Исследование роли схематического изображения процесса организации при его стандартизации или внесении изменений. Области применения метода диаграммы последовательности. Обзор примеров использования диаграммы последовательности в программных продуктах.
Аннотация к работе
Схематическое изображение помогает определить процесс и в лаконичной форме представить его как в целом, так и по основным составляющим и параметрам. Диаграмма последовательности представляет собой такой тип диаграммы, который представляет алгоритм, процесс, показывая шаги в виде блоков различных видов, и их порядок путем соединения их стрелками. Блок-схемы используются при анализе, проектировании, документировании и управлении процессом или программой в различных областях. Как и другие виды диаграмм, они помогают визуализировать то, что происходит, и тем самым помочь понять процесс, а также, возможно найти недостатки, уязвимые места, и другие, менее очевидные особенности внутри процесса. Если назовем процесс "Приготовление яичницы", то восьмую операцию надо вывести за рамки этого процесса.
Введение
Схематическое изображение помогает определить процесс и в лаконичной форме представить его как в целом, так и по основным составляющим и параметрам. Особую роль схематическое изображение процесса играет при: - анализе процесса (этап «планирование» цикла PDCA);
- обсуждении процесса группой специалистов, когда должен быть выработан единый взгляд на него;
- стандартизации процесса или внесении изменений в существующий процесс (этап «воздействие» цикла PDCA).
Существует большое количество методов схематического изображения процесса. Каждый из них имеет свои преимущества и недостатки, обусловленные сферой распространения того или иного метода и его направленностью.
В нашей работе рассмотрим более подробно диаграмму последовательности (Flow chart).
Область применения данного метода: описание повторяемого процесса с установленным алгоритмом действий или случаи, когда последовательность действий является решающим фактором достижения результата.
Преимущества метода: 1. Простота и доходчивость для исполнителя процесса
2. Точно определяет последовательность действий в процессе
Недостатки метода : • Не показывает потоки (информационные, материальные и др.) процесса
• Набор графических элементов очень ограничен для передачи информации о бизнес-процессе.
Диаграмма последовательности представляет собой такой тип диаграммы, который представляет алгоритм, процесс, показывая шаги в виде блоков различных видов, и их порядок путем соединения их стрелками. Это схематическое представление иллюстрирует модель решения для данной проблемы. Блок-схемы используются при анализе, проектировании, документировании и управлении процессом или программой в различных областях.
Блок-схемы используются в проектировании и документировании простых процессов или программ.
Как и другие виды диаграмм, они помогают визуализировать то, что происходит, и тем самым помочь понять процесс, а также, возможно найти недостатки, уязвимые места, и другие, менее очевидные особенности внутри процесса.
Есть много различных типов блок-схем, и каждый тип имеет свое обозначение.
Далее в Таблице 1 представлены основные элементы схем алгоритма.
Таблица 1 «Основные элементы схем алгоритма»
Наименование Функция
Блок начало-конец Отображает выход во внешнюю среду и вход из внешней
Блок действие Выполнение одной или нескольких операций, обработка данных
Блок условие (логический блок) Отображает решение или функцию переключательного типа с одним входом и двумя или более альтернативными выходами, из которых только один может быть выбран после вычисления условий, определенных внутри этого элемента
Предопределенный процесс Отображает выполнение процесса, состоящего из одной или нескольких операций, который определен в другом месте программы
Данные (ввод-вывод) Преобразование данных в форму, пригодную для обработки (ввод) или отображения результатов обработки (вывод)
Соединитель Символ отображает вход в часть схемы и выход из другой части этой схемы. Используется для обрыва линии и продолжения ее в другом месте
Комментарий Используется для более подробного описания шага, процесса или группы процессов
Пример использования диаграммы последовательности
Сложность и многогранность деятельности по описанию и анализу процессов любой организации легко проиллюстрировать на простых примерах. Все примеры методов описания в этой статье базируются на одном очень простом процессе - приготовлении яичницы с курицей. Насколько простым кажется этот процесс, настолько сложным может оказаться его описание и анализ.
Итак, рецепт.
Взять два яйца, 100 г вареной курицы, немного масла, 1 головку репчатого лука, соль.
1. Очистить и нарезать лук.
2. Нарезать курицу.
3. В сковородку налить масло и поставить на огонь.
4. После того, как сковородка нагреется, положить в нее лук и курицу.
5. Поджарить, помешивая, до румяной корочки.
6. Вбить два яйца и посолить.
7. Жарить до готовности.
8. Подать на стол.
С чего начать анализ данного процесса?
Начнем с концепции процессов, заложенной в стандарты ИСО серии 9000. Читаем в ГОСТ Р ИСО 9000-2001: "Процесс: совокупность: входов в выходы". Сначала определим процесс в целом. Название процесса - важный этап. Как процесс назовешь, так он и будет выполняться. А точнее сказать, название определяет цель и границы процесса. Если назовем процесс "Завтрак с яичницей", то явно выйдем за рамки действий, перечисленных в рецепте. Если назовем процесс "Приготовление яичницы", то восьмую операцию надо вывести за рамки этого процесса. Так и поступим.
Теперь разберемся с входами и выходами процесса. Возьмем достаточно широкое трактование входов как "все и вся, что и кто влияет на процесс", а именно: "люди, материалы, оборудование, методы, измерения, среда"1. Выход - результат нашего процесса. Опять широко: "на что или на кого воздействует процесс". Нарисовав совокупность видов деятельности как некий "черный ящик" (пока не разбирая, что внутри него), пририсовав к нему вход и от него выход, для нашего процесса получим схему.
