Характеристика главных правил оформления документов. Состав реквизитов, которые используются при подготовке организационно-распорядительных уставов. Система информационно-справочной документации. Исследование организации документооборота в учреждении.
Аннотация к работе
Делопроизводство (документационное обеспечение управления)-отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (создание документов) и организацию работы с документами. Является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В соответствии с ГОСТОМ Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.В связи с проведением 29 октября 2003г. семинара «Актуальные вопросы управления архивным делом»: ОБЯЗЫВАЮ: 1. Ведущему специалисту Управления сбыта информационных систем Макаровой А.В. составить письмо-приглашение на семинар и организовать его рассылку архивным органам и учреждениям, а также пользователям и потенциальным пользователям тематического комплекта «Информационно-справочная система архивной отрасли» (ИССАО). Гришко И.Н. подготовить текст доклада «Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) - официальная система Росархива (новый этап развития)».Об утверждении регламента подготовки к информационному обслуживанию пользователя В целях совершенствования организации работы по информационному обслуживанию пользователей и во изменение порядка, установленного приказом генерального директора от 15 марта 2003г. № 11 «Об утверждении регламента работы группы обслуживания клиентов» Утвердить и ввести в действие регламент подготовки к информационному обслуживанию пользователей (прилагается).Присутствовали: Папанова.Е.Е., Голубь Е.А., Смирнова О.И., Ленина П.О. Выступление заместителя директора ООО «Медик» Шарманка Ш.Ш. предложил, в связи с выходом из рабочего состава Голубь Е.А., внести в штатное расписание следующие изменения: 1. Убрать из штатного расписания рабочую единицу ПОСТАНОВИЛИ: 1.1 Принять и утвердить изменения и дополнения в штатном расписании.Общество с ограниченной ответственностью «Медик» СПРАВКА 30.08.2004 № 26 Москва Московский государственный технический университет им.Прошу Вас командировать специалиста Макарову Марину Михайловку в компанию «электронные офисные системы» для ознакомления с новыми программными продуктами делопроизводства.
Введение
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) -отрасль деятельности, обеспечивающая документирование (создание документов) и организацию работы с документами. Является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.
В соответствии с ГОСТОМ Р 51141-98 делопроизводство (или ДОУ) предполагает, прежде всего, создание документов или документирование, т.е. запись информации на различных носителях по установленным правилам, которые закрепляются в правовых актах и нормативно-методических документах. Результатом документирования является документ - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Носителем при этом может выступать любой материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. При документировании необходимо помнить, что данный процесс записи информации на бумаге или ином носителе является строго регламентированным, что, в свою очередь, обеспечивает юридическую силу документа.
Делопроизводство однако предполагает не только создание документов, но также и организацию работы с ними, которая включает в себя организацию документооборота, хранение и использование документов в текущей деятельности учреждения.
Выделяются три основные задачи, решаемые в делопроизводстве (ДОУ).
1. Документирование (составление, оформление, согласование и изготовление документов).
2. Организация работы с документами в процессе осуществления управления (обеспечение движения, контроля исполнения, хранения и использования документов).
3. Систематизация архива документов.
СПРАВОЧНЫЙ ЛИСТ ООО «Медик»
Наименование организации ООО «Медик»
ФИО генерального директора А.В.Родников
СПРАВОЧНЫЕ ДАННЫЕ ОБ ОРГАНИЗАЦИИ
Фактический адрес Университетский пр-кт., д.23, к.1 г. Москва
Адрес регистрации Университетский пр-кт., д.23, к.1 г. Москва
ИНН 7039444123
КПП 704004446
ОКПО 03854792
ОГРН 125874599685
P/C 40802810100060001379
K/C 30101810700000000743
Телефон: (495) 147-50-42
Факс: (495) 147-50-42
E-mail anna.murzaeva.97@mail.ru
1. Правило оформления документов
Реквизит документа - элемент оформления документа.
Состав реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов, определяется ГОСТОМ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Кроме этого данный ГОСТ устанавливает требования к оформлению реквизитов, закрепляет схемы их расположения и выделяет реквизиты, которые должны использоваться при изготовлении бланков документов.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов: Государственный герб Российской Федерации;
02- герб субъекта Российской Федерации;
03- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04- код организации;
05- основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
07- код формы документа;
08- наименование организации;
09- справочные данные об организации;
10- наименование вида документа;
11- дата документа;
12- регистрационный номер документа;
13- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
14- место составления или издания документа;
15 - адресат;
16 - гриф утверждения документа;
17 - резолюция;
18 - заголовок к тексту;
19 - отметка о контроле;
20 - текст документа;
21 - отметка о наличии приложения;
22 - подпись;
23 - гриф согласования документа;
24 - визы согласования документа;
25 - оттиск печати;
26 - отметка о заверении копии;
27 - отметка об исполнителе;
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 - отметка о поступлении документа в организацию;
30 - идентификатор электронной копии документа.
