Назначение коммерческой переписки. Язык, стиль, основные и дополнительные части делового письма. Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами. Разновидности писем в деятельности организации, области их применения.
Аннотация к работе
Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда. Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения. Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами.Коммерческая переписка объединяет различные по наименованию документы, посредство которых осуществляется информационные взаимосвязи контрагентов на различных этапах внешнеторговой сделки. В коммерческой деятельности создаются различные комплексы документов, отражающие этапы заключения и выполнения сделки: - документы по подготовке сделки (эти документы называют также контрактными документами); документы по подготовке экспортного товара к отгрузке;Не существует единого международного стандарта коммерческого письма, однако ряд стандартов Международной организации стандартизации устанавливает порядок оформления заголовочной части письма, где располагаются сведения об организации авторе документа, адресные сведения и ссылки на индексы инициативного и ответного письма. Учитывая, что в настоящее время отсутствует международный стандарт на оформление служебных писем, каждая страна, вступая в переписку с организациями, учреждениями, предприятиями других стран, вправе придерживаться тех правил и особенностей ведения переписки, которые сложились именно в этой стране. При оформлении писем за рубежом используются следующие реквизиты: - сведения об отправителе (наименование организации-автора, ее почтовый и телеграфный адреса, телефон, телефон-факс, адрес электронной почты); Ссылки на документы отправителя и получателя, как правило, указываются следующим образом: Your reference: OR/75 Ваша ссылка: OR/75 Этот реквизит соответствует реквизитам нашего письма - «регистрационный номер документа» и «ссылка на дату и номер поступившего документа».Одной из главных особенностей делового письма являются стиль и язык их написания, которые должны подчиняться определенным ограничениям. Общие требования к стилю написания, языку и общему настрою письма состоят в том, что все письмо в идеале должно выражать с одной стороны радушие, но с другой и достоинство. Письма написанные в таком стиле вызывают у читающего чувство искренности и дружеского расположения написавшего письмо. Однако в случае злоупотребления радушием письмо может вызвать обратный эффект и читающий потеряет интерес к письму.Шапка на фирменном бланке отпечатана вверху листа письма. Она обычно содержит название фирмы и почтовый адрес. По законодательству некоторых стран на бланке требуется указать и определенную дополнительную информацию (имена директоров, адрес зарегистрированного офиса, место регистрации, ...). Многие шапки имеют специальное место оставленное для ссылок. Для ссылок можно использовать буквы и цифры, обозначающие сектор, отдел или иное структурное подразделение пишущего, номер дела и т.п.Кроме основных частей письмо может содержать и дополнительные: Вниманию конкретного лица;Маркер вниманию конкретного лица применяется когда необходимо доставить письмо, адресованное организации, конкретному лицу или отделу; печатается ниже адреса со словом “вниманию”. Обычно помещается ниже приветствия, но может ставиться и выше приветствия. Краткое содержание письма печатается заглавными буквами, подчеркивается или берется в квадратные скобки. Когда письмо отсылается с приложениями или копиями это должно быть отражено в нижнем левом углу листа. Ссылка на приложения может указываться в левом поле напротив той строки, где упоминается приложение, В нижнем левом углу бланка письма ставится слово “приложение(я)” с последующим их перечислением.Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении на стандартных листах бумаги), наименования должности и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, комплимента, то есть выражения уважения к адресату, а также указания на приложение, если оно имеется. В правом верхнем углу письма, оформляемого на стандартном листе бумаги, печатаются название города и дата отправления (например: Москва, 9 июня 2006 года). Под текстом письма следуют личная подпись лица, направляющего письмо, его должность, инициал (инициалы) имени и фамилия либо имя и фамилия полностью. Адрес состоит из инициала (инициалов) или полного имени, фамилии и полного наименования официальной
План
Содержание
Введение
1 Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера
1.1 Назначение коммерческой переписки
1.2 Оформление коммерческих писем в зарубежной практике
2 Особенности написания деловых писем
2.1 Язык и стиль делового письма
2.2 Основные части делового письма
2.3 Дополнительные части делового письма
2.4 Оформление служебных и частных писем при переписке с иностранными адресатами
3 Разновидности писем в деятельности организации
Заключение
Список использованных источников
Приложения
Приложение № А Приложение №Б
Приложение №В
Введение
Темой данной работы является: «Документирование деятельности предприятия с участием иностранного партнера.
Деятельность любой организации не обходится без документации. Составление, использование и хранение документов в соответствии с действующим законодательством обеспечит защиту интересов компании, увеличит эффективность управленческого труда.
Грамотно организованное делопроизводство начинается с классификации документов по назначению и принципам их подготовки и оформления.
Если организационно-правовая, распорядительная и информационно-справочная документация фиксирует в основном внутреннюю деятельность организации, то ее внешние контакты отражаются в деловой переписке. Задачей работы является рассмотрение видов служебной переписки с иностранными партнерами по коммерческой деятельности.
Важно не только знать, как правильно составить и оформить документ, нон уметь организовать работу с документом на всех этапах его прохождения от момента создания до исполнения.
Документирование деятельности предприятия с участием партнера в основном включает в себя коммерческая переписка, которая является одним из основных средств обмена информацией между иностранными партнерами, учреждениями, организациями, предприятиями и различными фирмами. Поэтому очень важным является умение правильно писать деловые письма в нужном стиле и тоне. В связи с этим целью данной работы принимается научиться правильному ведению коммерческой переписки в целом и написанию отдельных деловых писем в частности.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучения особенностей стиля написания коммерческих писем;
- изучения определения и области применения каждого письма;
- описания хозяйственной ситуации;
- составления схемы коммерческой переписки связанной с описанной хозяйственной ситуацией;
- написания коммерческой переписки, содержащей следующие виды писем: Письмо-просьба, Сопроводительное письмо, Письмо-подтверждение, Письмо-напоминание, Письмо-извещение, Гарантийное письмо, Письмо-запрос и ответ на него, Заказ и ответ на него, Оферта и ответ на нее.
В данной работе все поставленные задачи будут надлежащим образом выполнены. Далее приведены описания и результаты практических действий и теоретический изысканий произведенных в процессе работы.