Делопроизводство - система обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Составление и оформление организационных документов. Конфиденциальные служебные документы и организация их защиты от несанкционированного доступа.
Аннотация к работе
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Организационные документы отражают в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, они помогают содержать порядок в управлении организацией и персоналом. Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы положения, устанавливающих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, содержание деятельности в целом, подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, другие аспекты. К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников; правила; памятки и др. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа.О создании экспертной комиссии. В целях ограждения организационной документации от фальшивых документов и в целях совершенствования документационного обеспечения п р и к а з ы в а ю: 1. Заместителю Генерального директора Хомякову Д.А. провести работу по созданию экспертной комиссии во главе с начальником по работе с конфиденциальными документами Пушкиным П. Д. до 14.04.2007. Заместителю руководителя службы документационного обеспечения управления Пушкину П.Д. провести экспертизу ценности документов организации до 30.04.2007.Присутствовали: PR-менеджер рекламного отдела Безрядин В.Д., менеджер торгового отдела Бородин В.Л., гл. бухгалтер финансового отдела Булкина М.П., начальник производственного отдела Исенко О.Г., кассир финансового отдела Комлева Н.Т., заведующий отделом кадров Королев Н.Т., зам. заведующего отделом кадров Короткова К.С., начальник технического отдела в связи с приближением летнего сезона, предоставить работникам предприятия путевки в детские оздоровительные лагеря, принадлежащие предприятию, со скидкой в 30%. ПОСТАНОВИЛИ: Поручить оформление путевок на имена работников Королеву Н.Т. В голосовании приняли участие 14 работников предприятия.Прошу подготовить проект договора c сетью магазинов «Закат » к 15.03.2007 подпись 14.03.2007 11.04.2007 № 01-05/25 Прошу подготовить документы В связи с отсутствием сведений о проходящей совместной работе просим предоставить нам все необходимые документы для более подробного ознакомления с делом. Дата документа Регистрационный номер документа Получатель Краткое содержание документа Кем подписан документ Исполнитель Дополнительные сведения о документе Отметка об исполнении Подготовить документы 19.04.2007 Генеральный директор коммерческого предприятия «Альфа» О.Р.Выполняя курсовую работу, я более четко смогла представить картину работы предприятия, что для моей будущей профессии очень важно, ведь если мы будем знать как работает то или иное предприятие, мы сможем избежать массу проблем и неясностей.Действуя на началах полного хозрасчета, Общество обеспечивает самоокупаемость, самофинансирование затрат по совершенствованию производства и предоставлению услуг, социальному и материальному стимулированию работников за счет заработанных средств, всецело отвечает за результаты своей деятельности и выполнение обязательств пред бюджетом, банками, контрагентами и акционерами. Акционеры, не полностью оплатившие акции, несут солидарную ответственность по Обязательствам Общества в пределах неоплаченной стоимости принадлежащих им акций. Акционеры - владельцы обыкновенных акций - могут участвовать в Общем собрании с правом голоса по всем вопросам, а также имеют право на получение дивидендов, а в случае ликвидации Общества - право на получение части его имущества. В обществе создается уставный капитал, состоящий из номинальной стоимости акций Общества, приобретенных акционерами, и определяющий минимальный размер имущества Общества, гарантирующий интересы его кредиторов. Общество вправе по решению общего собрания акционеров уменьшить уставный капитал путем уменьшения номинальной стоимости акций либо путем сокращения числа акций.
План
Содержание
Введение ………………………………………………………………… 5
I.1. Составление и оформление организационных документов ……... 6
1.1. Назначение и состав организационной документации ………….. 6
1.2. Составление и оформление организационных документов …….. 8
2. Конфиденциальные документы и организация их защиты от несанкционированного доступа ………………………………………. 15
2.1. Конфиденциальные служебные документы ……………………... 15
2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа …………………………………………. 18
II.1. Приказ ……………………………………………………………….. 22
2. Протокол ………………………………………………………………. 23
3. Акт ……………………………………………………………………... 25
4. Докладная записка ……………………………………………………. 26
5. Письмо-запрос ……………………………………………………….... 27
6. Форма журнала регистрации исходящих документов ……………… 28
7. Форма журнала регистрации входящих документов ……………….. 29
8. Письмо-ответ …………………………………………………………... 30
III. Описание ошибок …………………………………………………….. 31
Правильный вариант документа ………………………………………… 32
Заключение ………………………………………………………………... 33
Список используемой литературы ………………………………………. 34
Приложения ………………………………………………………………. 35
Введение
Деятельность любой, в том числе коммерческой, организации постоянно связана с обработкой и систематизацией больших массивов информации и документации. Четкое делопроизводство, грамотно организованный в соответствии с действующим законодательством документопоток обеспечат защиту интересов компании и увеличат эффективность управления.
Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.
В моей работе представлены организационные документы и документы конфиденциального характера. Организационные документы отражают в основном формальную и внутреннюю деятельность организации, они помогают содержать порядок в управлении организацией и персоналом. Важнейшей же особенностью коммерческой деятельности является ее конфиденциальность. В связи с этим необходима соответствующая организация работы с документами, содержащими сведения ограниченного доступа.
Умение правильно составлять документы необходимо в наше время, где все сделки закрепляются не словом, а документами, которые при неправильном составлении будут считаться недействительными. Поэтому необходимо усвоить важность знания составления документов какого бы вида они не были.
1. Составление и оформление организационных документов.
1.1. Назначение и состав организационной документации.
Организационная деятельность выражается в разработке и утверждении комплекса организационных документов, содержащих правила, нормы положения, устанавливающих статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, содержание деятельности в целом, подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность, другие аспекты.
К организационным документам относят: устав; положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах; штатное расписание; инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работников; правила; памятки и др.
Организационные документы содержат положения, обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности организации. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным органом - вышестоящей организацией, руководителем данной организации, ее коллегиальным органом (собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения в зависимости от вида и разновидности документа. Организационные документы может утверждать непосредственно руководитель с проставлением грифа утверждения или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением).
Документы этого вида с точки зрения срока действия относят к бессрочным. Они действуют до отмены или утверждения новых. На стабильно работающем предприятии необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности предприятия эти документы либо разрабатывают заново, либо в них вносят необходимые изменения и дополнения через распорядительные документы. В случае реорганизации предприятия разрабатывают новые организационные документы и проводят их утверждение.
Порядок внесения изменений, дополнений и пересмотра зависит от вида документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносят по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой - по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию. Изменения в штатное расписание вносят по необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения положения о структурных подразделениях и иных органах предприятия также вносят распорядительными документами по мере необходимости.
Разрабатывает организационные документы руководство предприятия или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов хорошо знающих работу предприятия как в целом, так и по отдельным направлениям.
Документы оформляют на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название предприятия и/или подразделения (если документ утверждает руководство подразделения), вид документа, дата, номер, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Дата организационного документа - это дата его утверждения. Текст большинства из них состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.
В процессе подготовки организационные документы в обязательном порядке проходят процедуру соглашения (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службы (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.
1.2. Составление и оформление организационных документов.
Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия.
Общие положения о порядке составления и оформления устава содержится в части первой Гражданского кодекса Российской Федерации. Порядок составления и оформления уставов для предприятий конкретных организационно-правовых форм регулируют отдельные законодательные акты.
Устав оформляют на стандартном листе с внесением всех необходимых реквизитов общего бланка: наименование организации, вид документа, номер, дата, место составления, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения, отметка о регистрации устава, печать регистрирующего органа.
Устав утверждает высший орган управления предприятия.
Отметка о регистрации устава включает наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию создаваемых организаций, государственный регистрационный номер. Она заверяется печатью регистрирующего органа.
Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Он может содержать следующие разделы:
Вывод
Выполняя курсовую работу, я более четко смогла представить картину работы предприятия, что для моей будущей профессии очень важно, ведь если мы будем знать как работает то или иное предприятие, мы сможем избежать массу проблем и неясностей.
В работе были представлены документы, которые часто могут встретиться на хорошо работающем предприятии, и знание каких-то нюансов при составлении документов помогает облегчить работу и сэкономить время.
Выполненная курсовая работа дает понять, что в ХХІ веке без знания делопроизводства не обойтись не только специалистам, работающим на предприятии, но и простому человеку, который сталкивается с разными видами документов в обыденной жизни. При принятии на работу, на работе документы должны быть оформлены в соответствии с ГОСТ 6.30-2003. Очень важно знание делопроизводства для руководителей предприятий и организаций, секретарей руководителей, секретарей-референтов, офис-менеджеров, работников служб делопроизводства, а также всех других специалистов, деятельность которых связана с постоянным потоком информации и работой с документами.
