Изучение условий повышения эффективности менеджмента. Роль документа в управленческой деятельности. Значение, составление и оформление резолюции в процессе деловодства. Информационные связи документов фирмы. Культура труда управленческих работников.
Аннотация к работе
Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д. Значение, составление и оформление резолюции на документе» актуальна, так как рассматривает основы и современные методы эффективного управления в организации через документ, имеет большую практическую значимость, которая заключается в возможности улучшения управленческого процесса. Таким образом, целью курсовой работы является изучение современных условий, для повышения эффективности управления, совершенствованию работы с документами, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. В первой части работы «Документ в управленческой деятельности» были изучены понятия «документ», «управленческий документ», проанализированы требования к документированной информации, которая составляют основу управления и в значительной степени эффективность его на производстве, а также потреблении информации.Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация - это управленческий инструмент, она нужна руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными. Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на: разделы, страницы, абзацы. Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом и обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.
Введение
Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определенное влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Считаем, что изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует.
Возникновение документа, было обусловлено вполне конкретными общественными потребностями, а именно - необходимостью закрепления, сохранения и передачи (трансляции) информации. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. Названные функции, в свою очередь, тесно связаны с особенностями и способами документирования, хранения, передачи, использования информации, с ее доступностью, с характером материального носителя информации и т.д. Нередко документоведы объединяют их в некую единую информационную функцию, что вряд ли оправдано, поскольку информация является глубинной, сущностной характеристикой документа, наряду с его социальной природой.
Каждому человеку хотя бы несколько раз в течение его жизни приходится составлять документы, а работающие в управленческом аппарате постоянно имеют дело с документами: составляют и оформляют их, обрабатывают, хранят, находят по запросу и т.д.
Так, выбранная тема "Документ как средство реализации функций управления. Значение, составление и оформление резолюции на документе» актуальна, так как рассматривает основы и современные методы эффективного управления в организации через документ, имеет большую практическую значимость, которая заключается в возможности улучшения управленческого процесса.
Таким образом, целью курсовой работы является изучение современных условий, для повышения эффективности управления, совершенствованию работы с документами, так как организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников.
В первой части работы «Документ в управленческой деятельности» были изучены понятия «документ», «управленческий документ», проанализированы требования к документированной информации, которая составляют основу управления и в значительной степени эффективность его на производстве, а также потреблении информации.
Во второй части работы «Значение, составление и оформление резолюции на документе» были исследованы основные требования к оформлению резолюции на документе.
К курсовой работе прилагаются схемы: информационные связи учреждения документов, примерное разделение дел на группы; образец оформления резолюции на документе
1. Понятие "документ" документ управленческий резолюция деловодство
Понятие "документ" является центральным, фундаментальным в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.
Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.
На международном уровне наиболее общим признано определение документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.
В документоведении применяется следующее определение документа: "Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве".
Согласно Федеральному закону "Об информации, информатизации и защите информации" документ - это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Названные в определениях признаки документа предполагают: - наличие информации, смыслового содержания;
- стабильную вещественную (материальную) форму, обеспечивающую долговременное использование и хранение документа;
- функциональную предназначенность для передачи информации в пространстве и времени, т.е. для использования в социальных коммуникационных каналах.
ВЫВОД: История возникновения и эволюция толкования термина "документ" изучена недостаточно. За длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются определения, то придающие ему самый широкий смысл, то сужающие его понимание до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием «документ», необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается.
2. Документ в управленческой деятельности
Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.
Чтобы документ имел юридическую силу, процесс его создания регламентируется и осуществляется по установленным правилам. Это отражено в Законе "Об информации, информатизации и защите информации".
Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.
Как носитель информации, документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе.
Но один документ - это единичный акт документирования. Деятельность учреждения оформляется совокупностью определенным образом взаимодействующих документов, обычно соответствующих функциям управления.
Ряд функций управления является типовым, присущим любому управленческому аппарату. Отметим, что к таким функциям относятся, прогнозирование и планирование, организационно-распорядительная деятельность, учет и отчетность, финансирование, материально-техническое обеспечение и др. Эти функции отражаются в документах общих для всех учреждений, фирм. Совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности, составляет систему документации.
Можно выделить функциональные системы документации, имеющие межотраслевое значение, но можно рассматривать и отраслевую систему документации в целом. В ней найдет отражение специфика той или иной сферы деятельности.
