Роль документации в технологии процесса управления, мероприятия по совершенствованию. Порядок работы с входящими, исходящими, внутренними документами на примере государственного университета. Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота.
Аннотация к работе
Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда. Документация в управлении организации - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как: - Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления; Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменен работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.Управление документацией складывается из четырех основных составляющих, которые в совокупности позволяют достигнуть эффективности "документальной" деятельности и способствовать развитию организации за счет систематического использования документированной информации. Элементы управления документацией охватывают полный жизненный цикл документов. Этот элемент понимается как установление необходимого перечня используемых документов, их названий и функционального назначения, проектирование форм документов, наблюдение за их использованием, применение современных информационных технологий для составления документов. Этот элемент понимается как формирование дел, создание файлов и систем поиска документов и информации, развитие систем передачи информации, телекоммуникаций, копирования и тиражирования документов; создание центров хранения документов или административных архивов. Этот элемент понимается как составление перечней документов со сроками хранения, оценка документов, идентификация и описание каждого документа и комплексов документов.От правильной организации обработки этих документов зависит эффективность принятия управленческих решений. Работа с входящими документами, поступающими на предприятие изза его пределов, предполагает: а) доставку и прием документов; Доставка документов на предприятие, как правило, осуществляется курьерами в почтовом отделении по месту расположения предприятия (за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим каналам связи). простановку штампов с отметкой "Входящий № __" на документах, подлежащих регистрации (учет документов); Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день, но не позднее следующего рабочего дня.Управление университетом осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации, Типовым положением об образовательном учреждении высшего профессионального образования (высшем учебном заведении) и Уставом университета. Миссия Орловского государственного университета состоит в реализации следующих ключевых компонентов: образовательный - сохранять и развивать классическое образование в регионе, осуществлять подготовку высококвалифицированных специалистов по фундаментальным и передовым направлениям, быть системообразующим центром образования в регионе; документация управление электронный документооборот культурный - быть центром культуры в регионе, содействуя изменению социальной среды, создавая определенную духовную атмосферу, обучая интеллигентному и конструктивному разрешению проблем, творческому подходу к реализации моделей жизнедеятельности, необходимости сочетания материальных и духовных компонентов на всех стадиях человеческой жизни; Ректор ставит на документах свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего эти документы разносят для исполнения. Руководители структурных подразделений обязаны рассматривать состояние исполнительской дисциплины по документам с поручениями руководства вуза, а также документы, поступившие в адрес структурного подразделения и требующие исполнения и подготовки ответа.Большинство предприятий признают достоинства электронного документооборота, который имеет следующие преимущества: - многокритериальный поиск документов; распределение находящихся на исполнении документов по "папкам" в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и другие; Введение электронного документооборота позволяет снизить количество служб, занятых работой с документами (курьеров, канцелярских работников и т.п.). На рисунке 2 показано, насколько сокращается время отдельных этапов работы с документами при замене бумажного процесса на цифровой. В настоящее время электронный документооборот способен в значительной мере заменить бумажный, и автоматизация процесса обмена документами - веление стремительного врем
План
Содержание
Введение
1. Система документооборота организации
1.1 Роль документации в технологии процесса управления
1.2 Порядок работы с входящими, исходящими и внутренними документами
2. Анализ практики документооборота в управлении организации
2.1 Анализ ведения документооборота в Орловском государственном университете
2.2 Сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота
3. Совершенствование системы управления документооборотом в Орловском государственном университете
3.1 Мероприятия по внедрению электронной подписи в работе с документами
3.2 Мероприятия по совершенствованию работы с документами
Заключение
Список использованных источников
Введение
Деятельность любой, в том числе и коммерческой организации сопровождается созданием документов. Управление документацией в соответствии с действующими правилами обеспечивает защиту интересов организации, увеличивает эффективность управленческого труда.
Документация в управлении организации - актуальная задача современного этапа адаптации хозяйствующих субъектов к рыночной экономике. В новых условиях необходимо широко использовать хранение документов и оформление дел в организации управления на основе системного подхода.
Без использования этих требований затруднено дальнейшее совершенствование управления и повышение эффективности производства, так как: - Во-первых; в новых условиях в целом ряде случаев нельзя оперировать старыми организационными формами, которые не удовлетворяют требованиям рыночных отношений, создают опасность деформации самих задач управления;
- Во-вторых, в сферу хозяйственности управления техническими системами. Комплексный подход к совершенствованию организационного механизма ранее во многом был подменен работой по внедрению и использованию автоматизированных систем управления.
- В-третьих, создание структуры должно опираться не только на опыт, аналогию, привычные схемы и интуицию, но и на научные методы оперативного хранения документов и оформления дел;
Правильная организация работы с документами предполагает прежде всего их разбиение на группы по назначению и принципам подготовки и оформления.
В данной курсовой работе рассмотрены важнейшие вопросы документационного обеспечения управления организацией.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств. Создание действенной системы управления является сегодня, вероятно, ключевой проблемой большинства отечественных организаций. Это послужило основанием для выбора темы исследования.
Целью курсовой работы является изучение роли документации в управленческой организации.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи: - изучить теоретические основы документационного обеспечения управления;
- провести анализ роли документации в управлении организацией;
- разработать мероприятия по совершенствованию системы управления документооборотом в организации.