Список литературы
К конфиденциальным причисляют документы, которые содержат конфиденциальную информацию.
Перечень сведений конфиденциального характера определен Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. №188 и включает в себя: - сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (персональные данные), за исключением сведений, подлежащих распространению в средствах массовой информации в порядке, установленном законом;
- сведения, составляющие тайну следствия и судопроизводства (определяются федеральным законодательством);
- сведения, связанные с профессиональной деятельностью отдельных граждан и составляющие врачебную (адвокатскую, нотариальную и др.) тайну (определяются федеральным законодательством);
- сведения о сущности изобретения (открытия) до момента опубликования официальной информации о них в открытой печати.
Под служебной (коммерческой) тайной следует понимать организационную, финансово-экономическую, научно-техническую и иную используемую в повседневной деятельности по управлению организацией информацию, обладающую реальной или потенциальной ценностью в силу своей ограниченной распространенности (доступности) для сторонних лиц, заинтересованных в ее получении по экономическим и иным соображениям, но не имеющих законных оснований для свободного ознакомления с нею.
Примерный перечень сведений, составляющих служебную (коммерческую) тайну организации: 1. Производство: - структура производства, производственные мощности, основное оборудование, текущие запасы сырья, исходных материалов, комплектующих, объем выпуска продукции за период времени.
2. Управление: - структура управления, в том числе зарубежными филиалами, дочерними предприятиями и пр.;
- специфические методы управления подразделениями организации;
- схема управления организацией в обычном и оперативном режиме;
- содержание закрытых совещаний по вопросам управления.
3. Планирование: - планы выпуска продукции (деятельности организации);
- планы сотрудничества;
- планы развития;
- планы обеспечения.
4. Маркетинг: - содержание и направленность маркетинговых исследований;
- содержание оригинальных методик изучения рынка;
- важнейшие результаты (показатели, данные) изучения рынка, включая анализ и оценку реального состояния и перспектив развития рыночной конъюнктуры;
- содержание рыночной стратегии организации.
5. Сотрудничество: - содержание сведений о заказчиках, подрядчиках, поставщиках, потребителях (покупателях), спонсорах и иных партнерах организации, поддерживающих с ней постоянные деловые отношения.
6. Переговорная деятельность: - содержание коммерческих переговоров, их особенности и результаты;
- информация о подготовке к проведению переговоров.
7. Ценовая политика организации: - данные о методах расчета цен, их структуре;
- данные об условиях предоставления скидок при заключении контрактов.
8. Научно-исследовательская и опытно-конструкторская деятельность: - приоритетные направления проведения исследований;
- сведения, раскрывающие новации разрабатываемых изделий, процессов (до момента получения патента);
- важнейшие конструкционные характеристики разрабатываемых изделий.
9. Вопросы сохранения государственной (служебной и коммерческой) тайны. Обеспечение безопасности информации: - сведения об организации работы по обеспечению сохранности государственной тайны (безопасности информации);
- сведения о допуске персонала организации к секретным работам (документам).
10. Прочие сведения: - сведения, которые могут быть причислены к служебной (коммерческой) тайне на законных основаниях и исходя из специфики деятельности организации.
2.2. Организация работы по защите конфиденциальных документов от несанкционированного доступа.
Во всех жизненных ситуациях следует неукоснительно выполнять одно правило: содержание служебных документов, тем более конфиденциальных, не подлежит разглашению. Об этом не следует говорить ни с близкими друзьями, ни с домочадцами, ни тем более со случайными людьми - вообще где бы то ни было во внеслужебной обстановке и в нерабочее время. Мотивация здесь проста и понятна. С одной стороны, подобные разговоры могут быть истолкованы окружающими без должного понимания. Но есть и более серьезные доводы. К примеру, распространяясь в неподходящей обстановке о содержании выгодного (или, наоборот, не слишком выгодного) контракта или об особенностях деловых контактов с другими организациями в будущем году, уже заложенных в проекты планов и соглашений, вы тем самым способствуете - пусть невольно - разглашению служебной и коммерческой тайны. Предоставлять информацию о содержании служебных документов лицам не имеющих к разглашаемой информации прямого отношения, рядовым сотрудникам разрешается только с ведома начальника.