В управленческой деятельности используются самые разнообразные документы: рукописные, машинописные, составленные на ПЭВМ, полученные по телефаксу и т. д. Создать документ можно посредством: письма, графики, рисунка, фотографии, звуко- и видеозаписи.
Но, создав документ, с ним надо еще много работать: учесть, зарегистрировать с тем, чтобы о нем можно было навести справку, передать исполнителю, проконтролировать его исполнение, сохранить и т. д.
Организация делопроизводства условно делится на две части: · организация и обеспечение своевременного и грамотного создания и оформления документов (документирование);
· организация работы с документами: получение - передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, подготовка в архив, уничтожение.
Документ является средством укрепления законности и контроля.
Одни документы, к примеру, правовые акты представительных и распорядительных органов, судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действие. Другие документы наделяются юридической функцией в случае использования их как доказательства в суде, органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже и др.
Таким образом, можно смело сказать, что документ является одним из средств укрепления законности и контроля.
В условиях научно-технической революции произошло резкое увеличение объемов информации, вызванное активизацией общественной жизни, ростом числа контор, фирм, организаций, увеличением номенклатуры промышленных изделий и усложнением процесса их изготовления, расширением экономических и культурных связей. В связи с этим возникла необходимость упорядочения потоков информации, установления необходимого и достаточного количества видов документов, выполняющих роль информационного обеспечения функций управления. Ручная обработка не позволяла вовремя и качественно переработать растущие потоки информации. Появилась потребность в механизации, а затем и в автоматизации обработки документной информации. Однако практическое внедрение и применение средств автоматизации и механизации, эффективность их использования находятся в прямой зависимости от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены. Основным направлением совершенствования документации является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается "приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию. Стандарт определяет унификацию как "выбор оптимального числа разновидностей продукции, процессов и услуг, значений их параметров и размеров".
Стандартизация - это процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается "образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов. Стандарт как нормативно-технический документ устанавливает комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации и утверждается компетентным органом". Применение стандартов способствует улучшению качества создаваемого изделия (в данном случае документа).
Любую организацию, предприятие, акционерное общество, фирму можно рассматривать как коллектив, организацию людей, объединенных коммерческими целями, зарегистрированную в установленном порядке.
Каждое предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями или сотрудниками, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти (приложение 1).
Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители, менеджеры, специалисты) до 75% своего рабочего времени тратят на работу с документами. Поэтому необходимо с самого начала деятельности предприятия организовать делопроизводство, придерживаясь следующих принципов: · оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
· современное техническое оснащение (персональные компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры и всевозможные средства малой оргтехники, облегчающие работу с документами: нумераторы, степлеры и т. п.);
· целесообразность всех делопроизводственных операций (каждая работа с документами должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
· умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокументным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).
Внешние и внутренние связи предприятия можно рассматривать как информационные.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведение его до исполнителя. Наиболее важной частью управления является принятие решения. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточным для принятия верного решения.
Информация должна быть оперативной, то есть такой, чтобы за время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось.
Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
На рабочее место руководителя предприятия или исполнителя информация должна поступать в форме, облегчающей ее восприятие и обработку. В ряде крупных фирм информация, поступающая руководителю, представлена в сжатом виде, как правило, наиболее важная и срочная.
На предприятии необходимо установить единый порядок (единые требования) по составлению документов и работе с ними. Этот порядок может быть закреплен инструкцией по делопроизводству (документационному обеспечению управления предприятием) или доведен до сотрудников в виде специальных инструктажей, практических занятий и т.д.
С учетом рекомендаций ГОСТ Р 6.30-2003 г., можно составить альбом (дело, файл) образцов документов, наиболее часто используемых в практической деятельности предприятия (писем, факсов, приказов, контрактов), по которому бы работали все сотрудники организации.
Работу организации с документами можно представить в виде следующих этапов: · прием входящих документов;
· доклад руководителю и рассмотрение документов руководством;
· принятие решения руководителем и направление документов на исполнение;
· контроль исполнения документов;
· формирование документов в дела;
· использование документов в справочно-информационной работе;
· определение сроков хранения документов - а) передача в архив, б) дальнейшее использование, в) уничтожение документов.
Степень совершенства технологической схемы работы с документами определяется оперативностью перемещения и исполнения документов и эффективностью обеспечения руководства предприятия документационной информацией.
Деятельность любого предприятия сопровождается составлением различных видов документов. Однако при всем многообразии документов можно выделить следующие 5 групп документов.