Внутри «черного ящика» действия в определенной последовательности. Далее попробуем разобраться и с этим. Помогут нам многочисленные методы описания и визуализации процессов. Текст рецепта определяет простую последовательность необходимых действий. Попробуем применить метод - диаграмму последовательности (flow chart). Суть метода - графическое изображение последовательности действий рассматриваемого процесса. Используя некоторые символы (овал, прямоугольник, стрелка), получаем первое графическое представление действий нашего процесса (схема 1).
Схема 1
В данной диаграмме последовательность действий исключительно временная, т. е. стрелка показывает, какое действие надо выполнить следующим. Иногда такой подход называют алгоритмированием процесса.
В отличие от входов и выходов процесса в диаграмме последовательности появились начало (старт) процесса и окончание (финиш) процесса. Это - события, запускающие наш процесс и прекращающие его, на диаграмме они в овалах. Никакой связи входа (на схеме 1) с началом процесса (на схеме 2), а также выхода с окончанием не наблюдаем.
Как можно анализировать процесс (обсуждать его), используя диаграмму последовательности? Например, после первых опытов по приготовлению яичницы по данному алгоритму замечаем, что лук и курица поджариваются с разной скоростью, т. е. для оптимального результата их надо класть в сковородку в разное время, к тому же можно сэкономить время, параллельно выполняя некоторые действия. Диаграмма последовательности будет выглядеть несколько иначе (схема). Этот улучшенный процесс возьмем за основу для дальнейших рассуждений.
Схема 2
Отметим, что, хотя диаграмма последовательности изменилась, описание процесса с точки зрения "вход-выход" - нисколько.
Продолжим анализ. Принципиальный момент в нашем процессе - румяная корочка (действие 5). Он настолько важен, что заслуживает отдельной контрольной операции. В диаграмме последовательности это можно описать ромбом с вопросом внутри него: "Корочка румяная?". Ответ на этот вопрос предопределит дальнейший ход процесса (схема).
Схема 3
Почему такой ромб не поставить после действия 3 с вопросом "Сковородка прогрелась?" или после действия 7 - "Яичница готова?" и т. д.
Здесь требуется комментарий. Ромб в диаграмме последовательности предназначен прежде всего для выбора дальнейшего пути процесса. Проверка достижения какого-либо результата - частный пример альтернативы с общим вопросом: "Результат достигнут?". Если ввести в алгоритм такой вопрос как обязательный, то после каждого действия надо ставить такой ромб. Например, после действия 6 хорошо бы убедиться: "Яичница в меру соленая?". Но в этом случае по всему алгоритму мы нагромоздим массу ромбов с обратными связями или подпроцессами исправления ошибок, что значительно снизит информативность общей картины процесса. Поэтому правило следующее: если выбор решения критически важен для получения результата, или ошибка на этом этапе повторяется часто, тогда рисуем ромб, если нет, то выполнение требований к операции рассматриваем только при декомпозиции процесса по этой операции, как показано на схеме 4.
Схема 4
В данном процессе следует учитывать время, так как длительность процессов термообработки критична. Для этого могут можно использовать два других метода: карту процессов и сетевой график.
Пример использования диаграммы последовательности в программных продуктах
Диаграммы в формате FLOWCHART могут успешно применяться для построения бизнес-процессов, для этого в схему, как правило, вводят несколько дополнительных элементов: ответственность и ресурсы.
Диаграмма читается сверху вниз, по направлению, которое указывается стрелочками. Дополнительно над каждой линией может писаться комментарий, поясняющий выполнение следующего действия, или объект, который задействован при выполнении данной функции. Можно отобразить не только последовательность выполнения функций, но и их цикличность, для чего используется блок в виде ромба с несколькими выходами. В случае если возникает неоднозначность выполнения следующей функции, например, когда из блока выходит сразу несколько стрелочек, принято над линией писать условие, при котором выполняется следующая функция.
Существуют различные варианты реализации FLOWCHART в современных системах для бизнес-моделирования. В программе Business Studio используется тип Cross Functional Flowchart, отображающий ответственных за выполнение функций в верхней части диаграммы. Недостатком такой диаграммы можно считать неудобство отображения большого количества участвующих в процессе должностей.
В программе Fox Manager ФМ используется аналог Basic FLOWCHART с отображением ответственных за выполнение функции слева, а документов, регламентирующих ее выполнение справа от функции. Также разработчики программы дополнительно расширили возможности, разделив функции на 4 типа и введя такие атрибуты как время и стоимость выполнения функции.
FLOWCHART наилучшим образом подходит для описания нижнего уровня процессов, но не предназначена для отображения взаимодействий на более высоких уровнях управления, поэтому многие разработчики программных продуктов применяют совместно с IDEF0 или разрабатывают собственную вариацию для построения процессов верхнего уровня, как, например, разработчики Fox Manager.
диаграмма последовательность схематический процесс
Процессы, построенные в FLOWCHART наиболее наглядны и понятны даже неподготовленным сотрудникам компании, но при этом данные схемы не могут автоматически выполняться системой в реальном времени.
Список литературы
• ГОСТ 19.701-90 «Схемы алгоритмов программ, данных и систем»
• ГОСТ Р ИСО 9000-2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь
• Электронный ресурс: BPMSOFT.flowchart. Режим доступа: • Электронный ресурс: QUALITY.EUP.Кухня процессного подхода. Режим доступа: Размещено на .ru