Исходя из вышесказанного, следует предельно осторожно и внимательно обращаться с документами, содержащими сведения конфиденциального характера. С этой целью в организации планируется и осуществляется комплекс специальных мер, направленных на защиту указанных документов (информации) от несанкционированного доступа (разглашения, утраты и т. п.).
Как правило, подобный комплекс мер включает в себя: - установление правил причисления той или иной информации (в виде обычных или электронных документов) к конфиденциальной;
- разработку и периодическое уточнение документов, регламентирующих порядок и правила обращения сотрудников организации с конфиденциальными документами;
- ограничение и разграничение доступа различных категорий сотрудников к конфиденциальной информации;
- обеспечение соответствующих условий для учета, хранения, обращения конфиденциальных материалов и повседневной работы с ними, обеспечивающих их надежную сохранность;
- применение и постоянное совершенствование средств защиты конфиденциальной информации;
- осуществление постоянного контроля за состоянием системы защиты конфиденциальной информации и полноты осуществления соответствующих мероприятий;
- периодическое ознакомление сотрудников организации с требованиями руководящих документов по вопросам сохранения в тайне конфиденциальных документов и сведений;
- обучение сотрудников службы обеспечения безопасности наиболее эффективным методам работы.
Большие масштабы «закрытого делопроизводства» порождают ряд проблем, связанных, прежде всего, с разграничением и ограничением доступа должностных лиц к документам конфиденциального характера, организацией особого порядка их учета и хранения, оборудованием специальных помещений для работы с ними. Мировые затраты на обеспечение безопасности конфиденциальной информации ежегодно достигают сотен миллионов долларов, и это - жизненная необходимость.
Работа по обеспечению сохранности конфиденциальных документов и сведений, содержащихся в них, как правило, организуется и осуществляется одним из заместителей руководителя службы документационного обеспечения управления. В его подчинении, в свою очередь, находятся специалисты, отвечающие за отдельные направления в работе по обеспечению сохранности указанных документов и сведений. Специалисты по обеспечению сохранности конфиденциальных документов осуществляют в процессе работы несколько основных функций, в том числе: - организационную;
- контрольную;
- информационную;
- методическую.
Ответственность за организацию и ведение соответствующей работы в структурных подразделениях организации, где имеют хождение конфиденциальные документы, несут руководители этих подразделений. Именно они следят за созданием и поддержанием нормальных условий работы с конфиденциальными документами на местах. К числу важнейших условий относятся следующие: - работа с подобными документами должна производится только в специально отведенных для этого и соответствующим образом оборудованных помещениях. Право доступа в эти помещения предоставляется ограниченному числу сотрудников организации. Работа с конфиденциальными документами, а также их хранение за пределами соответствующих помещений не допускаются, поскольку возникает опасность их порчи или утраты;
- выдачу таких документов во временное пользование (на срок свыше одного рабочего дня) следует производить под роспись. Для передачи документа в другое учреждение (подразделение) следует получить предварительное разрешение соответствующего начальника;
- документы, содержащие конфиденциальную информацию учитываются и хранятся отдельно от прочих документов в специально оборудованных помещениях или в отдельных запираемых на ключ шкафах. Наиболее важные документы, содержащие секретную коммерческую и иную информацию (в том числе данные на извлекаемых компьютерных носителях, фото-, аудио- и видеоматериалы), надлежит хранить в запертых и опечатанных ответственными за их сохранность лицами несгораемых шкафах или сейфах, под охраной и (или) сигнализацией;
- по окончании рабочего дня наличие всех полученных документов следует тщательно проверить, после чего сдать на хранение;
- об исчезновении (утрате) таких документов следует немедленно сообщить руководителю и предпринять все возможные меры к розыску;
- руководители подразделений должны обучать своих подчиненных правилам обращения с конфиденциальными документами и постоянно контролировать их соблюдение в повседневной деятельности. С этой целью в организации разрабатываются «Памятки о сохранении служебной тайны», содержание которых сотрудники изучают при приеме на работу. Вновь принятые сотрудники, кроме того, подписывают «Обязательство о неразглашении служебной тайны». На все документы, содержащие конфиденциальные сведения наносится соответствующая маркировка, как правило, в виде штампа «Конфиденциально». В приложении Д, Е приведены примеры вышеуказанных документов.