Для документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти, Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. № 477, установлен следующий состав реквизитов: Государственный герб Российской Федерации;
наименование федерального органа исполнительной власти;
должность лица - автора документа;
подпись должностного лица;
вид документа;
место составления (издания) документа;
справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
адресат;
дата документа;
регистрационный номер документа;
наименование либо аннотация документа;
текст документа;
ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
отметка о наличии приложений;
гриф согласования;
гриф утверждения;
виза;
оттиск печати;
отметка о заверении копии;
отметка об исполнителе;
указания по исполнению документа;
отметка о контроле документа;
отметка об исполнении документа;
отметка о конфиденциальности;
отметка о поступлении документа.
При подготовке и оформлении документов необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и что при составлении одного вида документа не нужно использовать их все. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими, например, "Название вида документа" и "Справочные данные об организации". Реквизит "Справочные данные об организации" указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут наименование вида документа.
Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования. Для каждого вида документа может быть выделен состав обязательных реквизитов, которые должны использоваться при его создании.
Правило оформления титульного листа: Для оформления ТЛ следует применять формы 1-4: · форму 1 применяют для комплекта документов (документации), выполненных на формате А4 с вертикальным расположением поля подшивки (или с преобладанием документов, выполненных на таком формате);
· форму 2 применяют для комплекта документов (документации), выполненных на формате А4 с горизонтальным расположением поля подшивки (или с преобладанием документов, выполненных на таком формате);
· - форму 3 применяют для комплекта документов (документации), выполненных на формате А3 (или с преобладанием документов, выполненных на таком формате)
· форму 4 применяют для комплекта документов (документации), выполненных методом автоматизированного проектирования (или с преобладанием таких документов в комплекте) на алфавитно-цифровых печатающих устройствах, имеющих максимальное количество шагов печати в строке tmax, равное 128.
Форма 1
Форма 2
Форма 3
Форма 4
Список литературы
Информационно-справочные документы сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Они не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения.
Система информационно-справочной документации.
Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.
Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.
Виды информационно-справочных документов: Акт - информационно-справочный документ, составляющийся группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей.
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ.
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей.
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом.
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.
Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях.
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию.
Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля).
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора. схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно от левого поля без знаков препинания.
Перед словом СЛУШАЛИ ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения.
Завершающая часть текста протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.
Докладная записка (приложение 5) - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.
По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные.
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.
Внутренние докладные записки оформляются на бланке формата А4, подписывает их автор-составитель.
Внешние докладные записки оформляются на общем бланке формата А4, подписываются руководителем организации.
Текст докладной записки делится на две части: · изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
· Выводы, предложения организации или должностного лица.
Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.
Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает их руководитель.
Справка (приложение 4) - документ, подтверждающий какие-либо факты или события.
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.
Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности.
Если необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы. Разделы должны иметь заголовок и нумерацию арабскими цифрами. Текст справки, имеющий цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.
Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых направляется адресату, а второй подшивается в дело.
Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника или иного лица о котором сообщают сведения.
Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу.
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.
В первой части телеграммы указываются: Отметка о категории телеграммы;
Адресат;
Текст;
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;
Во второй части телеграммы - под чертой - указываются: Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы;
Наименование должности;
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит;
Печать;
Дата
Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок: · передавать только краткую, срочную информацию;
· проверять правильность записи обратной связью;
· текст - не более 50 слов;
· не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.
3. Организационно-распорядительная документация
Организационно-распорядительная документация (ОРД) - комплекс документов, закрепляющих функции, задачи, цели, а также права и обязанности работников и руководителей по выполнению конкретных действий, необходимость которых возникает в операционной деятельности организации.
Виды организационно-распорядительной документации: · Постановление
· Распоряжение
· Приказ
· Протокол
· Инструкция
· Поручения
· Указания
· Решения
Постановление - один из видов подзаконных нормативно-правовых актов, принимаемых органом исполнительной власти (например, Постановления Правительства Российской Федерации).
Распоряжение (приложение 1) - правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан.
Обязательными реквизитами распоряжения являются: · Наименование организации;
· Название вида документа (РАСПОРЯЖЕНИЕ);
· Дата и регистрационный номер документа;
· Место составления или издания;
· Заголовок к тексту;
· Подпись;
· Визы согласования документов
Приказ (приложение 2) - правовой акт, издаваемый руководителем организации , действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности.
Протокол (приложение 3)- запись в определенном формате, фиксирующая некие произошедшие (или происходящие) события, например.