1. группа - ОРГАНИЗАЦИОННЫЕ документы - это устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка.
2. группа - РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ документы - это приказы по основной деятельности, распоряжения, решения.
3. группа - ДОКУМЕНТЫ ПО ЛИЧНОМУ СОСТАВУ - приказы по личному составу, трудовые контракты (договоры), личные дела, личные карточки форма Т-2, лицевые счета по заработной плате, трудовые книжки.
4. группа - ФИНАНСОВО-БУХГАЛТЕРСКИЕ документы - главная книга, годовые отчеты, бухгалтерские балансы, счета прибылей и убытков, акты ревизий, инвентаризаций, планы, отчеты, сметы, счета, кассовые книги и др.
5. группа - ИНФОРМАЦИОННО-СПРАВОЧНЫЕ документы - письма, факсы, справки, телеграммы, докладные и объяснительные записки, протоколы и др.
В отдельную группу документов необходимо выделять - НОРМАТИВНЫЕ документы вышестоящих органов. Это документы, которые поступают от государственных и муниципальных организаций и регламентируют различные вопросы деятельности предприятия - это налоги, охрана окружающей среды и т. д. Примерное разделение дел на группы приведены в приложении 2.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования: · в дело помещаются документы, работа по которым проведена;
· документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;
· документы разных сроков хранения формируются в разные дела;
· документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;
· в дело включается один экземпляр документа;
· каждый документ, помещенный в дело, должен быть правильно оформлен (иметь дату, подпись, отметку об полнении и т. д.);
· в дело формируются, как правило, документы одного года;
· в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату, а также черновики документов;
· документы внутри дела располагаются в хронологической последовательности (01.01.2003, 02.01.2003 и т.д.) или по нумерационной (№1, №2, №3 и т.д.).
Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.
Протоколы общих собраний акционеров формируются отдельно от протоколов заседания совета директоров. Приложения и другие дополнительные документы подшиваются к тем протоколам, к которым они относятся.
Контракты предприятия делятся на две группы, хранящиеся в разных делах. Первую группу составляют коммерческие контракты между предприятиями, вторую - трудовые контракты (договоры) с работниками.
Приказы по основной (производственной) деятельности формируются отдельно от приказов по личному составу.
Документы по личному составу предприятия (личные дела, личные карточки) формируются по алфавиту фамилий сотрудников.
Документы ограниченного доступа с грифом «КТ» или «Конфиденциально» формируют отдельно от остальных документов предприятия.
При формировании дел с перепиской одним из решающих факторов является ее объем. При небольшом объеме переписки заводится одно дело, содержащее входящие и исходящие письма и факсы, а при достаточно большом ее объеме целесообразно завести отдельные дела для входящих и исходящих документов.
Планы и отчеты хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или утверждения. Бизнес-планы, рассчитанные на несколько лет, подшиваются в дело первого года, например, бизнес-план 2005 - 2010 гг. будет находиться в деле 2005 года.
Полный цикл взаимодействия человека с документной средой включает следующие стадии: · документирование, понимаемое как особыми способами удостоверенная фиксация информации на различных носителях;
· использование, включающее и учет документов в текущей деятельности граждан и организаций;
· хранение документов и сведений о них с целью последующего, возможно, неоднократного использования.
Значение и ценность документов, образующихся в деятельности организации, полученных ею от корреспондентов на различных носителях и с использованием всевозможных средств их доставки, неодинакова.
Некоторые документы необходимы только для оперативной работы с ними в течение достаточно ограниченного времени. Другие, отражающие научно-технические достижения, работу системы управления, общественную жизнь, имеют важное научно-техническое, историческое, экономическое значение. Документы, содержащие информацию о гражданах, сотрудниках, выпускниках учебных заведений и так далее, имеют социальное значение и должны сохраняться на всем протяжении жизни человека, но они утрачивают свою ценность, в конечном счете, так как имеют личностный характер и представляют ценность только для конкретного человека.
В силу типичности и неоднократной повторяемости задач системы управления появляется возможность проведения оценки ценности документной информации, которая циркулирует в любой системе управления.
Оценка документов проводится практически на всех этапах их создания и обработки. Это согласование проекта, определение формы документа и порядка доведения его до адресата (исполнителей), установление системы регистрации и, наконец, контроля за исполнением документов.
Именно регистрация наиболее тесно связана с изучением ценности документов для определения сроков хранения (и отбора части из них для длительного и постоянного хранения). Такая деятельность в системе управления получила профессиональный термин «экспертиза ценности документов».