Открытое акционерное общество
«Капитал»1. Колмышев А.Л., Королев Ю.Б., Маковецкий В.В. и др.; под ред. Маковецкого В.В., Документирование управленческой деятельности. - М.: КОЛОСС, 2005
2. Крылова И.Ю., Документирование управленческой деятельности. - Спб.: Бизнес-пресса, 2004
3. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В.. Степанов Е.А., Янковская В.Ф.; под ред. Корнеева И.К., Кудряева В.А., Делопроизводство: Образцы, документы, организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». - М.: Проспект, 2006II. Структура
1. Структуру и штатную численность отдела утверждает директор предприятия, исходя из условий и особенностей деятельности предприятия, по предложению заместителя директора и по согласованию с начальником отдела организации и оплаты труда.
2. Отдел кадров имеет в составе структурные подразделения (группы) в соответствии с нижеприведенной схемой.
3. Положения о подразделениях отдела кадров (группах) утверждаются начальником отдела кадров, а распределение обязанностей между сотрудниками подразделений производится руководителями групп.
III. Функции
1. Разработка кадровой политики и стратегии предприятия.
2. Разработка прогнозов, определение текущей потребности в кадрах и источников ее удовлетворения на основе изучения рынка труда.
3. Комплектование предприятия кадрами рабочих, служащих и специалистов требуемых профессий, специальностей и квалификации в соответствии с целями, стратегией и профилем предприятия, изменяющимися в зависимости от внешних и внутренних условий его деятельности.
4. Формирование и ведение банка данных о количественном и качественном составе кадров.
5. Подбор и отбор работников совместно с руководителями заинтересованных подразделений и внесение соответствующих предложений об их назначении на указанные должности, оформление приказов о приеме на работу и другой необходимой документации.
6. Разработка предложений о приеме на работу по конкурсу в соответствии с порядком, установленным законодательством, подготовка и организация работы конкурсной комиссии.
7. Информирование работников внутри предприятия об имеющихся вакансиях, использование средств массовой информации для объявлений о найме работников.
8. Установление прямых связей с учебными заведениями и службами занятости.
9. Оформление приема, перевода и увольнения работников в соответствии с трудовым законодательством, положениями, инструкциями и приказами руководителя предприятия.
10. Учет личного состава.
11. Выдача справок о настоящей и прошлой трудовой деятельности работников.
12. Прием, заполнение, хранение и выдача трудовых книжек.
13. Ведение установленной документации по кадрам.
14. Подготовка материалов для представления персонала к поощрениям.
15. Подготовка материалов по привлечению работников к материальной и дисциплинарной ответственности.
16. Расстановка кадров на основе оценки их квалификации, личных и деловых качеств.
17. Контроль правильности расстановки работников и использования их труда в структурных подразделениях предприятия.
18. Изучение профессиональных, деловых и моральных качеств работников в процессе их трудовой деятельности.
19. Организация проведения аттестации работников предприятия, ее методическое и информационное обеспечение, участие в анализе результатов аттестации, осуществление постоянного контроля за ходом выполнения решений аттестационной комиссии.
20. Подготовка необходимых материалов для рассмотрения на комиссии по установлению выслуги лет.
21. Подготовка соответствующих документов по пенсионному страхованию и представление их в органы социального обеспечения.
22. Выдача справок о работе на предприятии, занимаемой должности и размере заработной платы.
23. Обеспечение социальных гарантий трудящихся в области занятости, соблюдения порядка трудоустройства и переобучения высвобождающихся работников, предоставления им установленных льгот и компенсаций.
24. Составление графиков отпусков, учет использования работниками отпусков, оформление очередных отпусков в соответствии с утвержденными графиками и дополнительных отпусков.
25. Оформление и учет командировок.
26. Табельный учет.
27.Котроль за состоянием трудовой дисциплины в подразделениях предприятия и соблюдением работниками правил внутреннего распорядка.
28. Анализ текучести кадров.
29. Разработка мероприятий по укреплению трудовой дисциплины, снижению текучести кадров, потерь рабочего времени, контроль за их выполнением.
