Роль секретаря в структуре управления. Организационные, распорядительные, информационно-справочные документы. Требования к оформлению документов. Организация документооборота и доставки документов. Регистрация документов, составление номенклатур дел.
Аннотация к работе
Работники сферы управления от 30% до 65% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Этот порядок может быть закреплен в инструкции по делопроизводству или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей практических занятий и т.д. образцы оформленных по стандарту документов с указанием имен файлов при этом на компьютерах работников должны быть установлены бланки различных документов предприятия с примерами их заполнения; порядок составления документов, который предусматривал бы, что на каждом ПК для работы над текущими документами выделяется заранее определенная папка. правила работы с версиями документа, по которому бы все файлы с предыдущими версиями уничтожались бы, и оставлялся на хранение файл с последним подписанным вариантом документа; порядок временного изъятия документов из дел, когда вместо изъятого документа вставлялась бы карточка-заместитель с указанием номера документа, ФИО сотрудника, даты изъятия и срока возврата;Департамент образования Нижегородской области (далее - министерство) является правопреемником министерства образования и науки Нижегородской области; образовано в соответствии с Законом Нижегородской области от 09.04.2001 № 176-З "О Правительстве Нижегородской области", входит в систему органов исполнительной власти Нижегородской области и обеспечивает осуществление государственной политики в сфере образования, науки и молодежной политики. В своей деятельности министерство руководствуется Конституцией РФ, федеральными конституционными законами, федеральными законами, иными нормативными актами Нижегородской области, положением о министерстве образования Нижегородской области. Согласно положению о министерстве образования, основными задачами министерства являются: Осуществление государственной политики в сфере образования, науки и молодежных проблем, обеспечивающей сохранение единого образовательного пространства Нижегородской области, как части образовательного пространства Российской Федерации, и необходимые условия для реализации конституционных прав граждан России на получение образования и для удовлетворения потребностей области и общества в работниках квалифицированного труда. В соответствии с основными задачами министерство осуществляет следующие функции: Разрабатывает и реализует концепцию развития системы образования области, а также региональную программу развития образования, координирует и контролирует в пределах своей компетенции ее выполнение. Разрабатывает с участием органов исполнительной власти области, учреждений и организаций сферы образования, общественных объединений целевые, комплексные и межведомственные программы и проекты в сфере образования, науки и молодежной политики.Служебные документы (письма, докладные записки, служебные записки, пояснительные записки, справки, заявки, заявления и т.д.) составляются и оформляются структурными подразделениями департамента в соответствии с требованиями, изложенными в данном разделе и в IV разделе Инструкции. Порядок подготовки проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства изложен в Регламенте Правительства Нижегородской области; правила оформления проектов распорядительных документов Губернатора, Правительства, членов Правительства, приказов министерства изложены в IV разделе Инструкции. Служебные документы, как правило, оформляются на бланках утвержденного образца (кроме "внутренней" переписки) и должны иметь определенный состав реквизитов и установленный порядок их расположения. Бланки допускается изготавливать типографским способом, с помощью средств оперативной полиграфии или воспроизводить с помощью средств вычислительной техники непосредственно при изготовлении конкретного документа. Реквизиты 06, 07, 08, 12, ограничительные отметки для реквизитов 09, 10, 11 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов: центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот министерства.Доставка документов в министерство осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи, а также в соответствии с графиком курьерских маршрутов.Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п. Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается м
4.4 Прием, обработка и распределение поступающих документов
4.5 Организация обработки и передачи отправляемых документов
4.6 Организация документов в делопроизводстве
4.7 Составление номенклатур дел
4.8 Формирование и оформление дел
5. Современные информационные технологии в организации доу
5.1 Техническое обеспечение
5.2 Программное обеспечение
Используемая литература
1. Роль секретаря в структуре управления
Список литературы
Для успешного функционирования службы документационного обеспечения управления необходимо, прежде всего, его организационное оформление. Если эта служба представляет собой самостоятельное структурное подразделение с несколькими работниками, то вполне обоснованной потребностью является разработка комплекса взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделения, организацию его работы, права, обязанности и ответственность руководителя и специалистов подразделения, т.е. создание комплекса организационных документов, включающего положение о структурном подразделении и должностные инструкции работников подразделения. Если служба документационного обеспечения управления представлена одним сотрудником, разрабатывается должностная инструкция на этого сотрудника. Должностные инструкции разрабатываются руководителями структурных подразделений и ими подписываются. Должностные инструкции доводятся до работников под расписку.
3.2 Распорядительные документы
Распорядительная деятельность организации документируется в основном посредством издания приказов руководителем организации. По содержанию приказы делятся на два вида: по основной деятельности и по личному составу.
Приказ по основной деятельности является нормативным документом, отражающим управленческие решения по вопросам производственно-хозяйственной деятельности. Приказы по основной деятельности оформляются на бланке организации и содержат следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа. Дата, регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования и ознакомления, отметка об исполнителе. Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.
В констатирующей части отражаются цели и задачи предписываемых распорядительных действий, указываются причины издания приказа.
Распорядительная часть содержит: предписываемые распорядительные действия;
наименование должностей, фамилии и инициалы лиц, которым поручено выполнение заданий;
срок исполнения приказа.
3.3 Информационно-справочные документы
Процессы коллегиального принятия управленческих решений и сами решения документируются с помощью протоколов производственных совещаний у руководства организации.
Служебные письма оформляются на бланках писем.
Телеграммы оформляются на специальных типографических бланках.
Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), - постановление, распоряжение, приказы, решение, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), включенные в ОК 011-93 "Общероссийский классификатор управленческой документации" (ОКУД) (0200000).
Настоящий стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
Требования настоящего стандарта являются рекомендуемыми.
2. Состав реквизитов документов
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01 - Государственный герб Российской Федерации;
02 - герб субъекта Российской Федерации;
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 - код организации;
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07 - код формы документа;
08 - наименование организации;
09 - справочные данные об организации;
10 - наименование вида документа;
11 - дата документа;
12 - регистрационный номер документа;
13 - ссылка на регистрационный номер и дата документа;
14 - место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - виза согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.1. Т.А. Быкова - Делопроизводство: Учебник для начального профессионального образования; М.: - Учебное издание, 2001.
2. Л.М. Вялова - Основы делопроизводства: М.: - 2002.
3. А.Ш. Левин - Работы на компьютере: М.: 7-е издание, 2003.
4. А.В. Пшенко - Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса; М.: - 2-издание, стереотипное, 2003.
5. В.В. Салков - Информационные технологии и компьютеризации делопроизводства; М.: - Учебное издание, 2006.