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
Разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Все они разработаны Центральным бюро нормативов по труду. Организации необходимо иметь: * Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994 г. № 72). -М., 1995.
* Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Секретариата ВЦСПС от 20 мая 1987 г. № 327/17-42).- М., 1988.
* Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (Утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993г. № 152)-М„ 1993.
* Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы. (Утверждены Постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС от 19 июня 1984 г. № 189/11-64).- М., 1988.
* Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по комплектованию и учету кадров. - М., 1991
Последний нормативный документ нужен для работы с кадровой документацией.
Все эти нормативы рекомендуются для применения в управленческом аппарате учреждений, организаций, предприятий, фирм независимо от форм собственности.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации.
Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.
Управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.
ВЫВОД: К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более - с тонкостями ведения документации.
Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами - важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.. Значение, составление и оформление резолюции на документе
Важной задачей, стоящей перед руководителем при обработке управленческих документов, является, прежде всего, оценка возникшей ситуации, принятие какого-то решения и оформление его в виде резолюции.
Резолюция - это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей. Резолюция - «надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе.
Структура резолюции
Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей): · указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
· характеристика сути резолюции («что должно быть сделано»);
· указание сроков ожидаемого исполнения;
· подпись руководителя;
· дата резолюции.
Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).
Адресность резолюции
Обязательное требование к резолюции - адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, который может привлечь других либо четко определить степень ответственности каждого. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат, в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии: Афанасьеву А.А.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является тот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки «ответственный»). Проставлять отметку «отв.» или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается, пример: Колчину В.П.
Смирнову И.И.
Побуждение к действию
Резолюция, своего рода, распорядительный документ, составленный на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов: · «информировать по истечении срока исполнения о принятом решении»;
· «дополнительно переговорить»;
· «подтвердить получение»;
· «сообщить о выполнении» и др.
При составлении резолюции необходимо учитывать и то, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. Если ситуация типовая, то и решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций: 1. Ситуация является стандартной
2. Ситуация не является стандартной.
3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.
В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает одну из следующих альтернатив: 1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: Прошу направить в командировку в Иркутск с 12.03.2011 по 15.03.2011 заместителя директора по НМР Иванову С.В.
2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками. В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: Прошу командировать в Иркутск с 12.03.2011 по 15.03.2011 двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству.
Содержание действия, безусловно, будет зависеть и от квалификации работника. Чем выше она у исполнителя, тем большую свободу действий ему можно предоставить. В связи с этим указания, содержащиеся в резолюции, могут носить либо общий, либо конкретный характер.
Общие указания выражаются следующим образом: · к руководству», · к исполнению», · к сведению».
Скворцову А.А.
К исполнению
Подпись
12.03.2011
На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции и дата.
Иванову А.А.
Подпись
12.03.2011
Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы у исполнителя не возникали дополнительные обращения за разъяснениями к руководителю. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.
Руководитель при выработке решения должен принимать во внимание наличие целого ряда разнообразных задач у исполнителя и учитывать их приоритетность, степень завершенности, а также ряд других факторов. При этом важно обеспечить минимальное суммарное время проработки и реализации решений для наиболее приоритетных задач.
Иногда в одном и том же документе фиксируется более одной желаемой и действительной ситуации. При этом между ними могут существовать разнообразные, порой весьма сложные взаимосвязи. В подобных случаях руководителю приходится прибегать к более чем одной резолюции. Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные, относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой, - от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.
Скворцову А.А.
Прошу подготовить заявку на необходимое оборудование до 12.03.2011
Иванову А.И.
Подготовить проект сводного плана работы организации на 3 квартал 2011 года до 12.03.2011
Подпись
12.03.2011
Сроки исполнения
Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия, резолюция должна содержать порядок его выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это будет служить своего рода стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа.
Устанавливая сроки работы по конкретным документам, руководитель в каждом случае фактически осуществляет экспертную оценку ситуации. Как показывает практика, на такую оценку часто отводится очень короткое время, и возникает опасность, что срок исполнения будет установлен достаточно произвольно. В теории сетевого планирования и управления используются вероятностные методы оценки выполнения работ по специально разработанным для этого формулам (на основе минимального и максимального времени выполнения). Конечно, руководитель не будет оценивать время по такой формуле. Однако при назначении контрольного срока очень важно иметь в виду саму возможность постановки такой задачи, учитывая имеющиеся у подчиненных ресурсы, другие поручения и т.д.