30. Рассмотрение жалоб и заявлений работников по вопросам приема на работу, перемещения и увольнения, нарушения трудового законодательства.
31. Принятие мер к выполнению и устранению причин, порождающих жалобы работников.
IV. Права
Отдел кадров имеет право: 1. Запрашивать в структурных подразделениях необходимые данные о работниках, а при приеме на работу и перемещении работников - мнение руководителей соответствующих структурных подразделений.
2. Контролировать в структурных подразделениях соблюдение в отношении работников законодательства о труде, предоставление установленных льгот и преимуществ.
3. Давать руководителям структурных подразделений предприятия обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела кадров.
4. Требовать и получать от всех структурных подразделений предприятия сведения, необходимые для выполнения возложенных на отдел задач.
5. Самостоятельно вести переписку по вопросам подбора кадров, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем предприятия.
6. Представительствовать в установленном порядке от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции отдела, во взаимоотношениях с государственными и муниципальными органами, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями, в том числе агентствами по найму и службами занятости.
7. Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию отдела.
8. Проводить совещания и участвовать в совещаниях, проводимых на предприятии по кадровым вопросам.
V. Ответственность
1. Ответственность за надлежащее и своевременное выполнение функций, предусмотренных настоящим положением, несет начальник отдела кадров.
2. На начальника отдела кадров возлагается персональная ответственность: за организацию деятельности по выполнению задач и функций, возложенных на отдел;
организацию в отделе оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилами и инструкциями;
соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производственной дисциплины;
обеспечение сохранности имущества, находящегося в отделе, и соблюдение правил пожарной безопасности;
подбор, расстановку и деятельность сотрудников отдела;
соответствие действующему законодательству визируемых (подписываемых) им проектов приказов, инструкций, положений, постановлений и других документов.
3. Сотрудники отдела кадров при оценке деловых качеств работников предприятия обязаны исходить только из официально полученных данных и материалов и не вправе разглашать имеющиеся данные о личной жизни работников.
4. Ответственность сотрудников отдела кадров устанавливается их должностными инструкциями.
Заместитель директора подпись А. П. Сидоров
СОГЛАСОВАНО
Начальник юридического отдела подпись И. А. Петров
В. Оформление должностной инструкции
ЗАО «Путь-эксперт» УТВЕРЖДАЮ
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Генеральный директор
25.01.2005 № 3-9 подпись К. В. Проков г. Тула 25.01.2005
кассира
1. Общие положения
1.1. Кассир непосредственно подчиняется главному бухгалтеру фирмы.
1.2. Назначается на должность и освобождается от должности приказом директора по согласованию с главным бухгалтером.
1.3. При отсутствии кассира его функции выполняет главный бухгалтер.
1.4. Кассир в своей деятельности руководствуется: действующим законодательством; нормативными документами Центробанка РФ, Минфина РФ, Росархива РФ и других межотраслевых органов; приказами и распоряжениями директора фирмы; Положением о бухгалтерии и настоящей должностной инструкцией.
1.5. На должность кассира назначаются лица с высшим образованием и стажем финансово-бухгалтерской работы не менее одного года или со средним специальным образованием и стажем финансово-бухгалтерской работы не менее трех лет.
2. Должностные обязанности
2.1. Начислять в установленном порядке все виды заработной платы работникам фирмы, пособия по временной нетрудоспособности, премии выплаты за сверхурочную работу, пенсии пособия на детей малообеспеченным семьям.
2.2. Выдавать в установленное время все виды выплат.
2.3. Выдавать по распоряжениям и указаниям директора и главного бухгалтера денежные средства на командировки, разъезды, представительские расходы.
2.4. Оформлять банковские документы для получения и сдачи в банк наличных денежных средств.
2.5. Вести учет резерва денежных средств на оплату предстоящих отпусков работников.
2.6. Начислять и контролировать перечисления в госбюджет государственных налогов из заработной платы работников.
2.7. Осуществлять расчеты в установленном порядке с организациями и отдельными лицами при оплате работ и услуг фирмы.
2.8. Выдавать справки работникам по вопросам начисления заработной платы и других выплат и удержаний из них.
2.9. Проводить инвентаризацию расчетов с работниками фирмы и отражать результаты на счетах бухгалтерского учета.