Инструкция - документ, содержащий правила, указания или руководства, устанавливающие порядок и способ выполнения или осуществления чего-либо.
Поручения - гражданско-правовой договор, по которому одна страна обязуется совершить от имени и за счет другой стороны (доверителя) определенные юридические действия (приобрести имущество, приобрести платежи) оформление документ реквизит справочный
Указание - это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы).
Решение - это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Стилю служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость, нейтральность изложения. Управленческие документы организации связаны с правовыми нормами, поэтому объективность в стиле изложения характеризуется эмпирическим и предписывающим характером документа. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально-деловой стиль документов должен отвечать требованиям: · Краткость и компактность изложения официального документа;
· Точность и определенность формулировок;
· Однозначность и единообразие терминов;
· Последовательность.
Обязательно в распорядительных документах указание конкретных лиц ответственных за исполнение, а также лица контролирующего ход исполнения. Наличие даты, к которой распоряжение должно быть исполнено.
Основные реквизиты
Согласно ГОСТ Р 6.30-2003: 1. Наименование организации;
2. Дата;
3. Место;
4. Гриф утверждения;
5. Заголовок;
6. Текст;
7. Подпись;
8. Отметка о наличии приложения (если требуется);
9. Гриф/виза согласования;
Порядок составления распорядительного документа во многом зависит от того как он прописан в инструкции по делопроизводству организации, так как все ГОСТЫ существующие на данный момент носят рекомендательный характер.
4. Организационно - правовые документы
Организационно-правовые документы - являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения.
К организационно - правовым документам относятся: · Устав организации
· Положение об организации
· Учредительный договор
· Штатное расписание
· Структура и штатная численность
· Регламент
· Должностные инструкции
Устав организации - правовой акт. Устав регулирует деятельность организаций, предприятий, учреждений независимо от формы собственности и сферы их деятельности.
Положение об организации - правовой акт, определяющий статус организации, ее задачи и функции, права, ответственность, порядок деятельности.
Обязательными реквизитами положения об организации являются: · Наименование вышестоящего органа;
· Наименование организации;
· Наименование вида документа;
· Дата;
· Номер документа;
· Место составления;
· Заголовок к тексту;
· Подпись;
· Гриф утверждения;
· Оттиск печати
Учредительный договор - это договор, в котором стороны (учредители) обязуются создать юридическое лицо и определяют порядок совместной деятельности по его созданию, условия передачи ему своего имущества и участия в его деятельности. В договоре определены также условия и порядок распределения между участниками прибыли и убытков, управления деятельностью юридического лица, выхода учредителей (участников) из его состава.
Штатное расписание - перечень должностей в учреждении (организации) с указанием их количества и размеров должностных окладов.
Структура и штатная численность - правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности в соответствии с группой по оплате труда.
Регламент - правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального или совещательного органа.
Должностная инструкция - правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы.
Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.
Должностную инструкцию подписывает и утверждает руководитель структурного подразделения. После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись.
Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: · Наименование организации;
· Дата
· Номер документа;
· Место составления;
· Заголовок к тексту;
· Визы согласования;
· Подпись;
· Гриф утверждения
5. Организация документооборота в учреждении
Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Объем документооборота - это количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период, обычно за год.
Учет объема документооборота осуществляется в целях получения данных для расчета штата персонала делопроизводства, выбора технических средств и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей при работе с документами.
В каждой организации можно выделить следующие потоки документов: · Поток входящей документации, состоящий из поступающих в организацию документов;
· Потоки внутренней документации, состоящие из документов, созданных в организации и не предназначенных к выходу за ее пределы;
· Поток исходящей документации, состоящий из документов, предназначенных для отправки в другие организации.
Прием и обработка поступающих документов.
При обработке поступающих документов происходит следующий документооборот: · Прием поступающих документов
· Первоначальная (экспедиционная) обработка документов
· Регистрация документов
· Рассмотрение документов руководителем (проставление резолюции)
· Исполнение документов
Заключение
Организация работы с документами влияет на качество работы управления, от того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Все этапы организационной работы обычно документируются. Работа с документами требует специальных знаний и навыков. Документы многообразны и каждый документ - устав, протокол, приказ, справка и др., - имеет свои особенности и правила работы с ними.
Документы надо не только правильно составить и оформить, но и передать, сохранить, быстро найти в случае необходимости. Поэтому на предприятиях большое внимание должно уделяться информационно-документационному обеспечению управленческой деятельности.
Документ, как носитель информации, выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.
Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.
От четкости и оперативности обработки и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.
Список используемой литературы
1. Л.А. Румынина, «Документационное обеспечение управления»
2. Бахтеев Ю.Д., Захаров В.Ф., Наумов И.Н. «Документационное обеспечение управления предприятий и организаций и архивное хранение документов»