Подпись руководителя и дата резолюции
Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.
В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который в случае согласия с ее содержанием лишь подписывает резолюцию и ставит дату.
Месторасположение резолюции
Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом, приложение 3. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.
Некоторые руководители по различным причинам предпочитают оформлять резолюцию на дополнительном листе формата А6, прикрепляя его потом к документу скрепкой или скобой. В этом случае на отдельном листе-резолюции указывается регистрационный номер и дата документа, к которому резолюция относится. Такой способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции (лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымаются и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ).
Содержание резолюции с документа должно обязательно переноситься в регистрационную форму (журнал или регистрационно-контрольную карточку). Если исполнение поручения, указанного в резолюции, берется на контроль, один экземпляр регистрационно-контрольной карточки помещается в контрольную картотеку.
Во многих организациях основная масса поступающих документов независимо от их содержания и степени важности передается руководителю, рассматривается им, а затем с оформленной резолюцией, спускаясь по ступеням иерархической лестницы, попадает к непосредственному исполнителю. Такой порядок работы с документами, особенно в организациях с большим объемом документооборота, имеет ряд недостатков. С одной стороны, время ожидания документом своего рассмотрения иногда во много раз превосходит время работы с ним. С другой стороны, на рассмотрение почты в таких случаях многие руководители затрачивают в общей сложности около двух рабочих дней в неделю.
Если налажена четкая организация делопроизводства, то на стол к руководителю попадают действительно важные документы, требующие указания по исполнению непосредственного от него. Для регулирования этого вопроса рекомендуется составлять специальный перечень, в котором указываются виды документов, содержащиеся в них вопросы и должностные лица или структурные подразделения, которым их следует направлять на рассмотрение. Эти перечни позволяют исключить поступление излишней информации руководству и ускорить ее прохождение.
Такая практика иногда вызывает непонимание у руководителей, которые рассматривают все документы, аргументируя это необходимостью быть в курсе всех решаемых в организации вопросов. Однако встречаются и другие руководители, которые стремятся разбросать поступившую к ним корреспонденцию между подчиненными, едва успев на нее взглянуть. Типичные резолюции в подобных случаях: «Пр. рассмотреть» или «Прошу разобраться». Так руководителю удается довольно быстро раскидать гору бумаг, но низкое качество документации, исходящей из его подразделения, и нарушение сроков не укрепляют его авторитет, ни у начальства, ни у подчиненных.
ВЫВОД: Считаем, что за всю деятельность организации или структурного подразделения несет ответственность руководитель, а четкое распределение обязанностей - важнейшее правило научной организации труда. Однако стремление некоторых руководителей лично охватить всю массу поступающей корреспонденции приводит к задержке исполнения документов, отвлекает руководителей от решения принципиальных вопросов деятельности.
Вывод
Вся деятельность организации, предприятия, фирмы, так или иначе, связана с документацией. Документация - это управленческий инструмент, она нужна руководителям, если они лично не контролируют выполнение работы подчиненными.
Отсутствие необходимой документации или неправильное ее использование приводят к ошибкам и потерям в работе организации.
Тело документа - поэтапное описание деятельности, ради которого и создавался документ, поделенное на: разделы, страницы, абзацы.
Жизнь документа в организации похожа на жизнь живого организма. Он рождается, живет и умирает, уходя в архив или утилизацию.
Так как документ определяет процесс выполнения работы, то разрабатывать документы могут сотрудники, наделенные правом и обязанностью разработки документации. Обычно документ разрабатывает человек, хорошо знакомый с процессом, который будет описан в документе.
В некоторых компаниях документацию разрабатывают специально назначенные люди. Тем не менее, мы бы рекомендовали делить работу по разработке специалисту по документации, ток кто знает процесс, отвечает за содержание документа, отвечает за форму документа.
Перегибы в делении работы по разработке недопустимы. Неправильно оформленный документ приведет к ошибкам в использовании документа. Неправильно описанный процесс приведет к ошибкам в описываемой в документе работе.
Руководитель в любой организации имеет дело с большим количеством документов. От него требуется соблюдение правил управления документацией. В большинстве организаций эти правила описываются в пространных документах толщиной в десятки страниц. Трудно ожидать от занятых начальников зазубривания этих правил наизусть.
В организации с большим количеством сотрудников намного эффективнее использовать памятки по контролю документации.