Ю. М. Аксенов. - М.: ИНФРА-М, 2002. - 320 с.

19. Кирсанова, М. В. Современное делопроизводство: учебное пособие / М. В. Кирсанова. - М.: ИНФРА-М, 2003. - 304 с.

20. Крылова, И. Ю. Документирование управленческой деятельности: учебное пособие / И. Ю. Крылова. - СПБ.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2004. - 240 с.

21. Кузнецова, Т. В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т. В. Кузнецова. - 4-е изд., испр. и доп. - М.: ООО «Журнал» Управление персоналом, 2003. - 408 с.

22. Рогожин, М. Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие / М. Ю. Рогожкин. - М.: Издательство РДЛ, 2002. - 400 с.

23. Рогожин, М. Ю. Делопроизводство: документирование трудовой деятельности / М. Ю. Рогожкин. - СПБ.: Питер, 2004. - 208 с.