Определение понятий информация и документ и правовая база организации работы с ними. Виды и характеристика материальных носителей информации. Преимущество и недостатки использования каждого из них. Прием, распределение и хранение полученных документов.
Аннотация к работе
Их изучение показывает эволюцию понятия "документ", его расширение, с развитием науки и техники, многообразие способов закрепления информации. Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин, предметом изучения которых стали информация и документ, различное понимание и толкование этих терминов в специальной литературе потребовали закрепления этих понятий в ГОСТАХ и законодательных актах. Приступая к изучению следует прежде всего уяснить ключевые понятия - "информация" и "документ". Понятие "документ" теснейшим образом связано с понятием "информация", т.к. документ является ее основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом.Документ появился, прежде всего, чтобы закрепить и передать информацию от человека человеку. Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин, поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ служит, прежде всего, способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка - историческим источником, кибернетика-документалиста - носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений. Документ, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени. Как носитель информации документ выступает в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей.Для передачи сообщений на расстояние применялся язык костров, барабанов и иных сигнальных средств. Большое влияние на графику письма оказывали материалы для письма. В древности в Средней Азии материалом для письма служила глина. Кроме глины для письма применялась кожа, дерево, камень, на котором письмена высекались. В сирийском городе Пергаме было организовано производство нового материала для письма - пергамента, представлявшего собой особо выделанные кожи телят, овец, оленей.Технические документы - обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. В соответствии с производственным назначением технические документальные материалы классифицируются на: v Технические документальные материалы - результат записи средств производства. К ним относятся проектно-конструкторские документы, отвечающие на вопрос: что представляет собой предмет промышленного производства (изделие) или объект капитального строительства. v Технические документальные материалы - запись процессов труда. Материалы этой группы дают ответ на вопрос - как изготовить изделие или построить объект капитального строительства. v Технические документальные материалы - фиксация природы, между которой и человеком совершается процесс труда. В эту группу входит документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой и др. v Технические документальные материалы - запись процессов, возникающих в сфере обращения и обслуживания, т. е. фиксирующие некоторые юридические нормы и способствующие использованию технических средств.Способ закрепления изображения - фотографию изобрел в 1839 г. французский художник-декоратор Луи Жак Манде Дагер. Но еще до Дагера научился закреплять изображение, полученное на экране камеры-обскуры Жозеф Нисефор Ньепс. Однако Ньепс умер в 1833 г. и Дагер один завершил работу, создав способ фотографии, получивший название дагерротипия. Изобретение фотографии дало человечеству принципиально новый способ фиксирования информации об окружающей действительности и вызвало к жизни новый вид документов. Кинодокумент - изобразительный документ, содержание которого передано фотографическим способом в виде комплекса последовательно расположенных на кинопленке изображений, отражающих предметы, явления, события в движении Он состоит из ряда отдельных фотоснимков-кадров, т. е. кинодокумент это комплекс изображений, полученных фотографическим путем.В середине ХХ века в связи с огромным ростом объема информации остро возросла необходимость механической ее обработки, хранения и поиска. Однако для введения информации в машину или механизации поиска необходимых данных приходится преобразовывать информацию из формы, понятной человеку, в форму, "понятную" машине. Такие устройства не могут воспринимать, хранить и разыскивать информацию, зафиксированную обычным способом - текстовым, техническим, фонодокументированием и т. п. Для перевода информации в форму, понятную машине, были созданы специальные мат
План
Содержание
Введение
1. Документ как материальный носитель информации
2. Способы документирования и материальные носители информации
2.1 Текстовое документирование
2.2 Техническое документирование
2.3 Фото- кино- фоно- документирование
2.4 Новые носители информации
3. Прием, обработка, распределение и хранение документов на различных материальных носителях
3.1 Бумажные носители информации
3.2 Документы, передаваемые по каналам электросвязи (телеграммы, телефонограммы)
3.3 Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
3.4 Хранение аудиовизуальных документов
Заключение
Список используемой литературы
Введение
В настоящее время проблема понятия и предмета документоведения продолжает оставаться дискуссионной.
Понятие "Документ", способы документирования и материальные носители информации - первые вводные разделы курса "Документоведение". Их изучение показывает эволюцию понятия "документ", его расширение, с развитием науки и техники, многообразие способов закрепления информации.
Документ - объект изучения курса "Документоведение". Растущее значение информации и документов в XX веке, появление научных дисциплин, предметом изучения которых стали информация и документ, различное понимание и толкование этих терминов в специальной литературе потребовали закрепления этих понятий в ГОСТАХ и законодательных актах. Приступая к изучению следует прежде всего уяснить ключевые понятия - "информация" и "документ".
Понятие "документ" теснейшим образом связано с понятием "информация", т.к. документ является ее основным носителем. Слово "информация" происходит от латинского informatio и означает первоначальные сведения, передаваемые людьми устным, письменным или другим способом. В естественных и технических науках информация имеет иное, специфическое определение, которое легло в основу современной кибернетики. Обмен информацией - необходимое условие жизни человеческого общества.
Всякое управленческое решение всегда базируется на информации по рассматриваемому вопросу или управляемому объекту.
К информации, помимо достоверности и точности, предъявляются два жестких требования: во-первых, она должна быть своевременной, во-вторых, она должна быть достаточной для принятия наилучшего решения. Если информация пришла с опозданием, вы уже не можете принять участие в каких-то действиях, мероприятиях. Шанс упущен. С другой стороны, если информация недостаточная, вы знаете что-то наполовину, ваше решение может быть не только не самым лучшим, но наоборот, ошибочным, так как вы учли не все факторы.
В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Общество переживает информационный бум. Это связано, прежде всего, с ростом количества населения. Чем больше людей, тем больше надо школ, больниц, клубов, магазинов и других обслуживающих организаций, больше произвести товаров, с другой стороны иметь больше мест приложения человеческих рук. Любая организация, так же как и каждый человек в отдельности, могут существовать, только обмениваясь информацией. В условиях рыночных отношений, когда очень быстро меняется экономическая ситуация, законодательство, коммерческие предприятия выживают только в том случае, если они вовремя знают что, когда и почем. Информация давно стала товаром. Кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. Носителем информации выступает документ.
Поэтому организации работы с информацией и с документами как ее носителями в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе, в Германии "электронная обработка информации, организация делопроизводства и оформление документации" отнесены к ключевым направлениям НТР. У нас в стране 25.01.95 принят Закон Российской Федерации "Об информации, информатизации и защите информации".
Эти примеры яркое свидетельство существенного изменения отношения в самом обществе к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.
В рамках данной работы было изучено федеральное законодательство. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов". Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
Цель позволила сформулировать задачи, которые решались в данной работе. Рассмотреть виды материальных носителей информации, дать им характеристику, показать преимущество использования каждого их видов, выявить их недостатки, определить прием и распределение документов, полученных на различных материальных носителях.