2.10. Контролировать соблюдение штатной дисциплины и должностных окладов, правильное расходование фондов заработной платы, начисление и выдачу всех видов премий, вознаграждений и пособий.
2.11. Вести приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.12. Выдавать по просьбе кадровой службы фирмы (секретариата) бланки трудовых книжек и вкладышей к ним.
2.13. Оприходовать наличные денежные средства, полученные при оформлении работникам трудовых книжек и вкладышей к ним.
3. Права
Кассир имеет право: 3.1. Получать наличные деньги в банке.
3.2. Не выдавать наличные деньги из кассы при отсутствии у получателя соответствующих документов или при предъявлении документов, неверно оформленных или просроченных.
3.3. Докладывать главному бухгалтеру о всех выявленных недостатках в пределах своей компетенции.
3.4. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными данной должностной инструкцией обязанностями.
4. Ответственность
Кассир несет ответственность за: 4.1. Несвоевременное и неправильное начисление всех видов выплат работникам фирмы.
4.2. Несвоевременное и неправильное перечисление налогов в госбюджет.
4.3. Ошибки в расчетах с организациями и отдельными лицами при оплате работ и услуг фирмы.
4.4. Несвоевременное и некачественное проведение инвентаризации расчетов с работниками фирмы.
4.5. Неправильное расходование фонда заработной платы.
4.6. Несоответствие записей в кассовых документах наличным денежным средствам в кассе.
4.7. Недостачи и хищения денежных средств фирмы.
4.8. Потерю чеков, платежных документов и другой документации фирмы.
4.9. Получение фальшивых денег и документов, а также документов, неверно оформленных.
4.10. Потерю денег, полученных в банке.
4.11. Невыполнение распоряжений и указаний главного бухгалтера фирмы.
Главный бухгалтер подпись М. Т. Круглова
Начальник юридического отдела подпись И. В. Чикова
25.01.2005
Г. Оформление штатного расписания
Закрытое акционерное общество УТВЕРЖДАЮ
«Клад-сервис» штатную численность в количестве 8 чел.
ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ с фондом з/п 57 400 руб. в мес.
08.12.2004 № 05-16/93 Председатель
подпись А. В. Крутой г. Киров 08.12.2004 аппарата управления на 2005 год
Код и наименование структурного подразделения Код и наименование должности Число штатных единиц Должностной оклад, руб. Надбавки, руб. Месячный фонд заработной платы, руб. Примечание
персональные прочие
1 2 3 4 5 6 7 8
01 Руководство 001 Председатель 1 10 000 10 000
002 Зам. председателя 1 8 000 8 000
02 Бухгалтерия 003 Гл. бухгалтер 1 7 000 1400 8400 20% к окладу
1 2 3 4 5 6 7 8
03 Технический отдел 004 Гл. инженер 1 7 000 7 000
04 Торглвые отделы 005 Менеджер 4 6 000 24 000
Итого 8 57 400
Начальник отдела кадров подпись С. П, Кимарина
Главный бухгалтер подпись Н. Я. Бронь
08.12.2004
Д. Памятка работнику о сохранении коммерческой тайны предприятия
ПАМЯТКА УТВЕРЖДАЮ работнику о сохранении Директор предприятия коммерческой тайны подпись предприятия И. О. Фамилия
00.00.2003 00.00.2003
В условиях сохранения рынка и конкуренции коммерческая тайна выступает как элемент предприимчивости и маркетинга, как способ увеличения прибыли предприятия или к его банкротству.
Работник обязан строго хранить в тайне сведения, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, ставшие ему известными по службе или иным путем. Разглашение коммерческой тайны предприятия, передача третьим лицам, публикация без согласия предприятия, а также использование для занятия любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию, влечет уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством. Коммерческая тайна определяется руководителем предприятия и отражается в «Перечне сведений, составляющих коммерческую тайну предприятия» (объявлен приказом по предприятию от 00.00.2003 №_______).
Коммерческая тайна других предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия, доводится до работника в части, его касающейся, руководителем структурного подразделения.
Порядок обращения со сведениями, отнесенные к коммерческой тайне предприятия, регулируется «Положением по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия» (объявлено приказом по предприятию от 00.00.2003 №_______).
