Особенности делопроизводства в войсковой части. Порядок приема, регистрации и учета служебных документов. Хранение, формирование и оформление дел, книг, журналов. Введение нормативных документов предприятия. Организация несекретного делопроизводства.
Аннотация к работе
От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения, что особенно актуально в условиях военной организации. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована, все вышеперечисленные требования имеют также отношения к делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации. Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в большой организации ведут специальные подразделения, а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари). В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко-и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино-и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.). Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.Документ - это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Информация, которую несет документ, складывается из информационных элементов-реквизитов документа (адрес, текст, подпись и др.). Документ несет юридическую функцию (обладает юридической силой), поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами отношений, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом.Служебные документы, разрабатываемые на основании указов, постановлений, распоряжений, приказов, директив, приказаний и указаний, должны содержать в тексте документа ссылку на них или иметь в конце приписку: «Основание: наименование, дата и номер документа». В Вооруженных Силах составляются (издаются) и применяются следующие виды служебных документов: · распорядительные служебные документы (приказы, директивы, приказания, указания, распоряжения); · другие служебные документы (регламенты, рапорты, доклады, донесения, договоры (контракты), планы, представления, расписания занятий, отчеты, перечни, протоколы, акты, справки, служебные письма, заявки, телеграммы, командировочные удостоверения, отпускные билеты и другие, разработанные в установленном порядке, текстовые и графические документы). Командир (начальник) воинской части в соответствии со статьей 95 Устава внутренней службы Вооруженных Сил Российской Федерации отдает письменные приказы по строевой части, по боевой подготовке и другим вопросам, право, регламентировать которые, ему предоставлено. В воинской части, где воинская должность начальника штаба воинской части не предусмотрена штатом, приказы подписываются командиром (начальником) воинской части единолично.В зависимости от объема служебных документов ведение делопроизводства возлагается на отдельное структурное подразделение, предназначенное только для этих целей, или на строевой, общий, административно-хозяйственный отдел, отделение (часть), а там, где штатами они не предусмотрены, приказом командира (начальника) воинской части назначаются лица, ответственные за ведение делопроизводства. Ведение делопроизводства в отделах (службах) разрешается в общих рабочих комнатах этих отделов (служб). По окончании рабочего дня помещения делопроизводства закрываются, опечатываются и сдаются под охрану дежурному по воинской части (оперативному дежурному, начальнику караула) под расписку в книге приема и сдачи служебных помещений и находящихся в них сейфов и ключей от них, предусмотренной Инструкцией по режиму секретности в Вооруженных Силах Российской Федерации. · давать справки по служебным документам и сообщать сведения, содержащиеся в них, лицам, не имеющим отношения к этим документам, только с разрешения командира (начальника) воинской части или начальника штаба воинской части; · при убытии из воинской части в связи с освобождением от занимаемой должности (увольнением с военной службы или работы (службы), переводом к новому месту военной службы), при убытии в отпуск, служебную командировку, на лечение, учебу своевременно передать все числящиеся за ними служебные документы (издания) другим лицам или сдать в делопроизводство;Прием поступающей корреспонденции производится службой делопроизводства воинской части. В нерабочее время поступающая корреспонденция принимается дежурным по штабу воинской части (дежурным по воинской части), а с прибытием представителя службы делопроизводства передается в службу делопроизводства под расписку, не вскрывая пакеты, бандероли,
План
Оглавление
Введение
Глава 1. Документационное обеспечение управление и его правовые средства
1.1 Понятие документационного обеспечения управления
1.2 Служебные документы как основное правовое средство документационного обеспечения управления
Глава 2. Особенности делопроизводства в войсковой части
2.1 Организация несекретного делопроизводства
2.2 Порядок приема, регистрации и учета служебных документов
2.3 Рассмотрение и организация исполнения служебных документов
2.4 Хранение служебных документов, формирование и оформление дел, книг, журналов
2.5 Уничтожение служебных документов, изданий, дел, книг и журналов
2.6 Организация службы ДОУ в войсковой части
Заключение
Список использованной литературы
Введение
Документационное обеспечение управления (делопроизводство) - это специфическое направление деятельности, которое заключается в составлении, оформлении документов, их обработке и хранении. От того, насколько правильно составлен и оформлен документ, организована работа с ним, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческого решения, что особенно актуально в условиях военной организации. В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия.