Работник обязан работать только с теми сведениями и документами, содержащими коммерческую тайну предприятия, к которым он получил доступ в силу служебных обязанностей; знать, какие конкретно сведения подлежат защите, а также строго соблюдать правила пользования ими.
При участии в работе сторонних организаций работник может знакомить их представителей со сведениями, составляющими коммерческую тайну предприятия, только с письменного разрешения руководителя структурного подразделения. При этом руководитель должен определить конкретны вопросы, подлежащие рассмотрению, и указать, до кого и в каком объеме может быть доведена информация, подлежащая защите.
Запрещается помещать без необходимости сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, в документы, содержащие государственные секреты и имеющие в связи с этим соответствующий гриф секретности. Такое нарушение порядка обращения со сведениями,, составляющими коммерческую тайну предприятия, рассматривается как их разглашение и влечет ответственность в соответствии с установленным порядком.
Об утрате или недостаче документов, изделий, содержащих коммерческую тайну предприятия, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов, металлических шкафов, личных печатей, а также о причинах и условиях возможной утечки таких сведений работник обязан немедленно сообщить
Все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи, черновики, документы, чертежи, дискеты, распечатки на принтерах, кино- , фотонегативы и позитивы, модели, материалы, изделия и т. д.), которые находились в расположении работника в связи с выполнением им служебных обязанностей.
Предъявить для проверки все числящиеся за ним материалы, содержащие коммерческую тайну предприятия, представлять устные или письменные объяснения о нарушениях установленных правил выполнения закрытых работ учета и хранения документов и изделий, содержащих коммерческую тайну, а также о фактах ее разглашения, утраты документов изделий, содержащих такие сведения.
В случае попытки посторонних лиц или организаций получить информацию, составляющую коммерческую тайну предприятия, работник обязан сообщить об этом
Обязательства, связанные с защитой коммерческой тайны предприятия, не ограничивают прав работника на интеллектуальную собственность, в частности подачи заявки на изобретение, возможное патентование и т. д.
Срок действия ограничений, связанных с необходимостью защиты коммерческой тайны предприятия, определяется администрацией при заключении трудового договора с работником.
Заместитель директора подпись И. О. Фамилия
Е. Обязательство о неразглашении служебной тайны
Наименование предприятия
ОБЯЗАТЕЛЬСТВО о неразглашении коммерческой тайны
00.00.2003
Я ____________________________________________________________________
(фамилия, имя, отчество)
В качестве работника ____________________________________________________
(наименование предприятия) в период трудовых (служебных) отношений с предприятием (его правопреемником) и в течение __________________________________________________ после
(срок) их окончания обязуюсь: 1) не разглашать сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, которые мне будут доверены или станут известны по работе (службе);
2) не передавать третьим лицам и не раскрывать публично сведения, составляющие коммерческую тайну предприятия, без согласия предприятия;
3) выполнять относящиеся ко мне требования приказов, инструкций и положений по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия;
4) в случае попытки посторонних лиц получить от меня ведения о коммерческой тайне предприятия немедленно сообщить
5) сохранять коммерческую тайну тех или иных предприятий, с которыми имеются деловые отношения предприятия;
6) не использовать знание коммерческой тайны предприятия для занятий любой деятельностью, которая в качестве конкурентного действия может нанести ущерб предприятию;
7) в случае моего увольнения все носители коммерческой тайны предприятия (рукописи и черновики, чертежи, дискеты, распечатки на принтерах, кино- , фотонегативы и позитивы, одели, материалы, изделия и пр.), которые находились в моем распоряжении в связи с выполнением мною служебных обязанностей во время работы на предприятии, передать
8) об утрате или недостаче носителей коммерческой тайны, удостоверений, пропусков, ключей от режимных помещений, хранилищ, сейфов (металлический шкафов), личных печатей и о других фактах, которые могут привести к разглашению коммерческой тайны предприятия, а также о причинах и условиях возможной утечки сведений, немедленно сообщить
До моего сведения доведены с разъяснениями соответствующие положения по обеспечению сохранности коммерческой тайны предприятия.
Мне известно, что нарушение этих положений может повлечь уголовную, административную, гражданско-правовую или иную ответственность в соответствии с законодательством РФ, в виде лишения свободы, денежного штрафа, обязанности по возмещению ущерба предприятию (убытков, упущенной выгоды и морального ущерба) и других наказаний.