Поэтому ведение многих документов предписано законами. При проверке работы организации, проведении ревизии проверяют прежде всего документы, в которых деятельность организации или фирмы зафиксирована, все вышеперечисленные требования имеют также отношения к делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации.
Организация и ведение делопроизводства требуют профессиональных знаний и навыков, поэтому эту работу в большой организации ведут специальные подразделения, а в небольших организациях и фирмах - секретари-референты (секретари).
Необходимость фиксировать информацию появилась у людей в глубокой древности. До нашего времени дошли «документы» различных эпох, созданные на глиняных табличках, бересте, каменных стенах и т.д. Способы нанесения информации также были разными: рисунок, графика, письмо.
В настоящее время в управленческой практике используют главным образом документы, созданные каким-либо способом письма - рукописным, машинописным, типографским, компьютерным, а также с использованием графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи и на специальном материале (бумаге, кино- и фотопленке, магнитной ленте, диске и др.).
В каждой области человеческой деятельности информация имеет свою специфику и поэтому она соответственно подразделяется на медицинскую, научную, техническую, технологическую и др. В Вооруженных Силах обязательно возникает управленческая информация, которая используется для целей управления какими-либо объектами, структурами, подразделениями. К управленческой информации предъявляется ряд требований: полнота, оперативность, достоверность, точность, адресность, доступность для восприятия человеком.
Наиболее существенны два требования к управленческой информации: во-первых, она должна быть своевременной и, во-вторых, достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация приходит с опозданием, она может дать неверные сведения о проблеме, так как за время, ушедшее на передачу и обработку информации, состояние проблемы может измениться, и управленцы уже не смогут принять участие в ее решении.
Полнота информации выражается ее объемом, который должен быть достаточным для управления и отражать все стороны вопроса. Недостаточная информация, в которой отсутствует ряд фактов, приводит к малообоснованным, неверным или ошибочным управленческим решениям.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же, как и каждый человек в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В нынешних экономических условиях, когда очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, Вооруженным Силам жизненно необходимо обладать всей полнотой информации. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Документы фиксируют каждый шаг нашей жизни, начиная с момента рождения, поступления в школу, затем в специальное среднее или высшее учебное заведение, на работу. В них зафиксирован брак и развод, уход человека из жизни. Составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.
Целью научной работы является всесторонние изучение понятия и содержания документационного обеспечения управления, а также изучение особенностей документационного обеспечения управления военной организацией
Для решения поставленной цели ставятся следующие задачи: · Изучить понятие документационного обеспечения управления
· Рассмотреть различные служебные документы и дать их краткую характеристику
· Рассмотреть общие принципы документационного обеспечения управления в войсковой части
· Изучить общие правила ведения несекретного делопроизводства в войсковой части
Объектом научной работы являются документационное обеспечение управления в целом и его общие особенности в войсковой части.
Предмет научной работы образуют сущностные, содержательные, юридические особенности документационного обеспечения управления как основного правового средства обеспечения военного управления.
Методологической основой исследования являются диалектика как общенаучный метод познания, а также логический, системный, исторический и сравнительно-правовой методы научного познания.
Научная новизна исследования определяется тем, что оно является комплексным монографическим исследованием документационного обеспечения управления. В рамках данной работы предпринята попытка углубленного анализа проблемы организации службы документационного обеспечения управления (делопроизводства) в «военном» праве.
Научно-практическая значимость состоит в том, что понятие и система организации службы документационного обеспечения управления является одной из основ успешного функционирования как отдельной воинской части, так и всей военной организации общества в целом. Сформулированные в работе выводы могут быть использованы в ходе дальнейших разработок отдельных проблем, связанных с предметом исследования.
Структура научной работы определяется целью и задачами исследования. Работа состоит из введения, трех глав, объединяющих шестнадцать параграфов, заключения и списка использованной литературы